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Con esta sección queremos facilitarle el encontrar soluciones innovadoras, sin necesidad de haber llegado a la fase de concursos. El objetivo es que usted conozca las opciones posibles y tome las decisiones más acertadas teniendo en cuenta propuestas innovadoras nuevas.

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proveedoras
y para los usuarios del portal, así como para otros responsables de adminisatraciones públicas, relacionados con las diferentes Áreas de Innovación consultando sus registros o incorporando nuevos registros.

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Directorios

Sistema de gestión estratégica municipal. Ayuntamiento de Alcobendas

El Ayuntamiento de Alcobendas adoptó el modelo de gestión EFQM desde hace bastantes años y como novedad en el pasado año 2016 se presentó además de la revalidación del sello, al premio europeo EFQM, resultando elegido como “AWARD WINNER 2016”, siendo la única Administración Local de España y de Europa en obtener este galardón.


Fecha
Julio de 2017

Autor
Lino Ramos Ferreiro

Tipo de alta
Caso de éxito

Administración / Proveedor que lo propone
Ayuntamiento de Alcobendas

Administración objetivo
  • Ayuntamiento: menor de 20.000 hab.
  • Ayuntamiento: entre 20.000 y 50.000 hab.
  • Ayuntamiento: más de 50.000 hab.

Área responsable del proyecto
  • Otras

En caso de haber elegido Otras en el apartado anterior, especifíquelas
Departamento de Planificación y Evaluación

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta
En operación

Carácter innovador
Aplicación BI para integrar la planificación, los procesos, los indicadores, los riesgos, grupos de interés, EFQM e ISO en una única herramienta de bajo coste, escalable, modular y en la nube. (Office 365 + Sharepoint + Power BI, de Microsoft).

Problemática
En el informe de retorno, los evaluadores valoraron muy positivamente la herramienta que el Ayuntamiento de Alcobendas ha puesto en marcha para realizar el seguimiento de la gestión estratégica municipal, integrando tanto la planificación estratégica y los distintos planes en vigor incluido el seguimiento del programa de gobierno, como un cuadro de mando con indicadores, los procesos de distinto nivel de la organización, la alineación con los grupos de interés y las necesidades y expectativas de estos, la relación con los criterios del modelo EFQM y el seguimiento de los servicios certificados con el modelo ISO 9001:2015 de reciente implantación.

Solución planteada
Esta herramienta se ha desarrollado de la mano del proveedor PROCUO y reúne las siguientes características:
  • Herramienta en la nube: Acceso desde cualquier sitio y desde cualquier dispositivo.
  • La tecnología que utiliza es Office 365, Sharepoint y Power BI.

  • Integrada con Microsoft Office. Por lo que muchas funciones resultan intuitivas al ser un entorno familiar para muchos usuarios.
  • Entorno sencillo, de fácil uso y manejo.
  • Herramienta escalable y que permite la mejora permanente. La distribución modular de la aplicación permite adquirir solo aquellos módulos que la organización está pensando en implementar en el momento actual, lo que abarata los costes y permite ir añadiendo funcionalidades a medida que se va creciendo.
  • Pago por uso. Sin inversión inicial elevada. Esta ventaja es crítica para una Administración Local, donde es muy complicado obtener recursos para financiar inversiones, siendo mucho más operativa la adquisición vía gasto corriente.
  • Facilita los procesos de auditoría.
  • Evoluciona los sistemas de gestión hacia modelos de excelencia .
  • Adapta e integra el sistema de gestión a la Norma ISO 9001:2015.
  • Supone una solución a uno de los riesgos detectados por el Ayuntamiento de Alcobendas “Necesidad de adoptar soluciones IT comerciales como única forma de asegurar la sostenibilidad”.


Detalles de la solución
En la fase de diseño se plantearon dos tipos distintos de usuarios de la aplicación, uno de tipo técnico que debería tener acceso a toda la potencialidad de la herramienta como cuadros de mando completos, evaluación de riesgos, seguimiento de procesos y otro tipo de perfil con conocimientos muy básicos pero que debería ser capaz igualmente de extraer de una forma sencilla la información necesaria para realizar el seguimiento de la estrategia municipal.

La entrada de la aplicación, en el módulo de inicio, está definida para obtener la información de forma orgánica, es decir, por Áreas de gobierno, Delegación, Servicios u órganos gestores:

De esta forma cada Concejal, Director o empleado municipal puede localizar rápidamente la estrategia relacionada con su ámbito de competencia y para cada uno de los niveles se presenta el porcentaje de seguimiento de forma agregada.

Los diferentes menús se van desplegando de forma que permiten realizar el seguimiento de la estrategia de forma muy fácil e intuitiva y generando los diferentes gráficos en tiempo real:

El módulo del PDA, el Plan Director de Actuaciones es el que permite realizar el seguimiento de cada uno de los planes en vigor:


Cabe reseñar el hecho de que el Ayuntamiento de Alcobendas realiza el seguimiento del programa de gobierno, lo integra en la planificación estratégica y publica el resultado a toda la ciudadanía en el Observatorio de la Ciudad.

El módulo de procesos permite a la organización gestionar por procesos y realizar el seguimiento de los mismos a través de indicadores, riesgos y documentos asociados a cada uno de los procesos definidos en el Ayuntamiento de Alcobendas, en el ejemplo mostramos el despliegue completo del proceso de Gestión de Solicitudes, Licencias y otros trámites:




El módulo de indicadores está agrupado en familias y pretende ser el módulo de referencia para toda la organización. Al dar de alta un indicador se selecciona a la familia a la/las que pertenece: Si es un indicador de Ciudad, de proceso, estratégico, de carta de servicio, GRI, ISO; y es esta asociación la que permite relacionar todos los módulos entre si. En el siguiente ejemplo se puede ver como el cuadro de mando relaciona el indicador con la familia de indicadores a la que pertenece, los años de los que se dispone de información para la serie, el proyecto motor de la estrategia municipal con el que se relaciona, los grupos de interés y las necesidades y expectativas que se ven afectadas por esta estrategia, así como los procesos a los que mide.




Finalmente, el proyecto también cuenta con un módulo de riesgos que contiene el catálogo de riesgos del Ayuntamiento así como el mapa de riesgos estratégicos. De cada uno de los riesgos se han definido los factores, eventos y consecuencias, y se ha medido el impacto y la probabilidad. Al dar de alta el riesgo se asocia al proceso o procesos en los que impacta:


Ventajas
Con todas las funcionalidades descritas anteriormente esta aplicación sirve para mejorar de forma decisiva la toma de decisiones en los distintos niveles de la organización y realizar una gestión y seguimiento de la planificación de forma integrada pudiendo constituir un ejemplo de herramienta exportable a otras administraciones locales.

Financiación
Pública

Dificultades y costes
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Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión...
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Persona de contacto en el proyecto (1)
Lino Ramos Ferreiro

Teléfono
91 659 76 00 ext 2233

Correo electrónico

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