En plena catástrofe humana por el COVID19 aún no estamos ni empezando a apreciar las consecuencias económicas y sociales de cerrar medio mundo durante meses y pausar partes de la economía intermitentemente. En el caso de España, país que por muchas cuestiones va a sufrir de manera importante estas consecuencias, parte de la esperanza de salir de esta es el apoyo europeo (con permiso de Polonia y Hungría). Esto ha hecho no sólo que el Gobierno haya volcado la recuperación en el mejor uso de estos fondos, motivo con el cual plantea una “Revolución administrativa”.
No voy a opinar, porque incluso, aunque siendo calvo, no soy tan mayor y ya llevo, creo , 4 revoluciones administrativas (LOFAGE, EBEP, Leyes 39 y 40 y ahora esta) y lo hacen de maravilla Concepción Campos y Rafael Jiménez Asensio en sus blogs. Sin embargo, si quiero hacer una pequeña proyección de los escenarios que nos puede plantear el uso de la tecnología y los datos en los fondos de recuperación europea. Para ello vamos a hacer una escalera con 4 niveles.
Nivel 0: Agilización de la solicitud
Como decían los curas de mi colegio “primum vivere, deinde filosofare“. Es decir “primero la pasta, y luego ya vemos.” Está claro que gran parte de la revolución administrativa va encaminada en poder acceder al dinero lo antes posible. La necesidad es evidente: hay que evitar que el dinero se pierda y hay que ponerlo en marcha lo antes posible.
Los datos en la agilización de la solicitud
- ¿En qué consiste?Básicamente se trata de establecer un sistema o sistemas de información que faciliten la gestión de las solicitudes de fondos. Esto es “relativamente” sencillo. En principio se trataría de establecer unas condiciones de solicitud de fondos acorde a las exigencias europeas, y crear un sistema que permita que la mayor parte de entidades puedan hacerla llegar a las entidades que los deben autorizar.
- ¿Qué datos se necesitan? En este caso, posiblemente hablemos tanto de los datos de las entidades que lo solicitan como todo lo relativo a los proyectos para que lo hacen. La primera parte es más sencilla: los datos identificativos y de gestión no son algo que varíe mucho. La segunda parte, lo específico de cada proyecto, ya es harina de otro costal. Nos podemos encontrar una serie de campos más o menos comunes (conceptos, importes, programas, políticas) con otros más diversos (no es lo mismo pedir para modernizar regadíos que para hacer un desarrollo turístico innovador) por no hablar de todos los documentos de todo tipo y forma que expliquen de qué va la cosa.
- ¿Qué propósito tiene el sistema? El sistema recoge la información de quien lo solicita, la valida, la envía a quien la tiene que valorar y aceptar, y la autoriza e inicia el programa.
- ¿Qué cambios en la organización suponen? Pues en términos funcionales, poca cosa. Es decir, las organizaciones que tengan que aprobarlo posiblemente tengan que reestructurarse para evaluar más rápido y más acertadamente, pero es un cambio relativamente localizado.
Nivel 1: Control y seguimiento externo
El segundo nivel entra en el aspecto más operativo y cotidiano. Se trata de la capacidad de gestionar los fondos y los proyectos relacionados con ellos de manera ágil. Si hasta ahora estábamos pidiéndolos, ahora se trata de garantizar que el dinero se distribuye de la manera adecuada y ágil para hacerlos posibles. Minimizar los problemas derivados de las necesidades de gestión.
Los datos en el control y seguimiento externo
- ¿En qué consiste? Se trata de usar la tecnología para facilitar la gestión de los fondos relacionados con los proyectos. Como es de prever, la cantidad de dinero es lo bastante importante como para que tu abuela no te los meta en el bolsillo a escondidas, sino que requiere presentar pruebas de que hay trabajos, avances y cumplimientos de normas de manera frecuente. Pues bien, esta gestión, de por si compleja, puede ralentizar mucho la gestión de proyectos. Es común oir comentarios de responsables de proyectos europeos que consideran dedicar más tiempo a papeleo que a proyectos.
- ¿Qué datos se necesitan? Aquí la cosa se pone algo más compleja, sobre todo si no se hila fino en el tema organizativo. Como decíamos antes, hay unos datos comunes de gestión que no requieren mucha complicación. Sin embargo, hay otros mucho más complejos asociados a la naturaleza del proyecto. Cada rama temática o familia de proyectos tendrá sus propios ritmos, datos y documentos más o menos comunes que validen el avance y permitan la liberación de fondos.
- ¿Qué propósito tiene el sistema? El sistema debería permitir, por un lado, que muchas enitidades a la vez puedan subir los datos y purebas necesarias para demostrar el avance del proyecto. Esto debería ser lo más ágil posible, dado que se trata de un trámite (no aporta valor, sino que garantiza la validez del proces). A la vez, esta información debe llegar a las personas que tienen que comprobar la validez de los avances y la liberación de fondos.
- ¿Qué cambios en la organización suponen? Si en el caso anterior los cambios eran bajos, en este caso, es complicado esperar buenos resultados sin planteamientos organizativos importantes la aportación tecnológica será solo la mensajería. Es necesario disociar la parte de tramitación de la de seguimiento, y adaptar modelos de datos específicos por cada rama para automatizar esa evaluación.
Nivel 2: Optimización de la gestión
Vamos a decir que lo lógico sería plantear optimizar la gestión del proceso y que eso automatizara la creación de informes de seguimiento. Pero dado que vamos a la lógica de la supervivencia, es mucho más probable que tiremos por lo obligatorio (presentar seguimientos) y ya, si eso, mejoramos las herramientas de gestión que lo faciliten. En todo caso, lo ideal es que estas dos etapas estén ligadas: una mejor herramienta de gestión debería permitir generar los documentos e informes necesarios para el seguimiento formal, además de generar otros informes.
Datos en la optimización de la gestión
- ¿En qué consiste? En este caso se trata de una herramienta que facilite toda la gestión del proceso ¿Cómo? pues recogiendo toda la información y datos necesarios para su realización, gestión, y seguimiento tanto por parte de sus responsables como de los actores implicados. Sería donde empezamos a generar valor: una herramienta que, además de responder a la necesidad de control exterior, guíe los pasos, trámites y etapas de cada caso.
- ¿Qué datos se necesitan? Los datos necesarios para la gestión de los proyectos, tanto los generales como los específicos. Estos deben dar lugar a los documentos electrónicos específicos de justificación, información y seguimiento, así como albergar documentos generados externamente. Igualmente debe permitir
- ¿Qué propósito tiene el sistema? En realidad no es nada nuevo: un sistema de gestión que permita llevar en paralelo la gestión real del proyecto con los procedimientos administrativos. Otra cosa es que, al menos en mi experiencia, la ejecución suele ser un poco irregular. Por ejemplo, recuerdo cuando he participado en proyectos de I+D que la cosa tiraba tanto al control administrativo que, en realidad, era una segunda herramienta destinada, exclusivamente a rellenar plantillas.
- ¿Qué cambios en la organización suponen? La verdad es que el cambio más importante es implementar la lógica de usuarios. En este caso, como he dicho, mi experiencia está en los fallos de diseño que acaban haciendo que una aplicación sea en verdad un formulario de los de siempre con una capa de chapa y pintura. Aquí tendríamos varios usuarios:
- Usuarios de los proyectos: los que la ejecutan los proyectos
- Usuarios de supervisión interna: los que realizan el seguimiento dentro de la organización
- Ciudadanía: que puede ver la distribución del gasto y el avance de los proyectos.
Para mi, este debería ser el punto al que se debería aspirar en una revolución. Dado, además, que los informes europeos requieren bastantes datos comunes, un mínimo de interoperabilidad en el modelo de datos facilitaría, si no se quiere hacer una plataforma única, la integración y compartición de datos.
Nivel 3: Modelar la sociedad
Tanto la UE como el gobierno indican la importancia de estos fondos más allá de ser una muleta: son la base para diversificar y modernizar la economía y la sociedad europea. Modelar requiere tomar decisiones, encontrar oportunidades y desarrollar acciones prometedoras que están incipientes. Para ello, sería especialmente útil tanto un diagnósticoo de oportunidades como una valoración o simulación del impacto de los proyectos… Todo esto se podría hacer a través del uso de datos.
Uso de datos en la gestión de la política de reconstrucción
- ¿En qué consiste? En utilizar datos, muchos de los cuales están en manos de la Administración para detectar oportunidades de cambio en las que se puede invertir. Cuestiones como la estructura empresarial, la demografía, el crecimiento económico, etc. podrían indicar qué tipo de acciones pueden contribuir a desarrollar cambios en la economía del país, lo que se supone que aporta la política
- ¿Qué datos se necesitan? Pues básicamente todos los posibles sobre tejido empresarial, económico, datos de crecimiento, demografía… lo relacionado con los indicadores recogidos en el Real Decreto Ley.
- ¿Qué propósito tiene el sistema? Tomar las mejores decisiones. Esto puede ser desde el lado más “humano” analizando casos y estimando probabilidades (pero con datos) a, imaginemos la locura, usando algoritmos de clasificación para encontrar entornos en los que desarrollar acciones compartidas. Imaginemos que vemos que municipios que tienen determinada climatología, población y distancia de centros urbanos tienen una oportunidad importante para la generación de energía solar ¿No nos ahorraríamos tiempo pasando esos datos y que nos mostraran a cuáles ofrecer apoyo para presentar sus proyectos?
- ¿Qué cambios en la organización suponen? Los cambios más grandes son de tipo cultural. Por un lado hay que estar abiertos a recibir datos de terceros y compartir datos y modelos con otras organizaciones. Por otro, tomar las decisiones basadas en la lógica de los datos y no por aspectos personales, que pueden ser bienintencionados pero con un alcance limitado.
Una oportunidad para cambiar la manera de trabajar
Creo que esta situación es un reto para la Administración, quizá el más grande de la historia reciente. Es cierto que la crisis del COVID ha sido más severo (hablamos de vidas), pero ha afectado a aspectos más localizados de la administración. En este caso en las manos de las personas que trabajan en la administración pasará el flotador para la mayoría de la población española. Lo mínimo que necesitamos es que ese dinero llegue lo antes posible y se gaste de ma manera correcta y no en la línea de la lacra de la corrupción que nos ha azotado.
Sin embargo, creo que podemos aspirar a algo más grande: a lograr lo que se pretende y cambiar un modelo económico que, incluso tras la crisis de 2008 ha sido persistente. En este sentido, el uso de los datos juega, como siempre lo hace la eAdministración un papel doble. Por un lado es un instrumento en sí mismo para mejorar la gestión. Por el otro, es un medio para modernizar indirectamente la economía impulsando la digitalización. Más aún si no nos detenemos en estos fondos y nos planteamos el uso de los datos para tramitar mejor, facilitar el control, agilizar la gestión y planificar de manera satisfactoria y eficaz la gestión, que es de lo que se trata todo esto.
