Descripción corta:
Diseño y construcción colaborativa de un escape room dirigido al personal del Ayuntamiento de Mataró. La experiencia ha contribuido a mejorar, por parte del personal colaborador, la identificación y implicación en el Plan de Transformación de la entidad (Tr@nsforMat), así como para fomentar el trabajo en equipo
Fecha de elaboración del texto: Texto elaborado para la candidatura al Premio mejores resultados obtenidos de grupos de trabajo colaborativos multidisciplinares. CNIS 2020
Autor: Cristina Moratalla de la Rosa
Administración / Proveedor que lo propone: Ajuntament de Mataró
Departamento / organismo que lo presenta: Dirección de Innovación y Calidad / Grupo de innovación “New d’idees”
Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: Implementado
CARÁCTER INNOVADOR:
El proyecto Escape Room Tr@nsforMAT está vinculado al Plan de Innovación y Mejora Organizativa que está llevando a cabo el Ayuntamiento para liderar el proceso de transformación en el que nos encontramos.
A su vez, este Plan de Innovación y Mejora Organizativa es una de las Acciones Clave del Plan de Mandato 2019-2023 e incluye otros Proyectos Estratégicos: Transformación digital / Administración electrónica, Código Ético, Modelo de Gestión, entre otros.
El Plan de Transformación (Tr@nsforMAT) que está llevando a cabo el Ayuntamiento de Mataró plantea los siguientes 3+1 retos como a prioridades para la organización:
- #Objetivo 0 papeles (¿cómo producimos?)
- Rol del Ayuntamiento con la ciudadanía (¿Para quién/qué trabajamos?)
- Trabajo en red i colaborativo (¿Cómo trabajamos?)
- Valores y cultura necesarios para transformar la organización.
PROBLEMÁTICA:
El Ayuntamiento de Mataró ha sido durante muchos años una organización de referencia en el marco de las Administraciones Públicas catalanas y también a nivel del conjunto del Estado. La calidad de su equipo de profesionales (técnicos y administrativos), su enfoque metodológico, promoviendo proyectos innovadores y el desarrollo de políticas de alto valor añadido, así como la presencia en múltiples espacios y redes de colaboración y de representación, lo confirman.
La crisis económica ha sido muy dura para la ciudadanía, las empresas y también para la organización municipal que ha tenido que hacer frente a un aumento considerable de la demanda en determinadas políticas, principalmente las sociales, en un momento de reducción importante de los recursos disponibles.
Los próximos años, como organización, tendremos que hacer frente a un interesante proceso de transformación a muchos niveles: administración electrónica, orientar la organización a los requerimientos estratégicos que plantea la ciudad (Mataró 2022); una manera de hacer diferente; buen gobierno; etc.
Uno de los requisitos indispensables para que la transformación se lleve a cabo es un cambio en la cultura organizativa, que nos lleve a ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía y a maximizar la generación de valor público.
SOLUCIÓN PLANTEADA:
MODELO ORGANIZATIVO
La propuesta del nuevo modelo organizativo hacia el que quiere transitar el Ajuntament de Mataró, plantea combinar el mantenimiento de una parte estable con la incorporación de una parte flexible, optimizando así las potencialidades existentes a la organización municipal.
En este modelo es importante situar las actividades que tienen un carácter regular, que formarán parte de la vertiente estable, jerárquica y de procesos fiables y eficientes, diferenciándolas del ámbito de transformación o innovación, asociado a prioridades políticas o proyectos limitados en el tiempo, susceptibles de desarrollarse con dinámicas organizativas más flexibles y ágiles.
El modelo organizativo se considera integral porque establece una concatenación de sinergias y vasos comunicantes entre las dos vertientes, tanto en la asignación de efectivos como por la eventual consolidación de determinadas estructuras asociadas a medio y largo plazo. Así mismo, se considera diverso en tanto que reconoce y pone en valor la existencia de una multiplicidad de ámbitos de intervención y fórmulas de gestión.
New d’idees
El #newdidees se sitúa dentro de este nuevo modelo organizativo, ya que es un grupo de trabajo constituido para impulsar el Plan de Transformación, fuera de la estructura formal, y que tiene como misión ser el motor de la transformación para tejer una red que capte el talento y empoderar a las personas para conseguir los 3+1 retos del Pla de Tr@ansformat.
- Objetivos
El #newdidees tiene como objetivos:
- Activar (detectar talento) en el resto de la organización.
- Mejorar el sentimiento de pertenencia como trabajador/a de la administración pública.
- Mejorar la comunicación interna.
- Informar acciones del Tr@nsforMAT a toda la organización.
- Promover la cohesión del propio grupo y crear vínculos.
- Fomentar la cultura colaborativa
- Transmitir los valores y cultura laboral de la organización.
- Activar la participación de las personas en temas que nos afectan como organización.
- Mejorar la eficiencia laboral
- Promover la agilización de los procesos que se realizan en la organización.
- Plan de acción y productos
DETALLES DE LA SOLUCIÓN:
Organizar un Escape Room con un grupo de trabajo colaborativo: Resultados
Des del #newdidees, se propuso realizar a cabo una actividad transversal para todo el personal del Ayuntamiento, un Escape Room, con una doble finalidad: hacer llegar el Plan de Transformación a toda la organización y trabajar de manera conjunta los 3+1 retos mencionados anteriormente.
Con esta finalidad se constituyó un subgrupo de trabajo para diseñar y desarrollar la actividad de organizar el Escape Room. Las fases del proyecto son:
- Fase 0 (octubre 2019): Definición de la actividad y localización del espacio donde se pudiera realizar.
- Fase 1 (noviembre 2019 a enero 2020): Adecuación del espacio.
- Fase 2 (febrero 2020): Testeo del Escape + Comunicación e inscripciones
- Fase 3 (febrero a abril 2020): Participación de los diferentes grupos
Al cierre de la presentación de la candidatura, el grupo habría finalizado la fase 1 de adecuación del espacio y estaba en condiciones de iniciar la Fase 2 con grupos de voluntarios.
Objetivo General
Organizar un Escape Room para implicar el máximo número de personas de la organización en el Plan de Transformación, aprovechando esta actividad lúdica para fomentar el trabajo colaborativo entre trabajadores i trabajadoras del Ayuntamiento y para inculcar los valores y la nueva cultura organizativa.
Objetivos Específicos
- Incrementar el conocimiento y la implicación en el Pla de Transformación y en los retos que este se plantea
- Transmitir los valores y la cultura organizativa promovida por el Pla de Transformación
- Mejorar el sentimiento de pertenencia a la Organización
- Fomentar la cultura colaborativa, la cohesión de grupo y el trabajo en red y transversal utilizando metodologías de gamificación.
- Ampliar la “Comunidad Tr@nsforMAT” más allá del grupo Newdidees
OPORTUNIDADES
Las oportunidades que presenta esta actividad para la organización son:
- Aumento del interés e implicación en el proceso de transformación del Ayuntamiento
- El fomento del trabajo en equipo para alcanzar objetivos comunes
- El conocimiento entre trabajadores/as de diversas áreas y servicios, distribuidos por el territorio municipal.
- El desarrollo de competencias sociales y digitales
COMPETENCIAS
El Escape Room está diseñado para dar a conocer a los trabajadores del Ayuntamiento el proceso de transformación que está viviendo la organización y para fomentar el trabajo y la identificación de las competencias profesionales.
Les competencias básicas que se ponen en juego son:
- Planificación y organización: es la capacidad para planificar las tareas y las acciones que se han de desarrollar para alcanzar unos resultados eficaces en el plazo adecuado, con calidad y utilizando los recursos necesarios.
- Trabajo en equipo: capacidad para colaborar y participar en grupos de trabajo naturales o definidos para alcanzar unos objetivos comunes.
- Orientación a los resultados: capacidad para orientar el trabajo a alcanzar los objetivos con la eficacia necesaria para conseguir el reto planteado.
- Análisis y resolución de problemas: capacidad para analizar la situación de manera objetiva y explorando las causas y buscando las posibles alternativas de solución para escoger la más adecuada a la situación planteada.
- Habilidades comunicativas: capacidad para transmitir el mensaje de manera estructurada. Explicar y transmitir información, asegurándose que el mensaje recibido es el mismo que el que se ha emitido. Comunicar la información relevante a su equipo y a sus compañeros. Utilizar la comunicación para liderar el equipo y asegurar que todo el mundo se orienta hacia los mismos resultados.
La gamificación como herramienta de aprendizaje
La gamificación es el uso de las mecánicas del juego en actividades no recreativas u otros entornos. Es decir, trasladar la forma en que funcionan los juegos al ámbito laboral, para con ello potencializar los objetivos de una empresa u organización.
La propuesta del #newdidees es hacer uso de este instrumento para facilitar la gestión del cambio, trabajar la cultura organizativa y para difundir el Pla de Tranformació a toda la organización.
Los contenidos: “Escapa de la administración del pasado”
¡Muchas felicidades empleados públicos!
La Administración ha caído en un agujero negro que la ha llevado más de 30 años atrás.
¿Conseguiremos avanzar en el tiempo para traer la Administración al momento presente?
Si lo hacemos…. Tendremos que afrontar el último reto: ¿Podremos transformar la Administración en aquello que realmente queremos que sea y llevar-la al futuro que nos imaginamos de aquí a unos años.
Sólo depende de nosotros… ¿seremos capaces?
El Grupo de trabajo colaborativo “Escape Room”
A partir de la encuesta para detectar talento “¿Qué sabes hacer?” que se distribuyó entre los trabajadores y trabajadoras del Ayuntamiento, se identificaron las persones aficionadas a los Escape Room, a las cuales se les invitó a formar parte del grupo de trabajo colaborativo, que ha sumado esfuerzos para alcanzar la meta común de poner en marcha la actividad.
Este grupo colaborativo está formado por 6 personas del new d’idees y 5 personas aficionadas a los Escape Room y se caracteriza por:
- La autonomía que tiene cada uno de los miembros implicados
- Es un grupo transversal y multidisciplinario
- No se basa en la organización jerárquica tradicional
- Se han utilizan las TIC
- No ha existido una compensación económica.
El personal implicado: efecto “gota de agua”
Para materializar este proyecto en un espacio físico, a parte del grupo “Escape Room”, se necesitaba contar con la implicación de diferentes ámbitos de la organización.
Para ello, se hizo extensivo la petición de colaboración a éstos, con la peculiaridad de no poder explicar el objetivo de sus aportaciones.
Aun no sabiendo la finalidad de sus colaboraciones, se han implicado los siguientes servicios:
- Ámbito de Brigada: pintura, electricidad, traslados, almacén.
- Ámbito de Compras: responsables del almacén de material de oficina.
- Ámbito Informático: infraestructuras y aplicaciones
- Ámbito de equipamientos municipales, policía local y protección civil
- Recursos Humanos
- Archivo
- Red de equipamientos cívicos
Adecuación del espacio: la “Casa del Callao”
El espacio acondicionado para llevar a cabo la actividad es la Casa del Callao, una casa propiedad del Ayuntamiento ubicada en el Paseo Marítimo y que durante los meses de verano es utilizada por el personal de socorrismo, pero sin uso fuera de la temporada estival.
Las tareas de adecuación del espacio han sido:
- Traslado del material de planta baja a la primera planta y retirada de material al almacén municipal.
- Trabajo de pintura y mantenimiento en general.
- Instalación de circuito de video y voz
- Instalación de mecanismos mecánicos y digitales
- Instalación de Iluminación
- Ambientación: instalación de elementos de ambiente y decorativos
- Instalaciones de puertas para dividir espacios
- Colocación de rampa para hacer accesible el espacio a personas con movilidad reducida
Puesta en marcha: el reto, llegar a toda la organización
Esta actividad va dirigida a todo el personal de la Corporación, y está prevista que se lleve a cabo en grupos de 6 de personas.
Los destinatarios del escape son todas las personas que forman parte de la organización. EL reto es llegar al máximo número de las 1400 personas de la Corporación.
La puesta en marcha tendrá lugar el mes de febrero, con una previsión de duración hasta el mes de mayo, con sesiones diarias de grupos de 6 personas.
Actualmente tenemos programadas más de 30 sesiones entre los meses de febrero y marzo.
Posteriormente planificaremos el resto de sesiones de los meses de abril y mayo.
Con la finalidad de trabajar la cohesión, el trabajo en equipo, la comunicación interna, los valores, la cultura, la identidad, etc, hay una triple fórmula:
- Hacer el escape con grupos de un mismos servicio, ámbito o colectivo (team building)
- Hacer el escape con grupos transversales de servicios, ámbitos y colectivos diferentes.
- Hacer el escape con grupos de directores y mandos intermedios.
Al igual que el diseño y el montaje, las sesiones con los grupos también serán dirigidas por el grupo EscapeRoom, que harán de “gamemaster”.
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO (Actualización Enero 2021)
Tal y como estaba previsto en el mes de febrero se realizó el testeo y se inició la participación de los diferentes grupos. Se inscribieron 265 personas, de las que participaron 133.
Debido a la situación de la pandemia y del confinamiento del mes de marzo, nos vimos obligados a suspender la actividad hasta que se den las condiciones de seguridad necesarias para retomarla.
Imágenes del desarrollo de la actividad y de la participación de los grupos:
Se realizó una encuesta de satisfacción a todos los participantes y algunos de los datos más relevantes son:
| Después de tu participación en el Escape Room, valora de 0 a 10… | Valoración Media |
| Actividad en general | 9.13 |
| Contenido de las pruebas y hilo argumental | 9.01 |
| Adecuación del espacio y ambientación | 9.03 |
| Dinamización del gamemaster | 9.20 |
| % | |
| La actividad me ha ayudado a conocer el Tr@nsforMat y los retos del Plan de Transformación | 57,5% |
| La actividad me ha ayudado a trabajar en equipo | 77,0% |
| La actividad me ha permitido relacionarme fuera de mi espacio habitual | 69,0% |
| La actividad me ha permitido reflexionar sobre los valores necesarios para la Administración del futuro | 50,6% |
| La actividad fomenta la cohesión de grupo | 87,4% |
| La actividad fomenta el trabajo en red y transversal | 49,4% |
Contactos:
Óscar López Rico. Técnico del Servei d’Estratègia i Governança
Correo: olopezr@ajmataro.cat
Teléfono: 93 758 21 00 ext. 1667
Direcciones: C/Cuba, 47. 08302 Mataró