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proveedoras
y para los usuarios del portal, así como para otros responsables de adminisatraciones públicas, relacionados con las diferentes Áreas de Innovación consultando sus registros o incorporando nuevos registros.

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Directorios

Digitalización, almacenamiento y distribución de los documentos de forma electrónica, eliminando el manejo del papel, reduciendo costes y mejorando los tiempos de respuesta.

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Fecha
3 de octubre de 2013

Autor
IAM, Organismo Autónomo de Informática del Ayuntamiento de Madrid

Tipo de alta
Proyecto innovador

Administración / Proveedor que lo propone
Ayuntamiento de Madrid

Administración objetivo
  • Comunidad autónoma
  • Diputación
  • Ayuntamiento: menor de 20.000 hab.
  • Ayuntamiento: entre 20.000 y 50.000 hab.
  • Ayuntamiento: más de 50.000 hab.
  • Administración central

Área responsable del proyecto
  • Otras

En caso de haber elegido Otras en el apartado anterior, especifíquelas
Subdirección General de Sistemas de Información Sectoriales de IAM

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta
El sistema ha estado en fase piloto desde junio de 2013 en las Oficinas de Registro del Área de Gobierno de Economía, Hacienda y Administración Pública, en la Oficina de Ciudad Lineal y en la del Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid. El sistema se irá extendiendo progresivamente antes de finalizar este año al conjunto de la red de Oficinas de Registro del Ayuntamiento.

Carácter innovador
La digitalización de los documentos en papel entregados por los ciudadanos permite su distribución electrónica e inmediata a las unidades destinatarias con ahorro de plazos y costes, además de suponer unas grandes ventajas para el ciudadano que se lleva su documentación en papel original con su sello de Registro. Su almacenamiento en el Archivo electrónico permite su incorporación a sistemas de gestión de expedientes para agilizar su tramitación.

Ya en enero de 2013, y como una primera iniciativa en este ámbito, la Comunidad de Madrid y sus Ayuntamientos fueron los primeros de toda España en realizar la interconexión de sus Registros en SIR mediante ORVE (Oficina de Registro Virtual del MINHAP). Hay que destacar que el Ayuntamiento de Madrid fue la primera Entidad Local que realizó la integración y certificación completa de su sistema de Registro en SIR, no mediante ORVE, permitiendo mantener un único sistema e interfaz de gestión para todos los registros de Entrada y Salida independientemente de su procedencia o destino.

Problemática
El Ayuntamiento recibe anualmente más de 1,2 millones de entradas de documentos en papel por parte de los ciudadanos, un ingente volumen de documentos que hay que distribuir y archivar. Algunos datos sobre el volumen de gestión en los Registros son los siguientes:



Los datos de anotaciones en Registro en el año 2012 fueron los siguientes:



Según estos datos, el Ayuntamiento de Madrid tuvo casi 1.230.000 entradas en Registro en el año 2012, de las que más de 52.000 tenían como destino otras Administraciones, entre las que destaca con un 50% la Comunidad de Madrid.



Por esta razón resultan estratégicas las actuaciones realizadas, que suponen una gestión más eficiente de los documentos y una garantía para su custodia, tramitación y archivado.

Solución planteada
El Ayuntamiento de Madrid ha desarrollado en el ejercicio 2013 dos operaciones estratégicas para la mejora de procesos relacionados con las Oficinas de Registro:

1. Integración de Registro con el sistema SIR/ORVE

Desde enero de este ejercicio, los Registros municipales están integrados con el SIR, Sistema de Interconexión de Registros de las Administraciones Públicas españolas, para facilitar la digitalización y el intercambio electrónico de documentos y apuntes registrales con otras Administraciones, reduciendo los plazos de distribución.

Las Oficinas de Registro digitalizan los documentos con destino a otras Administraciones públicas, distribuyéndolos a través de un sistema de intercambio en formato SICRES 3.0 que permite una importante reducción de plazos.



Desde la puesta en marcha del sistema de integración con el SIR, más de 9.000 movimientos de Registro han sido tramitados a través del sistema de integración entre el Ayuntamiento de Madrid y otras AAPP.



Se ha optado por la integración directa de la aplicación de Registro con el SIR, a través de los componentes de intercambio adaptados a SICRES 3.0, facilitando y certificando procesos de digitalización de documentos, y apoyándose en el Archivo electrónico corporativo.

2. Digitalización de documentos en los Registros

Como segunda medida de optimización de procesos en las Oficinas de Registro, se ha impulsado un proyecto para la digitalización de los documentos en papel entregados por los ciudadanos y que van dirigidos a las diferentes unidades del Ayuntamiento.

Con el proyecto de digitalización en las Oficinas de Registro, y en presencia del ciudadano, se escanean los documentos presentados, incorporándolos a un Archivo electrónico con la firma electrónica del propio Ayuntamiento, incorporando un CSV (Código de Verificación Seguro) que permite su comprobación y recuperación. Los documentos en formato digital son distribuidos de forma inmediata a la dependencia de destino, devolviendo la documentación original a la persona interesada.

El proyecto ha pasado por una fase piloto en las Oficinas de Registro del Área de Gobierno de Economía, Hacienda y Administración Pública, en la Oficina de Ciudad Lineal y en la del Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid. El sistema se irá extendiendo progresivamente y antes de finalizar este año al conjunto de la red de 48 oficinas de registro del Ayuntamiento.

En la fase piloto, iniciada el 19 de junio pasado, se han digitalizado en esas tres Oficinas piloto 8.311 documentos, un 9,2% del total de los 90.174 documentos presentados.

Estas medidas se unen a la disponibilidad desde el año 2010 del Registro electrónico, accesible en su Sede electrónica https://sede.madrid.es, mediante el cual el ciudadano puede presentar solicitudes y documentos al Ayuntamiento.

Los trabajos han sido impulsados desde la Coordinación General de Modernización del Área de Gobierno de Economía, Hacienda y Administración Pública, con la participación de la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano y del IAM, Organismo de Informática del Ayuntamiento de Madrid.

Con este nuevo hito, el Ayuntamiento continúa con el proceso racionalización, simplificación y mejora de los servicios prestados a los ciudadanos madrileños, buscando una administración más eficiente, accesible y cercana.

Detalles de la solución
En el proyecto de integración de los Registros con SIR/ORVE, el proyecto ha incluido las siguientes fases:

  • Instalación y configuración del Componente CIR en los Sistemas del Ayuntamiento de Madrid.

  • Adaptación a la norma SICRES 3.0 de la aplicación de Registro.

  • Integración de la Aplicación de Registro con el Archivo Documental del Ayuntamiento de Madrid.

  • Desarrollo de procesos de intercambio con SIR de apuntes registrales y documentos.

  • Certificación de la Aplicación de Registro en la plataforma SIR tras un plan de pruebas con el MINHAP.

  • Desarrollo de Módulo gestión de anotaciones enviadas/recibidas a organismos SIR como apoyo a las Oficinas de Registro.


  • En el proyecto de digitalización de documentos en papel entregados en los Registros se han desarrollado procesos complementarios para su almacenamiento en el Archivo electrónico corporativo, además de desplegarse nuevos equipamientos en las Oficinas de Registro.

    Ventajas
    El sistema presenta múltiples ventajas para el ciudadano, que no debe presentar doble copia de la documentación para llevarse una de ellas sellada, ya que se lleva el propio original tras su digitalización por parte del Ayuntamiento. También presenta ventajas para la Administración, ya que se acortan los plazos de tramitación, se evitan posibles pérdidas del papel y la documentación es accesible de forma inmediata para las unidades destinatarias. Los costes en los procesos se reducen globalmente.

    En síntesis, las principales ventajas del proyecto han sido las siguientes:

    Reducción de plazos en el intercambio de documentos y apuntes registrales entre Administraciones y Unidades municipales.

    Reducción de costes por el intercambio de documentos electrónicos respecto a la distribución por correo postal y por distribución interna. Teniendo en cuenta las estimaciones del MINHAP, que calcula 3,5 euros por envío y que el 80% de los registros podrán ser completamente digitalizados, se puede calcular que el Ayuntamiento de Madrid logrará un ahorro anual cercano a los 300.000€ en su integración con SIR, además del ahorro derivado de la distribución de documentación en formato electrónico y del ahorro de espacio físico para el archivado de documentos en papel.

    Con las dos iniciativas abordadas, el Ayuntamiento tiene como objetivo la eliminación completa del papel de las oficinas de registro, procediendo a realizar la digitalización, y devolución, en ventanilla de la mayor parte de la entrada recibida y eliminando definitivamente la necesidad del uso de valijas para transportar la documentación entre las propias dependencias del Ayuntamiento, las cuales están muy distribuidas por toda la ciudad.

    Financiación
    El proyecto ha sido desarrollado por personal de desarrollo de IAM.

    Dificultades y costes
    Las principales dificultades se han derivado de los numerosos procesos de integración de componentes y la necesidad de su normalización para la adaptación a las NTI, tanto en los modelos de datos como en el uso del Archivo electrónico.

    También la iniciativa ha tenido impacto sobre la organización de actividades en las propias Oficinas de Registro, teniéndose que optimizar los tiempos de digitalización para mantener el alto nivel de calidad del servicio dado a los ciudadanos.

    Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión...
    La integración con el SIR se ha realizado a través del componente CIR facilitado por el Ministerio, adaptando a la norma SICRES 3.0 los formatos de intercambio de información entre el SIR y la aplicación de Registro.

    El proceso de digitalización masiva de documentos en Registro se apoya en componentes de integración con el Archivo electrónico. Se han instalado también escáneres en todas las Oficinas de Registro, para facilitar los procesos de digitalización de los documentos de entrada, su registro y distribución.

    Persona de contacto en el proyecto (1)
    Julio Estela Gutiérrez

    Cargo
    Jefe de Servicio de Procedimientos Administrativos

    Teléfono
    91 5884807

    Correo electrónico

    Otras administraciones usuarias
    El proyecto de integración en el SIR, impulsado por el MINHAC, se extenderá a todas las Administraciones Públicas españolas, aunque inicialmente se han incorporado la Comunidad de Madrid y sus Entidades Locales.

    El proceso de digitalización de documentos en papel en los Registros y su distribución a las unidades destinatarias tiene un carácter de optimización de procesos internos, con el objetivo de reducir plazos y costes para una Administración más eficiente.

    Dirección
    Albarracín, 33

    C.P
    28037

    Ciudad
    Madrid

    Provincia
    Madrid

    Otros proyectos del proveedor
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