Dime cómo contratar electrónicamente, por favor

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Diálogos de Contratación pública electrónica (1)


Conversación entre dos responsables de contratación de diferentes administraciones públicas:

– Se nos va a echar el tiempo encima y todavía no hemos hecho nada en materia de contratación electrónica. ¿Sabes que a partir de ya es necesario licitar electrónicamente? ¡Pero si no tenemos en marcha ni la sede electrónica! Siendo una administración tan pequeña lo tenemos difícil. ¿Tu como lo estás haciendo?

– Nosotros le vimos ya las orejas al lobo cuando salió la Directiva Europea y nuestra jefa se puso en marcha. Ya sabes que eso de la tecnología le gusta y mirando que se hace por otros sitios nos pidió que investigáramos como resolverlo.

– Pero tú y yo nos dedicamos a cuerpo entero a sacar adelante los concursos, con lo complicado que es el procedimiento, las variantes y modalidades y además ahora con los temas de contratos con tecnologías complicadas y cada vez con más servicios diferentes, no hay quien tenga un minuto para pensar.

– Eso pensaba yo, pero el año pasado por estas fechas fui al I Congreso Nacional de Contratación Pública Electrónica – CNCE´16 que se celebró en Valencia y me llevé un montón de ideas y de contactos. Así que lo comentamos en el departamento y buscamos más información y hablamos con otras administraciones que ya tenían plataformas públicas y privadas para hacer la licitación completamente electrónica.

– Pero antes de que sigas, eso cuesta dinero y no estamos para invertir en nada que no sea ir tirando con todo lo que ya tenemos.

– Es cierto, hay que contemplar ese tema, pero también vimos que si echamos las cuentas la cosa no esta tan mal. Fíjate que entre ahorro de tiempo, de costes de gestión y muy especialmente en costes de adjudicación, la cuenta nos está empezando a salir casi desde que hemos empezado.

– Pero me hablas de Plataformas, o sea de tecnología, de informática. ¿Y nosotros que sabemos de eso?

– No te creas, que es como todo, ponerse a ello. Además los sistemas están bien diseñados, de forma que te guían bastante en todo el cambio en el proceso. Tenemos que dar formación, pero en cuanto la gente ve el tiempo que ahorra y las incidencias que se evitan y la cantidad de papeles que ya no se necesitan, la cosa cambia. Y los más agradecidos son los licitadores que se quedan mucho más a gusto con las facilidades del proceso todo electrónico, menos papeles y menos riesgos y además tienes más ofertas. Y eso va en línea con la Ley de Procedimiento Administrativo, ya sabes que en octubre de 2018, todo electrónico, quieras o no.

– ¿Entonces como hacéis?

– Lo primero seleccionamos soluciones y concursamos una plataforma. Para eso ya teníamos aprendidas muchas cosas. Había que elegir bien. Luego tras el concurso y la adjudicación, la puesta en marcha. Formación, instalación de las aplicaciones, aunque como son en la nube, te quitas muchos líos, y después empezar a hacer las primeras licitaciones.

– Eso es, ¿por dónde empezasteis?

– Pues como muchas administraciones empezamos por concursos que tuvieran buen impacto y que se pudieran valorar con cierta automatización y empezamos con los suministros, en concreto con la electricidad de nuestras sedes. Fue un poco lio hacer la primera pero aprendimos mucho. Especialmente que con una licitación nos ahorramos un 20% en la factura de la luz. Aquí ya tuvimos nuestro primer éxito. No te niego que en la casa la gente tenía sus reticencias, como con todo lo nuevo, pero creo que ahora hay más gente a favor que en contra de licitar electrónicamente. ¡Es que nos ahorramos mucho trabajo!

– Me han dicho que como el procedimiento va todo “on line” se puede saber en todo momento como van los expedientes, en qué fase están y que hay pendiente.

– Efectivamente, pero no solo lo sabemos nosotros en nuestra administración sino que también lo saben los proveedores que no tienen ya que llamar ni venir a preguntar cada dos por tres con lo de “que hay de lo mío”.

– ¿Y no se pierden documentos o se borran o te hackean y te quedas colgado?

– Eso es importante. Todo es on line y se guarda generalmente en la nube con todas las medidas de seguridad necesarias, ya sabes, cumpliendo eso del Esquema Nacional de Seguridad y con la garantía de servicio de proveedor que ha de ser de reconocido prestigio ¡ojo! De hecho, estamos mejor que antes. No se pierde nada y todos los documentos los tienes a mano para consultar o gestionar en un clic.

– Me comentan que eso es bueno para asegurar la transparencia y limpieza de los procedimientos ¿ves eso cierto?

– Sí, eso es de lo mejor que tiene el sistema ya que toda la información y documentos que se suben a la plataforma son trazables y auditables, porque utilizan mecanismos únicos de identificación: firma electrónica reconocida, sellado de tiempo, encriptación de ofertas, y muchas cosas más. Suena complicado pero no lo es tanto. No te imaginas lo difícil que debe de ser el abrir un documento sin que el sistema se entere y salte la alarma. Olvídate de los chivatazos y los cambiazos que dicen que a veces hacen. Aquí eso ya ni valía ni vale. O sea, que transparencia y fiabilidad a tope. Eso nos da tranquilidad a los que estamos en medio del proceso de que todo es limpio y claro y se resuelve en forma y fecha.

– Tú crees que en mi administración podríamos ponernos al día y licitar electrónicamente el año que viene?

– Por supuesto que sí. Mira este mismo mes se celebra el II Congreso Nacional de contratación Pública Electrónica – CNCE´17 en Madrid. Es el mismo que te comente que fui yo a Valencia, pero a lo grande con más expertos y más experiencias para conocer y tomar decisiones. Yo voy a ser uno de esos casi mil responsables públicos que va asistir. Ya me he inscrito. Además vendrán compañeros de otros departamentos, jurídico, tecnológico y de organización y algún político incluso, así que vamos a aprender y a trabajar juntos y a darle un empujón al proyecto.

– Por lo que me dices no me queda más remedio que apuntarme al Congreso y si puedo le digo a mis jefes que tienen que venir, que tenemos que decidir qué y cómo hacer a la vuelta de Madrid.

¡Eso, pues nos vemos allí!

Diálogo 1: DIME COMO CONTRATAR ELECTRONICAMENTE, POR FAVOR
Diálogo 2: YA TIENEN PRESUPUESTOS. ¡A LICITAR!
Diálogo 3: ¿CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA? ¡ESTO HAY QUE PARARLO!


SI ERES RESPONSABLE DEL ÁREA DE CONTRATACIÓN, JURÍDICA,
TECNOLOGÍA U ORGANIZATIVA DE UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA…

SOLICITA TU INSCRIPCIÓN AL CNCE´17 ANTES DE QUE SE CUBRAN LAS PLAZAS.

 
II CONGRESO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA – CNCE´17 

www.cnce2017.es

  • Madrid 24 de mayo. Facultad de Medicina de la Universidad Computense de Madrid.
  • Plaza Ramón y Cajal. Junto a la estación del Metro de Ciudad Universitaria (L6- Circular). Aparamiento púbico. Descuentos Renfe para congresistas.

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