Business Intelligence en la gestión de recursos humanos

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Descripción corta:

Herramienta de Business Intelligence para la gestión de Recursos Humanos en un Ayuntamiento, una transformación de los datos en información y a su vez en conocimiento  para optimizar el proceso de la toma de decisiones.

Información en tiempo real relativa a gestión de personal teniendo en cuenta las particularidades de un Ayuntamiento, gestión de plantilla, control de costes, gestión de absentismo, gestión del talento, remuneración………

Fecha de elaboración del texto: Texto elaborado para las candidaturas al Premio mejor Iniciativa de Innovación y al mejor proyecto de Gestión de datos: Big Data / Apertura / Reutilización. CNIS 2019.

Autores: Marta Nicolau Torres. Jefa del servicio de Recursos Humanos.

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Sant Boi

Área responsable del proyecto: Recursos Humanos

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En implementación

Carácter innovador:

Información en tiempo real relativa a gestión de personal teniendo en cuenta las particularidades de un Ayuntamiento, gestión de plantilla, control de costes, gestión de absentismo, gestión del talento, remuneración y demás.

Problemática:

El 47’22% del presupuesto del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat está destinado a Capítulo 1, es decir, a pagar a las personas que trabajan en él. Se trata de un porcentaje habitual en la gran mayoría de administraciones públicas de este país. Ante estos datos, cabe parar atención en la gestión de los departamentos de Recursos Humanos de las administraciones. Y la realidad es que en gran medida se dedican únicamente a gestionar y ejecutar en un marco en el que la complejidad y ambigüedad jurídica añaden aún más dificultad al desarrollo de sus objetivos y funciones. Es una realidad que la planificación y visión estratégica no es la principal prioridad. De por sí ya es un tema ante el cual cabe reflexionar, pero cuando se comprueba el porcentaje del presupuesto que supone no debería tratarse de una voluntad sino de una obligación.

Para poder empoderar a los departamentos de Recursos Humanos necesitamos herramientas tecnológicas que hagan frente al elevado nivel de complejidad de la gestión de recursos humanos y que den solución a la imperiosa necesidad de integrar datos y de aprovechar estos para simplificar y agilizar la gestión y para mejorar la toma de decisiones. Además desde un doble punto de vista: el de la gestión macro de todos los recursos humanos y de la gestión a menor escala de los respectivos equipos que dirigen los jefes y responsables del Ayuntamiento.

Ante este escenario, el planteamiento del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat es priorizar la necesidad de encontrar una herramienta de Big data y Business Intelligence (BI) que permita una transformación de los datos en información y a su vez en conocimiento  para optimizar el proceso de la toma de decisiones, partiendo de una información en tiempo real relativa a gestión de personal teniendo en cuenta las particularidades de un Ayuntamiento, gestión de plantilla, control de costes, gestión de absentismo, gestión del talento, remuneración………

Y lo considera prioritario para hacer frente a los siguiente retos:

  • Información integrada en una base de datos asociativa que permita la evaluación de los principales KPI (Key Performance Indicator – Indicador Clave de Desempeño) . Definición de indicadores que sean medibles, cuantificables, específicos, temporales y relevantes.

“Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.”

  • Evaluación transversal de la información de Recursos Humanos a primer nivel, datos presupuestarios de Capitulo I, Retribuciones, Costes, Gestión del tiempo, Formación….
  • Estudio de la evolución e impacto económico del absentismo, analizar las  causas por departamentos y por personas.
  • Planificación del el relevo generacional que se derivará de la jubilación de más del 50% de su plantilla en los próximos 15 años (selección, gestión del talento…)

Solución planteada:

MARCO NORMATIVO

La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del régimen local, en adelante LRBRL, identifica la plantilla (1), la relación de puestos de trabajo (RPT) (2) y la oferta pública de empleo (3) como los instrumentos más importantes de ordenación de personal, estos son herramientas que permiten estructurar el empleo público para poder prestar correctamente servicios públicos.

 La plantilla y RPT aprueba anualmente a través del presupuesto (Art.90 de la LRBRL) y el órgano competente para su aprobación es el pleno de la corporación (Art. 22.2.e de la LRBRL). El coste de Capítulo I supone un 47,22% del presupuesto consolidado total, dato  que hay que considerar y tener presente la importancia de disponer de instrumentos de gestión fiables, ágiles y rigurosos.

Las RPT son el instrumento técnico a través del cual se lleva a cabo la ordenación del personal, de acuerdo con las necesidades de los servicios, y se concretan los requisitos para ocupar cada puesto.

La relación de puestos debe ajustarse a criterios de racionalidad, economía y eficacia. Por lo tanto, los sitios existentes, sus características y los requisitos para ocuparlos, deben justificarse incorporando al expediente administrativo los siguientes documentos:

  • El estudio de la estructura administrativa o su organigrama funcional.
  • La definición de cada puesto o grupo de puestos atendiendo, en todo caso, a criterios de titulación, especialización, responsabilidad, mando, esfuerzo, dificultad, dedicación, incompatibilidad, penalidad y peligrosidad, y la clasificación posterior.

En el marco de la modernización de los instrumentos de gestión de los recursos humanos y la mejora continua, este proyecto pretende dotar de autonomía a los responsables deequipos sobre la información de plantilla y relación de puestos de trabajo así como a los gestores que lo necesiten con un acceso a la información rápida, dinámica y en tiempo real.

En la actualidad en el Ayuntamiento de Sant Boi cuenta con una base de datos en Access que es la herramienta con la que se gestiona y se mantiene viva los datos de plantilla y relación de puestos de trabajo para dar salida, entre otros el cálculo de presupuesto de Capítulo I.  Paralelamente se mantiene la información de los trabajadores vinculados a plazas y puestos de trabajo en el aplicativo integrado de Recursos Humanos.

EL PROYECTO

El proyecto ha consistido en poner en marcha una herramienta de Business Intelligence para la gestión de Recursos Humanos, una transformación de los datos en información y a su vez en conocimiento  para optimizar el proceso de la toma de decisiones. Dispone de una información en tiempo real relativa a gestión de personal teniendo en cuenta las particularidades de un Ayuntamiento, gestión de plantilla, control de costes, gestión de absentismo, gestión del talento, remuneración………

El proyecto se inicia con un diagnóstico de la situación actual y puesta en común de los datos de la aplicación que se utiliza actualmente (Access) con las de la aplicación de gestión de Recursos Humanos (Epsilon).

Detalles de la solución:

DIAGNOSIS PREVIA

Se identifica el método y los criterios que se utilizan para el mantenimiento de los datos de plantilla y relación de puestos en el aplicativo de Recursos Humanos, se analiza la información actual y actualizarla en relación a la información de la base de datos de Plantilla que actualmente se utiliza para la aprobación oficial de la plantilla y relación de puestos de trabajo.

Una vez en este punto se diseña y confecciona el documento analítico con herramienta de BIQlikalimentando los datos directamente de las herramientas de gestión de Recursos Humanos bajo el paraguas de un Servidor específico para la consulta y análisis de indicadores de los diferentes ámbitos de la organización.

La situación actual reduce los tipos de consulta a una exploración lineal y ofrece una visión parcial de los datos con consultas lentas, resultados e informes estáticos, caducos en el momento uno de su extracción.

La plantilla aprobada por el año 2018 en el Ayuntamiento de SantBoi consta de 708 plazas donde 452 son personal funcionario y 171 están vacantes, 253 plazas de personal laboral de las que 68 son vacantes y 3 plazas de personal eventual.

OBJETIVO DEL PROYECTO

El proyecto tiene como misión la transformación de la información en conocimiento valioso para la evaluación y toma de decisiones ampliando el nivel de transparencia y agilizando la toma de decisiones sobre la gestión de recursos humanos que se destinan a gestionar los diferentes servicios públicos y la atención a la ciudadanía.

Análisis de la viabilidad del proyecto (DAFO)

Como el BI nos acompaña en nuestro pensamiento analítico

Evaluación de carga de trabajo de gestión de Recursos Humanos en relación a las bajas de personal

Información útil en la planificación del relevo generacional

 Que plazas quedaran vacantes por motivo de jubilación en los próximos 10 años para una planificación del relevo generacional que nos permita identificar los puestos clave calendarizar los procesos de selección.

Práctica de cómo obtener los costes para justificar una tasa

Obtener los costes de personal asignado a un servicio que requiere el cobro de una tasa, como el cementerio municipal (costes).

Vistas prototipos del cuadro

Ventajas

  • Modernizar las herramientas de gestión de Recursos Humanos y mejorar la autonomía de sus profesionales.
  • Fomentar la cultura de la evaluación y incentivar el trabajo en red.
  • Orientar al autoservicio para la consulta dinámica e interactiva sobre la información de la organización ofreciendo flexibilidad y confianza a todos los trabajadores de la organización.
  • Conectar a los usuarios con los datos actualizados en red.
  • Eliminar los informes y memorias con datos estáticos y caducas.
  • Analizar y predecir los datos a velocidad del pensamiento, con un conjunto de datos complejos.
  • Facilitar el trabajo de los usuarios, accediendo directamente con sus propios datos y combinándolas con otras bibliotecas de datos fiables, acelerando el tiempo de análisis y reduciendo la dependencia diaria de las tecnologías de la información.
  • Eliminar las rutas de navegación predefinidas sin riesgo de perder los datos u obtener datos inexactos.

Financiación:

Pública

Contacto (1):
Marta Nicolau Torres

Cargo: 
Jefa del servicio de Recursos Humanos

Contacto (2):
Inmaculada Cerejido

Cargo: 
Técnica de RR.HH. al frente del proyecto

Teléfono:
icerejido@santboi.cat

Correo electrónico: 
936 35 12 00

Dirección:
Plaza Ayuntamiento, 1. 08830. Sant Bpi de Llobregat

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