DINAMO: Proyecto de Gestión del Cambio para la Transformación Digital en la Comunidad de Madrid

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Descripción corta:

Conscientes de que el principal motor de la Innovación y la Transformación Digital son las personas dentro de una organización y que la Gestión del Cambio a la hora de abordar una Transformación Digital juega un papel fundamental. El proyecto “DINAMO” ha sido diseñado para impulsar la Innovación y la Transformación Digital dentro de Madrid Digital.

Fecha de elaboración del texto:

Enero 2019.

Autores: Dolores Marcos Martín. Jefa de Área de Comunicación y Gestión del Cambio.

Administración / Proveedor que lo propone: Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid- Madrid Digital (Administración Autonómica)

Área responsable del proyecto: Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En implementación.

Carácter innovador:

La Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios de Madrid Digital ha liderado el PROYECTO DINAMO, una iniciativa de Innovación y Transformación Digital como palanca del cambio cultural haciendo hincapié en dos aspectos fundamentales: comunicar y difundir el Modelo de Transformación Digital de la Comunidad de Madrid y sus 10 ámbitos de actuación y establecer un lenguaje común de Transformación Digital y un conocimiento homogéneo de Transformación Digital en toda la organización.

Problemática:

El actual mundo cambiante obliga a las organizaciones a realizar un esfuerzo estructural para adaptarse a él. Las nuevas tecnologías ya no lo son tanto, y las redes sociales o la nube son imprescindibles para el desempeño de los diferentes trabajos.

En este escenario, la innovación se produce en entornos colaborativos abiertos, escuchando de los otros, observando a los que hacen cosas diferentes, estableciendo relaciones, es decir, manteniendo una actitud de escucha permanente. Además, para la innovación es clave que todas las partes de la empresa se impliquen en el proceso.

La Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid (Madrid Digital), consciente del nuevo contexto digital, en noviembre 2015 creó la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios, a nivel de Comité de Dirección. El objetivo de la Dirección es ser el motor de la Innovación y la Transformación Digital en los servicios que la Agencia Madrid Digital presta a la Comunidad de Madrid y promover la propia transformación digital de la Agencia.

En 2016, la Dirección de Innovación y Transformación Digital desarrolló del Plan Estratégico Madrid Digital 2020, que incorpora la digitalización y la Transformación Digital en la estrategia de los servicios digitales que la agencia presta a la Comunidad de Madrid y en la propia Agencia Madrid Digital.

Entre 2016 y 2017 definimos y desarrollamos nuestro Modelo de Transformación Digital para la digitalización de la Comunidad de Madrid.

Desde la elaboración del modelo, desde la Dirección, se ha trabajado en desarrollar el modelo, sus ámbitos de actuación y las iniciativas necesarias para poner en marcha la Transformación Digital en Madrid Digital y en la Comunidad de Madrid.

El modelo recoge 10 ámbitos de actuación de Transformación Digital tal y como se muestra en la siguiente figura:

 

Solución planteada:

Conscientes de que el principal motor de la Transformación Digital son las personas dentro de una organización y que la Gestión del Cambio a la hora de abordar una Transformación Digital juega un papel fundamental.

En 2017 para comenzar la Gestión del Cambio en Madrid Digital, decidimos poner el foco en las personas, con el objetivo de establecer un lenguaje común de Transformación Digital y un conocimiento homogéneo de Transformación Digital en toda la organización que permitiese a todos los empleados entender y dar respuesta a muchas preguntas como ¿qué significa la Transformación Digital? ¿Por qué hablamos de Transformación Digital? ¿Por qué tenemos que cambiar? ¿Cómo empezamos? ¿Qué va a suponer para nuestra organización? ¿Cómo nos tenemos que capacitar? Etc.

Además de establecer un lenguaje común y conocer la Transformación Digital, también se pretendió capacitar en conceptos comunes de digitalización dentro de la organización.

Por ello se trabajó en presentar las nuevas tecnologías y metodologías agiles que nos permitirán a la organización afrontar la Transformación Digital con éxito. Fruto de esta decisión, Madrid Digital, desde la Dirección de Innovación y Transformación de Servicios y liderada por su Directora Elena Liria Fernández, determinó la necesidad de poner en marcha el proyecto DINAMO, diseñado para impulsar la Innovación y la Transformación Digital dentro de Madrid Digital.

Detalles de la solución:

Dentro de los objetivos prioritarios relativos a la Transformación Digital que la Comunidad de Madrid está impulsando en todos los ámbitos, y con el fin de difundir la misma a todo su personal, la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid (Madrid Digital), ha impulsado y ejecutado una serie de proyectos pilotos y un programa de capacitación presencial dirigido a todos los empleados.

Este proyecto, como parte de los objetivos estratégicos de la Agencia cuyos ejes se encuentran alineados con la Agenda Digital para Europa/España, se cimienta en la información y la formación en nuevas metodologías y herramientas, presentando cómo han de evolucionar los desarrollos hacía tecnologías que contribuyan a proporcionar nuevos servicios que mejoren la eficiencia y reduzcan los costes como: Big Data y analítica avanzada de los datos, Cloud, APIs, Experiencia ciudadana, Internet de las cosas, Realidad aumentada, Realidad virtual y Blockchain, ciberseguridad, Innovación, metodologías ágiles y nuevas formas de trabajar.

Madrid Digital a través de la Transformación Digital pone las nuevas tecnologías al servicio de la Comunidad de Madrid para contribuir a una Administración digital, transparente, eficiente, accesible, segura, ágil y adaptada a las necesidades actuales de la sociedad madrileña.

OBJETIVOS PERSEGUIDOS

El principal objetivo perseguido ha sido:

  • UTILIZAR LA INNOVACIÓN Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO COMO PALANCA PARA ABORDAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN MADRID DIGITAL, Y POR ENDE EN LA COMUNIDAD DE MADRID

Para conseguir este objetivo, se trabajaron los siguientes hitos:

Hitos 2016:

  • Modelo de Transformación Digital de Madrid Digital (definido por la Dirección de Innovación y Transformación Digital en 2016)
  • Desarrollo de los 10 ámbitos del Modelo de Transformación Digital para la Comunidad de Madrid. (2016-2017)

Hitos 2017:

  • Estudio de la situación actual en materia de Transformación Digital.
  • Detección de necesidades dentro de la Comunidad de Madrid donde aplicar estas nuevas tecnologías o modelos de innovación y Transformación Digital.
  • Sesión presencial 1: Sesión presencial de 2 horas de duración con el objetivo de dar a conocer el entorno actual y el entorno futuro, abordando cómo desde la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios se aterrizan los conceptos dentro de Madrid Digital.
    • Sociedad Digital y la necesidad de abordar la Transformación Digital.
    • Tendencias actuales y previstas para los próximos años. (Gartner).
    • Modelo de Transformación Digital para Madrid Digital y la Comunidad de Madrid.
  • Sesión presencial 2: Sesión de 2 horas y media de duración con el objetivo de profundizar en el modelo de Transformación Digital, sus 10 ámbitos de actuación y dar a conocer el alcance de las diferentes tecnologías, metodologías y pilotos que ya se han puesto en marcha.
    • Desarrollo de los 10 ámbitos de Transformación Digital
    • Contenido de cada ámbito
    • Iniciativas en materia de innovación y Transformación Digital que se están llevando a cabo en la organización para los 10 ámbitos de Transformación Digital.

Tras las 2 sesiones se cumplió el objetivo de establecer un lenguaje común de Transformación Digital y dotar de un conocimiento homogéneo de Transformación Digital a todos los empleados de la organización.

  • Divulgación de material en Madrid Digital Publicada en la Intranet de Madrid Digital:
    • Presentaciones de los cursos.
    • Grabación del vídeo de las sesiones.
    • Publicación de vídeos soporte y material audiovisual.

FASES DEL PROYECTO

Uno de los puntos fuertes del proyecto ha sido el rotundo apadrinamiento del mismo por parte de la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios apoyada en todo momento, por el Comité de Dirección de Madrid Digital. Esta implicación es lo que ha
marcado el inicio y gran parte del éxito del mismo.

A continuación, se refleja el cronograma del proyecto a lo largo de 2017:

Como fases principales del proyecto, se identifican las siguientes:

PRIMERA FASE: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN MATERIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL Y EN MODELOS COLABORATIVOS

En esta fase, además de comunicar y lanzar el proyecto, se procedió al análisis de la situación actual en lo referente a la Transformación Digital, cómo ésta se está abordando en el mercado y la importancia de los nuevos modelos de colaboración como palanca para la
innovación dentro de Madrid Digital y la Comunidad de Madrid. Participó el personal de la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios junto con personal de otras Direcciones de Madrid Digital, y se llevó a cabo un análisis del contexto actual.

Se llevaron a cabo las siguientes actividades:

  • Benchmarking para conocer qué se está haciendo en otras Administraciones Públicas.
  • Análisis de la implementación de estas nuevas tecnologías tanto en las Administraciones Públicas como en empresas privadas.
  • Reuniones con empresas de consultoría para recopilar información referente a las nuevas tecnologías y metodologías existentes en el mercado.

SEGUNDA FASE: DETECCIÓN DE NECESIDADES DENTRO DE LA COMUNIDAD DE MADRID Y PUESTA EN MARCHA EN MARCHA POCs, PROYECTOS Y PILOTOS DE INNOVACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Desde marzo hasta el mes de noviembre se pusieron en marcha, proyectos, pilotos y POCs, por parte de la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios y en colaboración con diferentes Direcciones:

Proyectos de Innovación y Transformación Digital

  • Proyecto de Experiencia Ciudadana con Metodología Citizen Journey para el ámbito del Arrendador de una Vivienda en la Comunidad de Madrid.
  • Inicio del proyecto de Innovación en Justicia para rastreador de Contenido multimedia para Vistas Judiciales.
  • Inicio del proyecto de Innovación en Justicia para rastreador de Contenido documental para Sentencias.
  • Asesoramiento y Soporte al desarrollo de Cuadros de Mando con Herramientas Data Discovery en el ámbito de Madrid Digital y Empleo.

Pruebas de Concepto (POCs) de Innovación y Transformación Digital

  • POC de Innovación en Justicia con el Rastreador de Contenidos para Vistas Judiciales y Sentencias (Big Data).
  • POCs de Innovación en el ámbito de Movilidad y ChatBots.
  • POC de desarrollo de una App de guiado de Hospitales.

Pilotos de Innovación y Transformación Digital

  • Piloto para facilitar las búsquedas en el control de inventario, incorporando la realidad aumentada, en el Depósito de Efectos de los Juzgados de Plaza Castilla.
  • Piloto para impulsar la creación de tarjetas virtuales en el móvil que sustituya a las tarjetas físicas actuales, con el objetivo de crear una APP de Tarjetero del Ciudadano de la Comunidad de Madrid.
  • Piloto para las aulas de los Centros Educativos de la Comunidad de Madrid utilizando realidad virtual y realidad aumentada.

TERCERA FASE: SESIONES PRESENCIALES Y DE DIVULGACIÓN

La tercera fase, consistente en la realización de dos grupos de sesiones presenciales de divulgación de la Transformación Digital al personal de Madrid Digital.

La primera tanda de sesiones tuvo lugar en junio de 2017. Se llevaron a cabo 10 sesiones de 2 horas de duración y se impartió el curso a las 643 personas de la Agencia Madrid Digital.

Los objetivos eran:

  • Entender el contexto de Transformación Digital en el que vivimos y conocer las tendencias tecnológicas que se desarrollarán en un futuro próximo.
  • Entender qué significa la Transformación Digital estableciendo un lenguaje común en la Agencia para abordarla.
  • Conocer brevemente el Modelo de Transformación Digital definido para Madrid Digital, los 10 ámbitos de actuación de Transformación Digital e Innovación, los términos digitales que se emplean y las nuevas oportunidades que plantean.

La segunda sesión presencial fue realizada en noviembre de 2017. Su duración fue de 2 horas y 30 minutos y, al igual que en la primera, se capacitó a todo el personal de Madrid Digital.

Los objetivos fueron los siguientes:

  • Profundizar en el Modelo de Transformación Digital definido para Madrid Digital, los 10 ámbitos de actuación de Transformación Digital e Innovación y las oportunidades que plantean.
  • Establecer un lenguaje común de Transformación Digital e Innovación para Madrid Digital.
  • Presentar los proyectos, pilotos y POCs desarrollados hasta el momento para fomentar nuevas oportunidades de servicios desarrollados por la Agencia para cada uno de los ámbitos de actuación de Transformación Digital.

Para llevar a cabo las sesiones informativas y formativas de las sesiones, se realizó el despliegue de los recursos técnicos necesarios por parte de la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios y el Área de Comunicación y Gestión del Cambio. La coordinación de las actividades fue planificada siguiendo las necesidades y requisitos óptimos junto con la Unidad de Formación Interna de la Dirección de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. Tras cada una de las sesiones presenciales se llevaron a cabo acciones de medición y seguimiento del impacto generado en el personal de Madrid Digital, que fue muy positivo.

Para la realización de estas sesiones se procedió a la elaboración de material audiovisual (vídeos, presentaciones y material soporte) por parte del Área de Comunicación y Gestión del Cambio que permitiera a la Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios asegurar la transmisión del mensaje al personal a través de los medios digitales puestos a disposición de los empleados públicos.

Tras ambas sesiones se llevó a cabo una campaña de difusión de toda la documentación generada a través de la Intranet de Madrid Digital.

Ventajas

Tras la ejecución del proyecto se han obtenido los siguientes resultados:

  • Definir y Dar a conocer el Modelo de Transformación Digital a todos los empleados de Madrid Digital.
  • Establecer un lenguaje común de Transformación Digital e Innovación para todos los empleados de Madrid Digital.
  • Realización de 20 sesiones presenciales
  • Capacitación a 643 personas
  • 95% de asistencia a los talleres presenciales
  • Divulgación de contenido de interés sobre Transformación Digital a través de los canales de comunicación de Madrid Digital, como es la Intranet.
  • 8 sobre 10 de satisfacción del personal de Madrid Digital respecto a los talleres impartidos.
  • Cumplimiento, sin desviación, del cronograma del proyecto.
  • Puesta en marcha de varios proyectos, 3 POCs y 3 pilotos

Durante la elaboración de proyectos y POCs de Transformación Digital para el desarrollo del Modelo de Transformación Digital, a continuación se enumeran las mejoras conseguidas:

  • Reducción de tiempos de desarrollo con metodologías Agile.
  • Reducción de tiempos de respuesta al ciudadano.
  • Reducción de costes a medio/largo plazo.
  • Poner en marcha nuevas iniciativas de Transformación Digital redunda en una mejora en la eficiencia y en la reducción de costes

El abordaje de la Transformación Digital se ha hecho buscando no solo la adaptación a un entorno que cambia continuamente, sino a la optimización de los procesos, la mejora de sus resultados y el incremento de la productividad.

La Dirección de Innovación y Transformación Digital de Servicios es consciente que esta transformación va más allá del simple cambio tecnológico, pasando por impulsar la innovación en las personas, modificar los diseños y las estructuras de la propia organización y, por supuesto, gestionar el talento, habilidades y capacidades de las mismas para desenvolverse y contribuir a evolucionar la Administración Pública en el mundo digital.

 

Financiación:
Pública

Persona responsable del proyecto:
Elena Liria Fernández, Responsable de Proyecto. Directora de Innovación y Transformación Digital de Servicios

Contacto:
Dolores Marcos Martín

Cargo: 
Jefa de Área de Comunicación y Gestión del Cambio

Teléfono:

Correo electrónico: 

Dirección:
C/Embajadores 181, 4ª planta. 28045. Madrid

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