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proveedoras
y para los usuarios del portal, así como para otros responsables de adminisatraciones públicas, relacionados con las diferentes Áreas de Innovación consultando sus registros o incorporando nuevos registros.

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Directorios

e-COMISION

La e-Comisión, forma parte de un proyecto integral de modernización y mejora del procedimiento de gestión de los concursos en el MINETAD Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital. El sistema de concurso constituye el sistema normal de provisión de los puestos en la Administración General del Estado.

En términos cuantitativos, en este ministerio se convocan cuatro concursos anuales, afectando a una media de 203 puestos para los que se presentan 475 instancias de media. La importancia de proyecto se encuentra en su carácter exportable a otros Ministerios y Administraciones Públicas. Precisamente la denominación de e - Comisión hace referencia a una evolución de la Comisión de Valoración en su sentido tradicional regulada por una norma del siglo pasado.
Fecha
Junio de 2017

Autor
Nieves Aliagas Gil

Tipo de alta
Caso de éxito

Administración / Proveedor que lo propone
Administración General del Estado

Administración objetivo
  • Administración central

Área responsable del proyecto
  • Otras

En caso de haber elegido Otras en el apartado anterior, especifíquelas
Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital. Subsecretaría

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta
En operación.

Carácter innovador
La e -Comisión constituye un proyecto innovador orientado a la optimización de los RRHH con criterios de eficiencia y excelencia. Forma parte de un plan integral de modernización y mejora del procedimiento de gestión de los concursos como sistema de provisión de los puestos de trabajo en la AGE.

Problemática
La necesidad de informatizar en todo o en parte la adjudicación de los puestos mediante el sistema de concurso ha sido una idea que ha surgido con las oportunidades ofrecidas por el desarrollo de la administración electrónica, tras constatar la lentitud de los procesos de cobertura de los puestos en la administración y la necesidad de modernizar los procedimientos.

La agilización de los procesos, unida a los principios de eficacia y eficiencia que deben presidir el funcionamiento de la Administración Pública, llevó a la Subsecretaría del MINETAD a idear un sistema que, conjugando la tradición con la innovación, permitiera conseguir con menos tiempo, menos coste y mayor transparencia que los puestos se ocuparan lo más rápidamente posible.

La unión de la tradición con la innovación implicaba la dificultad de integrar todos los aspectos jurídico - formales en un entorno tecnológico capaz de respetar las normas del procedimiento de actuación de la administración.

Solución planteada
El objetivo del proyecto e -Comisión es completar la modernización del procedimiento de gestión para la provisión de puestos, proporcionando un soporte electrónico a los miembros que forman parte de dicha Comisión (representantes de las Unidades y de los Sindicatos), de forma que puedan valorar los méritos a partir del acceso directo a las instancias presentadas y su documentación, sin necesidad de reuniones presenciales.

La e -Comisión significa, además:
  • Renovar nuestros procesos de gestión , creando sinergias positivas entre los equipos y aportando soluciones innovadoras .
  • Emprender nuevos retos con entusiasmo, impulsando redes de alianzas entre las unidades y relaciones de colaboración.
  • Identificar las oportunidades para mejorar, transformándolo en buenas prácticas y asegurando su acceso a otros Ministerios o unidades.
  • Liderar como agentes del cambio orientado a resultados y fomentar nuevos entornos con eficiencia innovadora y cohesión interna.
  • Impulsar formas de hacer y de dirigir que mejoran nuestro capital humano.
  • En definitiva: Implica un esfuerzo permanente por mejorar todo lo que hacemos al servicio de los empleados públicos, con el apoyo que ellos nos brindan, compartiendo sus fines y valores desde la excelencia.

Detalles de la solución
PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA

El sistema de información que permite la gestión integrada de las convocatorias del Ministerio para la provisión de puestos de trabajo por concurso de méritos (en adelante S.I. Concursos) se compone de los siguientes subsistemas:
  • Subsistema de Gestión de concursos, utilizado por personal funcionario de la SGRH.
  • Subsistema de Cumplimentación de méritos, puesto a disposición de las Unidades a las que figuran adscritos los puestos convocados.
  • Subsistema de Solicitud de participación, que permite la presentación electrónica de instancias por parte de los interesados.
  • Subsistema de Valoración de instancias por las áreas, puesto a disposición de las Unidades a las que figuran adscritos los puestos convocados y Organizaciones Sindicales.
  • Subsistema e -Comisión, utilizado por los miembros de la Comisión de Valoración. La implementación del proyecto se inició con los concursos convocados en MINETAD en el 2015, para los puestos pertenecientes a la Subsecretaría y la Secretaría General Técnica (22 puestos de un total de 83 convocados).
    Se dio un plazo para que los responsables de personal de las Unidades de MINETAD accedieran con su firma electrónica a sus respectivas solicitudes y a los listados de aspirantes, con la valoración de los méritos generales que previamente se habían realizado y grabado por el personal de la SGRH, para que pudieran valorar los méritos específicos mediante el Subsistema de Valoración de instancias por las áreas. Esta misma opción se dio a los representantes sindicales.


Una vez terminado el plazo y comprobado que todos los aspirantes tenían grabada su puntuación en el S.I. Concursos se realizó un simulacro de ganadores para comprobar que no se producían errores. Iniciándose el proceso de la e -Comisión.


Se dieron de alta mediante el Subsistema de Gestión de concursos los miembros de la e - Comisión, es decir los Vocales de las Unidades de MINETAD y de las organizaciones sindicales que forman parte de la Comisión de Valoración.


Se estableció un flujo de acceso y a cada miembro se le comunicó mediante correo electrónico, generado automáticamente por el S.I. Concursos, el día y la franja horaria en la que tendrían acceso para emitir su puntuación. El flujo de acceso se dividió en diferentes fases en función de los intervinientes en cada una de ellas, entre los que se encontraban:
  • Dos Vocales en representación del Área y el Centro
  • Un Vocal Permanente de la Subsecretaría, un Vocal como Secretario/a y los Sindicatos
  • El Presidente/a.


Los Vocales pudieron realizar alegaciones generales y justificaciones a los puestos mediante el Subsistema e -Comisión. El Presidente/a pudo contestar a estas alegaciones al final, cuando procedió a emitir su voto.


Finalmente se elaboró un acta, en cuyo texto se tuvieron en cuenta las alegaciones y justificaciones, formando parte de la misma el listado de aspirantes por plaza , con los excluidos y causa s de exclusión , y el listado con el cálculo de las medias de las puntuaciones otorgadas y puntuaciones totales, que fue remitido primero a los sindicatos para su consenso. El acta definitiva se generó a través del Subsistema de Gestión.


Posteriormente se envió al Portafirmas de cada Vocal iniciándose el proceso de firma con el siguiente orden, previamente definido en el S.I. Concursos:
  • 1. Vocal del Área
  • 2. Vocal de la Unidad
  • 3. Vocal Permanente 1
  • 4. Secretario/a
  • 5. Sindicatos asistentes
  • 6. Presidente/a

El orden de firma se grabó en el S.I. Concursos atendiendo a criterios de fase, unidad orgánica y cargo, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
  • Si algún miembro actuó como Vocal de dos Centros distintos tuvo que firmar dos veces.
  • Si algún miembro no pudo firmar se le excluyó del proceso de firma.
  • El seguimiento del proceso de firma se realizó mediante el S.I. Concursos.
  • Los representantes sindicales, como el resto de miembros de la Comisión de Valoración, tuvieron que reunir los requisitos exigidos por el reglamento de provisión de puestos de trabajo: ser funcionarios, pertenecer a Cuerpos o Escalas de Grupo de titulación igual o superior al exigido para los puestos convocados y, en el concurso específico, poseer grado personal o desempeñar puestos de nivel igual o superior al de los convocados.
  • Los representantes sindicales de otros Ministerio s fueron dados de alta como Evaluadores Externos y debieron disponer de firma electrónica en el momento de celebración de la comisión.

Herramientas facilitadoras

El MINETAD dispone de un sistema de información para la gestión integrada de las convocatorias del Ministerio para la provisión de puestos de trabajo por concurso de méritos, integrado con la plataforma de firma electrónica de Departamento. A continuación representan las herramientas facilitadoras.


Transferibilidad y difusión

La Comisión para la Reforma de la Administración (CORA) establece que la digitalización de la sociedad que persigue la Administración Pública no consiste simplemente en desarrollar los procedimientos administrativos para que puedan tramitarse electrónicamente, sino que es un completo y complejo proceso de transformación de la sociedad en su conjunto que busca como objetivo el incremento de la productividad y competitividad de forma transversal.

En este contexto, la digitalización de los procedimientos administrativos no es una opción más a contemplar, sino una de las medidas estratégicas de mejora continua que permite incrementar la calidad de los servicios públicos con una reducción significativa del presupuesto y una reposición muy limitada de empleados públicos. El MINETAD no ha sido ajeno a este propósito: el uso intensivo de los servicios electrónicos y la tramitación interna sin papel han llevado a lograr un verdadero aumento de la eficiencia y eficacia, con menor coste, mejor servicio con menos personal, menor tiempo de tramitación, mayor personalización y calidad. En definitiva, ha permitido hacer más con menos.

La e -Comisión responde a esta idea, e implica no sólo la inserción de la tecnología en los procesos sino también un cambio de cultura en la gestión. Este cambio es perfectamente transferible al resto de Ministerios (donde habitualmente se realizan como mínimo dos procesos de concursos anuales tanto generales como específicos), a otras Administraciones Públicas (Comunidades Autónomas y Administración Local) y en general a aquellos ámbitos donde el concurso constituya el sistema ordinario de provisión.

Como elementos clave o factores habilitadores a considerar para su replicabilidad se encuentran: necesidad de un cambio en la cultura, simplificación administrativa previa, marco apropiado de coordinación y cooperación entre las unidades y los actores del sistema, simplificación de los sistemas de autenticación para la firma electrónica y por supuesto, una estrategia a corto plazo -medio plazo y liderazgo suficiente para su implantación , a fin de superar las resistencias inherentes al cambio que todos estos procesos de innovación generan inicialmente en los empleados.

Ventajas
Beneficios en las 3 P’s de la organización: políticas, procesos y personas

  • En las políticas. Las organizaciones excelentes implantan su misión y visión desarrollando una estrategia centrada en sus grupos de interés y en la que se tiene en cuenta el mercado y el sector donde operan. Estas organizaciones desarrollan y despliegan políticas, planes, objetivos y procesos para realizar la estrategia. En esta línea, el MINETAD, con el proyecto que se presenta, ha continuado con su estrategia de revisión de políticas y objetivos innovando sus procesos de gestión interna en beneficio de la política general de recursos humanos del Ministerio.
  • En los procesos. Las organizaciones excelentes cuentan con un sistema de gestión eficaz y eficiente basado en las necesidades y expectativas de sus grupos de interés. Un conjunto de procesos claro e integrado hace posible y garantiza la implantación sistemática de sus políticas, estrategias, objetivos y planes. La e -Comisión ha contribuido a mejorar de forma eficaz la actividad desarrollada en los procesos. Ha supuesto diseñar un sistema novedoso de gestión introduciendo mejoras necesarias mediante la innovación , a fin de satisfacer plenamente a nuestros clientes internos generando cada vez mayor valor.
  • En las personas.Las organizaciones excelentes gestionan, desarrollan y hacen que aflore todo el potencial de las personas que las integran, tanto a nivel individual como de equipos.
El desarrollo del proyecto ha supuesto la implicación de las personas en su implantación y desarrollo, alineando los objetivos individuales y de equipo con los objetivos de la organización, fomentando la participación y proporcionando una oportunidad que estimula la implicación y el respaldo hacia comportamientos innovadores y creativos.

Puntos fuertes más relevantes:
  • La puesta en marcha de la e‐Comisión, es decir, la celebración virtual de las reuniones de la Comisión de Valoración de concursos, permite la gestión electrónica de todo el proceso de provisión de puestos mediante concurso. Esta solución es innovadora, en la medida en que es la primera vez que se realiza dentro de la Administración General del Estado, y en su desarrollo se evidencia la definición e implantación de un proceso interno sustantivamente mejorado con respecto a la forma tradicional de realizar las valoraciones en este tipo de convocatorias.
  • Dado el carácter del proyecto, una vez que se haya extendido la práctica a toda la organización, se puede deducir el potencial beneficio que tendrá, implicando ahorros tanto en aspectos económicos como organizacionales ya que se optimiza el trabajo del personal, la gestión de recursos humanos y, en definitiva, se obtiene una mejora en la cultura de gestión.
  • La gestión electrónica de las comisiones de valoración en los procesos de provisión de puestos por concurso es transferible a todas las administraciones en las que se utilice este procedimiento que, dado el carácter normativo de esta forma de provisión, afecta al sector público, ya sean otros ministerios, administraciones de carácter autonómico o local y otros entes u organismos. La potencialidad para transferir este conocimiento es inherente a la propia práctica.
  • Es destacable la vinculación de los resultados perseguidos a través de esta práctica con la misión de la Subsecretaría y con su estrategia (específicamente con la línea estratégica “Mejorar la cultura de gestión: orientación hacia objetivos y resultados”), encuadrándola en la planificación del Ministerio y de la CORA (Comisión para la Reforma de la Administración). Además, su desarrollo contribuye a cumplir otras estrategias, como la Agenda Digital para España y, más concretamente, la Administración sin papeles.
  • Esta innovación ha permitido estrechar las alianzas existentes dentro de la organización y trabajar con otros agentes implicados como organizaciones sindicales, centros directivos y unidades y miembros de las comisiones de valoración, potenciando el desarrollo de una cultura de gestión.
  • El proyecto ha tenido en cuenta la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios normativos, lo que contribuye a prever que esta práctica se mantendrá en el tiempo.
Beneficios intangibles

La e -Comisión ha supuesto un aumento del valor de los activos intangibles del MINETAD, basados en la información y el conocimiento. Factores como la imagen, el conocimiento tecnológico, el capital humano o la estructura organizativa son variables que cada vez tienen más peso en las organizaciones. Desde esta perspectiva, la e -Comisión ha supuesto un beneficio para :

  • El capital intelectual y la necesidad de desarrollar el conocimiento y las habilidades de las personas. El cambio de cultura y la introducción de elementos innovadores en la e - Comisión ha n impulsado una nueva forma de trabajo al servicio de la organización y de los empleados públicos que la integran, que ha tenido un impacto positivo en las capacidades, habilidades y motivación de los empleados.
  • La estructura interna , con la mejora de métodos y procedimientos de trabajo y análisis de la cadena de valor. La e -Comisión ha supuesto un cambio en los métodos y procedimientos de trabajo mediante la utilización de las tecnologías al servicio del desarrollo de las personas. Implica la consolidación de las alianzas entre las dos Subdirecciones Generales implicadas.
  • La estructura externa , con la mejora de nuestra marca, prestigio e imagen. La e - Comisión facilita el posicionamiento del MINETAD como ministerio de innovación , trasmitiendo una filosofía de mejora continua de los procesos y procedimientos.
Beneficios medioambientales
La implantación del proyecto permite avanzar en la consecución de una “Administración sin papeles”, línea de actuación recogida en la hoja de ruta de la Agenda Digital para España. Suponiendo que se realizan 4 concursos anuales, se reciben 500 instancias por concurso (cada una de las cuales consta de 4 documentos de 4 páginas) y que la Comisión de Valoración está formada por 10 miembros, se estima que el ahorro de papel que se conseguirá en una legislatura asciende a 6.400 kg.

Otros beneficios

Las organizaciones excelentes miden de madera exhaustiva y alcanzan resultados sobresalientes respecto a sus clientes. Desde esta perspectiva, la e -Comisión ha supuesto una mejora en la comunicación entre órganos, en la transparencia del proceso, en la trazabilidad del procedimiento, en los tiempos de respuesta y en la fiabilidad de los resultados.

Financiación
Aun cuando la iniciativa e -Comisión ha sido liderada tanto en su concepción como en su realización práctica por parte del personal funcionario del Ministerio, para el desarrollo de la solución informática utilizada ha sido necesaria la contratación de un proveedor de servicios externo durante 6 meses, que mediante 2 analistas -programadores ha llevado a cabo las tareas necesarias de codificación y pruebas. Su coste ha sido de 60.000 euros.

El mantenimiento correctivo y evolutivo de la solución se estima que tendrá un coste de 5.000 euros anuales.

Dificultades y costes
Las dificultades que se han encontrado hacen referencia fundamentalmente al cambio cultural que implica un cambio en la gestión. Con el objetivo de eliminar las reticencias de los actores implicados en el uso de los medios electrónicos se ha optado por una simulación completa de todo el proceso y se han recogido sus opiniones y comentarios de mejora con el fin de poder ir avanzando en su extensión al resto de la organización.

Se ha previsto el coste de mantenimiento y evolución de los desarrollos necesarios con carácter anual en 5.000 euros por año.

El sistema recoge la necesaria flexibilidad a la hora de introducir cambios derivados de la normativa aplicable.

Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión...
Además de la inversión indicada en el apartado financiación se creó un grupo de trabajo dentro de la Subsecretaría del MINETAD para impulsar y desarrollar el proyecto integrado por:

  • La SGRH, responsable, entre otras funciones, de la planificación, gestión y administración de los recursos humanos del Departamento.
  • La SGTIC, encargada de impulsar y coordinar la política informática del Ministerio, el desarrollo de los sistemas de información necesarios para el funcionamiento de los servicios y la implantación de la Administración electrónica del Ministerio.
  • Representantes de las Organizaciones Sindicales más representativas del Ministerio (CCOO, UGT, CSIF, CIG y ELA).
  • Los Centros directivos y Unidades a las que figuran adscritos los puestos convocados.
  • Los miembros Comisión de Valoración.

Se realizó una campaña de formación e información sobre la nueva herramienta entre todos los actores implicados y una simulación completa del proceso.

Para medir la eficacia del proyecto y del cambio propuesto en el procedimiento de gestión del sistema de concurso se ha utilizado la herramienta ARCAS, que se trata de un desarrollo realizado para la Administración General del Estado, que ayuda a realizar el cálculo del retorno de la inversión (ROI). ARCAS realiza los cálculos según el Método Simplificado para la Medición de Cargas Administrativas y de su Reducción, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, basado a su vez en el Modelo de Costes Estándar (MCE).

En los siguientes gráficos se muestran los resultados estimados para este proyecto:

Persona de contacto en el proyecto (1)
Nieves Aliagas Gil

Cargo
Subdirectora General de Planificación y Gestión de Recursos Humanos

Teléfono
91 349 41 70

Correo electrónico

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