Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid: Una década de transformación digital

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Descripción corta:

Transformación digital emprendida por el Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid hace una década a través de una estrategia inteligente e integrada, desde la transformación digital de la gestión interna, para finalmente desplegarse hacia la prestación de servicios digitales a la ciudadanía.

Fecha:

Febrero de 2018.

Autor:

Departamentos de Servicios Digitales y Archivo

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid

Área responsable del proyecto: Administración Electrónica, Atención a la Ciudadanía y Archivo

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En desarrollo continuo. Inicio 2009.

Carácter innovador:

La estrategia digital plantea desde el inicio una administración sin papel, introduciendo la gestión documental desde la entrada del documento para seguir  con la digitalización interna de la gestión a través cuatro pilares clave: tecnología, dato único, gestión documental y trabajo en equipo, para finalmente, prestar servicios digitales a la ciudadanía.

Problemática:

Las diferentes normativas en materia de administración electrónica, el contexto social de expansión del uso de Internet y el déficit de legitimidad de las administraciones públicas en la mejora del bienestar de la ciudadanía, obligan a transformar la administración local a realizar una transformación digital para prestar de servicios digitales de alto valor público.

Solución planteada:

Una estrategia digital integral que se plantea desde tres objetivos estratégicos: poner en el centro del proyecto a la ciudadanía y los servicios dirigida a ella, digitalización de la gestión interna y hacer del Ayuntamiento una organización innovadora y  sostenible.

Detalles de la solución:

Municipio de Rivas Vaciamadrid

El municipio de Rivas Vaciamadrid, se encuentra al este del área metropolitana de de Madrid, a lo largo de la A-3 y a tan solo 17 km de la Puerta del Sol.

Rivas Vaciamadrid ha sufrido una rápida transformación de pueblo a ciudad, sufriendo una gran progresión demográfica (la ciudad europea con mayor crecimiento demográfico en los las últimas décadas), pasando de un pueblo de 500 habitantes a finales de los años setenta a llegar a los 87.474 habitantes actuales, de los cuales la mayoría es población joven que tiene competencias digitales.

El rápido crecimiento que ha experimentado Rivas Vaciamadrid, ha venido acompañado del desarrollo de importantes servicios públicos por parte de su Ayuntamiento, como la construcción de numerosos equipamientos municipales, parques y zonas verdes, así como el despliegue de tecnología en el  municipio que cuenta con más de 800 km. de fibra óptica instalados por todo el municipio, con 86 dependencias municipales conectadas, acceso a wi-fi por toda la ciudad, acompañada de una transformación digital en la prestación de los servicios municipales.

A pesar de encontrarse en la periferia de Madrid, el municipio cuenta con un importantísimos patrimonio natural, ya que el 75% del término municipal está ocupado por el Parque Regional del Suroeste, que cuenta con un inestimable valor ecológico en el que se puede encontrar bellos paisajes y anidamientos en aves en sus ríos y lagunas.

Todas estas características descritas, hacen de Rivas Vaciamadrid un municipio con una alta calidad de vida, que combina la ecología, el paisaje, los servicios y políticas públicas  como instrumento para generar bienestar, con infraestructuras tecnológicas que sirve de atracción a población joven de la Comunidad de Madrid.

10 años de andadura digital

El Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, ha sido uno de las pocas administraciones públicas locales que comenzó su andadura en la transformación digital con las primeras normativas que se dictan en la materia.

Así, desde el año 2009, se pusieron en marcha importantes medidas que marcaron el camino a seguir en la transformación digital de la organización y de la gestión municipal.

Principales hitos:

  • Desde el año 2009, se introduce la digitalización de la documentación desde el Registro de Entrada, con la consiguiente eliminación del papel en la gestión y el enlace del registro con la gestión de expedientes.

En ese mismo año, para dar cobertura legal y seguridad jurídica a estos cambios, se aprobó la Ordenanza de Administración Electrónica y Registro. En este momento, se encuentra en revisión para reflejar los cambios tecnológicos y las innovaciones que se están introduciendo en la prestación de los servicios y la configuración del sistema tecnológico.

En paralelo y como consecuencia de los cambios de transformación digital de la gestión interna, se han ido desarrollando servicios digitales a la ciudadanía que han servido de palanca para que poco a poco se sigan introduciendo esta transformación digital en la sociedad ripense con respeto a su relación con el Ayuntamiento. Así, los vecinos y vecinas pueden realizan desde la página web municipal múltiples gestiones y trámites, como la obtención de volantes de empadronamiento, recibos e información  tributaria, realización de inscripciones a cursos, talleres o actividades, participación  en las consultas sobre las preferencias de intervenciones en la ciudad, etc.

  • En el año 2010, se aborda el proyecto de seguridad ficheros con datos de carácter personal y que garantiza la protección de los datos y la intimidad de las personas.
  • En 2014,se aprueba la Política de seguridad de la información con la aplicación cumpliendo con el Esquena Nacional de Seguridad que garantiza la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos.
  • En el año 2016, se aprueba por el Pleno de la Corporación la Política de Gestión Documental, siendo uno de los primeros Ayuntamiento en tenerla, y en la que se establecen las políticas y normas de la gestión documental, la  asignación de responsabilidades y competencias, el establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices, la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso,  el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados de gestión de documentos y la integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización.

Estos hitos, como se puede observar, demuestran la continuidad del trabajo que se ha realizado en Rivas Vaciamadrid, realizado a través de una estrategia inteligente e integrada, que va desde la transformación digital de la gestión interna, para finalmente desplegarse hacia la prestación de servicios digitales. No podemos llevar el Ayuntamiento a los hogares de la ciudadanía mediante el canal digital, si antes no hemos revisado y ordenado los procesos internos.

La estrategia de transformación digital que ha seguido el Ayuntamiento durante esta década se ha basado en cuatro elementos clave sobre los que pivotan la digitalización de la organización y la prestación de servicios digitales a la ciudadanía: la tecnología, el dato único, la gestión documental y el trabajo multidisciplinar.

  • TECNOLOGÍA. Se dotó a la organización de equipos informáticos en todos los puestos y se creó la infraestructura de sistema de datos y de seguridad de la información
  • DATO ÚNICO. El modelo de gestión que se ha desarrollado en Rivas se ha construido sobre la filosofía de dato único, es decir, toda la organización funciona y gestiona en base a una serie de datos unívocos, de tal manera que somos capaces de gestionar de manera integral toda la información, por ejemplo, sobre una persona o una dirección. Los cuatro pilares de dato único son:
    • Ciudad.
    • Personas físicas o jurídicas en relación con el Ayuntamiento.
    • Documentos que es la concreción de nuestra actividad.
    • Organización: la estructura que produce en base a sus funciones, actividades, etc.

La transformación digital un proceso continuo

La definición que la Comisión de la Unión Europea aporta sobre Administración Electrónica ha servido de referencia y lo sigue haciendo en este momento, para construir la transformación digital en el Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid:

“Uso de las tecnologías de la Información y la Comunicación en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas púbicas”.

Por lo tanto, para el Ayuntamiento de Rivas, la Administración Electrónica es una estrategia clave para conseguir una Administración Pública modernizada, en la que las tecnologías actúan como facilitadores del cambio para conseguir mayores niveles de bienestar y de calidad de vida  en la sociedad ripense.

En este momento, el Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, sigue trabajando de manera decidida en la estrategia de transformación digital con la filosofía que se comenzó hace una década, pero en la que se han introducido nuevos elementos estratégicos innovadores.

Para ello, se ha elaborado un Plan Estratégico de Administración Electrónica que pretende, además de consolidar el camino ya emprendido en la transformación digital de la organización, dar cumplimento de una manera decidida a los preceptos legales garantizando los derechos de la ciudadanía e introduciendo elementos innovadores para prestar servicios de alto valor público.

Rivas quiere ser una Administración Digital Innovadora, capaz de adaptarse de manera ágil a las nuevas demandas, proporcionar información y servicios digitales en cualquier momento, en cualquier lugar y de la forma más conveniente para la ciudadanía, en las condiciones adecuadas de confianza y seguridad, así como habilitar nuevos canales de comunicación.

Este  dato único, ha posibilitado configurar un núcleo sólido, sobre el que se ha  ido conectando los desarrollos tecnológicos de gestión: registro, gestión de expedientes, gestión tributaria, padrón, etc.,  construyendo una columna vertebral coherente y consistente de todo el sistema.

  • GESTIÓN DOCUMENTAL. En la mayoría de las administraciones públicas, la puerta de entrada de los proyectos de transformación digital ha venido de la mano de la incorporación de nuevas tecnologías, pero en el caso de Rivas, una de las piedras angulares y acicate para avanzar en el proyecto ha sido la gestión documental.

La tecnología por sí sola no genera eficiencia, ni organización de la información, pero si a ésta, la acompañamos de la gestión documental, lograremos una modernización organizativa, gestión del conocimiento y mejora de la transparencia, por lo que es una pieza clave en el camino a la transformación de las organizaciones.

Desde el año 2009, se ha formado a toda la plantilla sobre gestión documental, se han establecido y normalizado las actuaciones vinculadas con el acceso, eliminación, transferencias, digitalización y conservación entre otras.

Desde el año 2010 el servicio de archivo sólo utiliza soporte digital para la atención de consultas en la organización y ofrece servicio tanto digital como analógico a la ciudadanía en la atención de consultas.

El inicio del proceso de gestión documental supuso el primer censo documental de toda la organización. En la actualidad se gestionan más de 1.100.000 documentos en las aplicaciones. Se han digitalizado en Archivo más de 15.000 expedientes, se restauraron más de 4.000.000 de documentos.

Fruto de esta trabajo, actualmente el Archivo Municipal, trabaja como experiencia piloto para la transferencia de documentación digitalizada a ARCHIVE, estando en disposición de realizar la primera transferencia.

  • TRABAJO EN EQUIPO. En Rivas hemos trabajado desde la formación hasta la creación formal e informal de grupos de trabajo multidisciplinares, en los que los conocimientos y profesionales de informática, archivo, telecomunicaciones, organización, calidad, etc., han aportado su granito de arena al proyecto común añadiendo la potencialidad de una visión absolutamente transversal, integral e integrada de nuestro sistema.

1. PRINCIPIOS Y VALORES

  • Desarrollo TECNOLÓGICO, considerando este avance como un instrumento y no un fin en sí mismo.

La tecnología debe tener un enfoque inclusivo, es decir, debe ser el instrumento para facilitar el libre acceso de toda la ciudadanía a su Ayuntamiento, a unos servicios públicos que no discriminan por razones físicas, cognitivas, ni tecnológicas. La transformación del ámbito local viene marcado por el avance social en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación y es por ello fundamental que este desarrollo esté presente en todo avance que se produzca.

  • SOSTENIBILIDAD y EFICIENCIA de la transformación a medio y largo plazo.

Es fundamental entender la transformación como un proceso constante, por lo tanto, uno de los ejes de nuestro planteamiento es cómo mantener en el tiempo y de manera eficiente y eficaz su aplicación, coordinando recursos públicos y privados y diversas fuentes de financiación.

Juega un papel fundamental en la administración pública la reutilización de desarrollos tecnológicos de otras administraciones y el intercambio de conocimiento y experiencias.

  • INNOVACIÓN, fomentando la apertura hacia planteamientos que permitan crear administraciones abiertas, flexibles, y colaborativas para experimentar continuamente y crear prototipos de nuevos servicios públicos.

Innovar es una de las finalidades de un proyecto como este, entendiéndose la innovación como algo integral que afecta no sólo a aquello que queramos cambiar sino también a la manera de hacerlo, a cómo comunicarlo, contarlo o transmitirlo y finalmente a la organización o tipo de gestión que hay detrás como soporte para desarrollarlo.

  • GOBERNANZA en la transformación digital.

Generar una comunidad para innovar en unos servicios públicos diseñados para y con los usuarios y usuarias, producción de servicios en colaboración con otras administraciones públicas y sector privado, sociedad civil, participación en otras redes público/privadas: académicas, institucionales, etc.

2. EJES ESTRATÉGICOS

La transformación digital debe ser integral, por ello, este plan se desarrolla en tres grandes EJES que abarcan todas las esferas de la intervención, es decir, las relaciones con la ciudadanía, los cambios internos que es necesario abordar y las relaciones con otras administraciones públicas, para mejorar la eficiencia y la sostenibilidad y generar innovación, teniendo a la tecnología como un factor determinante.

A partir de estos ejes, se han definido unos objetivos estratégicos que desarrollan que actuaciones concretas.

A través de estos ejes y objetivos estratégicos, elProyecto de transformación de la Administración Electrónica se ha abordado desde una mirada innovadora para poder generar el máximo valor público, más allá del cumplimiento normativo.

3. DESTINATARIOS

En proyectos desarrollados en la administración pública el destinatario principal y objetivo de todas las mejoras debe ser sin duda alguna la ciudadanía y los servicios que se le ofrecen. Sin embargo, no podemos olvidar que en la realidad actual y de la mano de los cambios producidos en los últimos años ha sido necesario también poner una parte del foco de atención en la propia organización. La necesidad de formación para adaptarnos a la nueva realidad tecnológica y de servicios de todos los niveles de la administración pública y los cambios normativos han supuesto un gran reto adaptativo para la propia organización, formando parte importante de los proyectos además de la formación, la implicación, la capacidad de motivación, y una buena comunicación necesaria para ofrecer las herramientas más favorables al cambio.

4. PRODUCTOS Y SERVICIOS

El primer objetivo que nos planteamos, es entender claramente las nuevas demandas ciudadanas, es decir, cómo quiere la ciudadanía que sea la Administración del futuro y que servicios necesita.

Este Plan de Impulso e Implantación de la Administración Electrónica se quiere abordar requiere una mirada innovadora para poder generar el máximo valor público, más allá del cumplimiento normativo. Por ello, este eje se desarrolla en 8 objetivos estratégicos que desarrollan los diferentes aspectos del binomio Ayuntamiento/Ciudadanía.

INNOVACIÓN DIGITAL PARA Y CON LA CIUDADANÍA

DIGITALIZACIÓN CONTINUA DE LA GESTIÓN

INNOVACIÓN Y SOSTENIBILIDAD

5. DESARROLLOS TECNOLÓGICOS

Ventajas:

La estrategia digital del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid genera impactos positivos directos:

Para la Ciudadanía:

  • Acceso a servicios sin restricción temporal: El Ayuntamiento disponible 24x7x365.
  • Eliminación de desplazamientos innecesarios y presentación de documentación.
  • Facilidad de acceso al Ayuntamiento y flexibilidad: servicios multicanal.
  • Garantía de derechos en su relación con la administración pública.
  • Servicios completos y proactivos, sin necesidad de solicitud.
  • Fiabilidad, seguridad jurídica y transparencia enla tramitación.

Para la institución:

  • Cambio cultural: proactividad, seguridad jurídica, trabajo en equipo.
  • Ayuntamiento más innovador: inteligencia colectiva.
  • Simplificación de procedimientos y procesos orientados a la ciudadanía.
  • Eficiencia: reducción de costes, reducción de plazos de tramitación, eliminación de licencias privativas tecnológicas.
  • Eficacia: servicios directos, completos y proactivos a la ciudadanía.
  • Aumento legitimidad de la institución.

Para el municipio:

  • Sostenibilidad: reducción de desplazamientos en vehículo al Ayuntamiento.
  • Inversiones en otros servicios a la ciudad con ahorro proveniente de la administración electrónica.
  • Ciudadanía conectada: vertebración.

Financiación: Pública. Recursos propios, recursos compartidos con otras administraciones públicas y ayudas y subvenciones públicas.

Dificultades y costes:

Las principales dificultades son organizativas. La transformación digital supone un cambio cultural profundo de la organización, ya que es necesario orientar todos los procesos internos de la institución a la ciudadanía, generar una visión transversal e introducir una cultura innovadora de las personas.

El desarrollo de la administración electrónica, implica unas fuertes inversiones iniciales para el desarrollo de una estructura tecnológica robusta capaz de ir incorporando servicios. Este proceso, ha coincidido con la crisis económica del país que han sufrido profundamente los Ayuntamientos, impidiendo que se hayan podido destinar a esta transformación todos los recursos necesarios.

Requerimientos técnicos/tecnológicos, personales, inversiones…

Para hacer realidad los objetivos planeados, es necesario contar con recursos humanos y materiales, además de los requerimientos tecnológicos.

En relación con los recursos humanos, el Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, cuenta un pequeño equipo de técnicos y técnicas que aportan un gran valor a esa transformación digital que se está llevando a cabo, debido a sus conocimientos especializados en tecnología y en gestión municipal. Pero además de estos conocimientos, el gran valor que aportan, es su compromiso tanto con los nuevos proyectos que se abordan, como con el servicio público, además de su  capacidad de visión global. Sirva esta publicación, como reconocimiento al trabajo excelente que desarrollan día a día a estos profesionales a pesar de las dificultades con las que deben enfrentarse en un proceso de esta magnitud.

Además de este equipo, también es necesario contar con la colaboración del resto de las personas de la organización, que desde sus departamentos sectoriales, aportan su experiencia y conocimiento en las materias de su competencia y que sin estos empleados y empleadas públicas no sería posible llevar a cabo esa ingente tarea. La transformación digital es cosa de todos y todas. Para ello, se está experimentando con la creación de un grupo de innovadoras e innovadores que son los ojos, manos e inteligencia del grupo tecnológico, además se jugar un papel decisivo en la difusión del cambio cultural a otras personas.

Asimismo, es necesario que exista un liderazgo al más alto nivel en la institución de la mano del Alcalde y del equipo de gobierno que deben diseñar esta estrategia,  impulsar el cambio y facilitarlo a través de la asignación de recursos.

Finalmente, los recursos materiales. Como se ha comentado, no podemos olvidar que la administración electrónica y los servicios digitales a la ciudadanía,  requieren de unas inversiones iníciales importantes. En el caso de Rivas, como sucede en otras administraciones públicas, sobre todo las locales, los presupuestos son escasos y es necesario acudir a otras fuentes de financiación como ayudas y subvenciones con provenientes de otras administraciones públicas.

Con respecto al modelo tecnológico, el Ayuntamiento de Rivas considera que la tecnología no es un fin en sí misma, sino una herramienta que permite el acceso de todas las personas a su administración, por lo que el planteamiento tecnológico es abierto, flexible, integrado y escalable, es decir, las nuevas soluciones que se van incorporando deben integrarse en la estructura existente, sin duplicar gestiones ni aplicativos y teniendo una relación unívoca con los datos ya existentes.

En este momento, el Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, está impulsando un nuevo modelo de gobernanza para el desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas que generen servicios más innovadores y de alto valor público a la ciudadanía. Para ello está impulsando un laboratorio de software libre, que permita, por una parte, reducir costes, y por otro lado, colaborar con otras administraciones públicas para desarrollar servicios más sostenibles, inteligentes e innovadores que solos no podríamos desarrollar.

Persona de contacto en el proyecto: 

  • Antonia Mª Monteagudo Cantero. Directora de Servicio de Administración Electrónica, Atención a la Ciudadanía y Archivo.
  • Jesús García Rodríguez. Jefe Departamento de Servicios Digitales.
  • Sonia Crespo Nogales. Archivera.

Teléfono: 

91 670 00 00

Correo electrónico: 

Dirección:

  • Plaza de la Constitución, 1. 28522 Rivas Vaciamadrid
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