Descripción corta:
Se trata de la creación de un protocolo, unido a la cesión de la herramienta, para la celebración de las sesiones de los órganos colegiados de cualquier Ayuntamiento de nuestra provincia que lo solicite.
Fecha de elaboración del texto: 20 de abril de 2020
Autor: José Joaquín de Haro Navarro
Administración / Proveedor que lo propone: Diputación de Albacete
Área responsable del proyecto: Modernización Administrativa y TIC
Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta:
Funcionando desde principios de Abril de 2020
Carácter innovador:
Constituye una iniciativa innovadora que resuelve un problema común, de muchas administraciones públicas, de forma ágil y eficiente en la utilización de recursos públicos. Además aporta una gran utilidad en estos momentos tan especiales.
Problemática:
Habilitar a todos los municipios de una provincia a poder realizar las sesiones de sus órganos colegiados de forma telemática, dada la situación excepcional en la que nos encontramos.
Solución planteada:
Adquirir un conjunto de licencias de una plataforma de videoconferencia y generar un protocolo para que los Ayuntamientos soliciten la celebración de sus sesiones y desde la Diputación les facilitemos las instrucciones y el acceso a la plataforma para la realización de las mismas.
Detalles de la solución:
El Ayuntamiento solicita, a través de nuestro gestor de incidencias, la celebración de una reunión virtual, indicando (Entidad, Asunto, Fecha y Hora)
Nosotros generamos una cuenta en la plataforma para el anfitrión de la reunión y le remitimos el protocolo de uso, que incluye:
- Información para iniciar la reunión virtual el día seleccionado
- Información para invitar a los asistentes (para incluir en la notificación de la convocatoria)
- Información general de la utilización del sistema, grabación local, generación de certificado de grabación de sesión, etc.
En todo momento proporcionamos soporte a los Ayuntamientos, por si existiese algún problema técnico con alguno de los asistentes a las sesiones
Ventajas:
- Dar la posibilidad a TODOS los Ayuntamientos de continuar con su gestión de una forma totalmente telemática.
- Uso eficiente de los recursos públicos, aplicando economías de escala.
Financiación: Pública.
Dificultades y costes:
Las dificultades han sido mínimas, porque todos los Ayuntamientos de nuestra provincia realizan una gestión digital desde hace años y usando la plataforma que les suministramos desde la Diputación de Albacete (SEDIPUALB@).
Los costes generados han sido únicamente los de las licencias de la aplicación de videoconferencia, en torno a 2.500€ anuales (precio total para todo el proyecto).
Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión…
Técnicamente sólo se requiere un dispositivo con conexión a Internet (ordenador, Smartphone, táblet, etc) sin ninguna inversión adicional para los Ayuntamientos.
Contacto: José Joaquín de Haro Navarro
Teléfono: —
Correo electrónico: jj.deharo@dipualba.es
Dirección: Paseo Libertad 5. 02001. Albacete