Experiencia de despliegue de la administración electrónica en las entidades locales de Navarra

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Descripción corta:

El proyecto describe las actuaciones realizadas para llevar a cabo un Plan de Despliegue masivo de la Administración Electrónica en 162 Entidades Locales de Navarra.

Fecha de elaboración del texto:

Texto elaborado para la candidatura al Premio al mejor proyecto ejecutado de adecuación normativa a las Leyes 39 y 40 y Accesibilidad. CNIS 2019.

Autores:  Francisco Pérez Esparza. Director del Área de Atención al Cliente. ANIMSA.

Administración / Proveedor que lo propone: Asociación Navarra de Informática Municipal. ANIMSA.

Área responsable del proyecto: Área de Atención al Cliente (ANIMSA)

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta:  Implantado.

Carácter innovador:

ANIMSA se ha sustentado sobre la estratégica de la colaboración, de las economías de escala y de las experiencias y esfuerzos compartidos, como alternativa de los Ayuntamientos ante los retos tecnológicos y de modernización que la sociedad les demanda. De ahí, el nacimiento de este plan.

Problemática:

La Comunidad Foral de Navarra cuenta en la actualidad (1/1/2018) con 647.554 habitantes, los cuales se distribuyen en un total de 272 Municipios independientes.

El Ayuntamiento de Pamplona con 199.066 habitantes empadronados es municipio más habitado de la Comunidad Foral, tras él sólo los Ayuntamientos de Tudela (35. 593 hab.), Valle de Egües (20.774 hab.) y Barañáin (20.039 hab.) superan los 20.000 habitantes. Es decir, 268 Municipios no alcanzarían esa población.

Por tanto, en Navarra encontramos un gran número de Ayuntamientos de pequeño tamaño que en muchas ocasiones carecen de los medios y los recursos adecuados para ejercer sus competencias y prestar sus servicios de la forma que desearían.

ANIMSA (Asociación Navarra de Informática Municipal) constituida en 1985 por iniciativa distintos Ayuntamientos de Navarra, encabezados por el Ayuntamiento de Pamplona, se crea como empresa pública instrumental de dichos Ayuntamientos, para facilitar la
implantación de las nuevas tecnologías y la informática en su organización.

Desde su origen en 1985, ANIMSA se ha sustentado sobre la estratégica de la colaboración, de las economías de escala y de las experiencias y esfuerzos compartidos, como alternativa de los Ayuntamientos ante los retos tecnológicos y de modernización que la sociedad les demanda.

En la actualidad, el accionariado de ANIMSA está constituido por 162 Entidades Locales a las que ANIMSA presta un modelo de servicio integral en materia tecnológica.

Con un recorrido de más de 30 años trabajando en la informatización de los Ayuntamientos, (suministrando infraestructuras, aplicaciones de gestión municipal y servicios de consultoría y soporte a usuarios) en estos momentos el nuevo marco normativo (11/2007, 39/2015, 40/2015), el gran avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y la propia demanda de servicios digitales por parte de nuestra sociedad han hecho que nos focalicemos en el proceso de transformación digital y de implantación de la Administración Electrónica en todas nuestras Entidades Locales asociadas.

Solución planteada:

El Plan de Despliegue de la Administración Electrónica pasa por cuatro etapas con diferentes actuaciones que pasan a describirse en el siguiente punto.

Detalles de la solución:

  • PRIMERA ETAPA. GRUPO DE TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.

Empezamos identificando qué teníamos que hacer, con qué herramientas contábamos y de qué manera íbamos a hacerlo.

En 2016, en ANIMSA pusimos en marcha un Grupo de Trabajo para la implantación de la Administración Electrónica en Navarra, compuesto por un equipo de 22 personas que representaban tanto a las distintas tipologías y tamaños de Entidades Locales, como a los
diferentes perfiles (corporativos, secretarios, interventores, técnicos, etc.) que iban a verse directamente afectados por el proyecto.

El objetivo del grupo fue crear un espacio de reflexión y debate para analizar los retos y las implicaciones que iba a tener la entrada en vigor de las leyes 39/2015 y 40/2015 en los Ayuntamientos de Navarra, y plantear de forma colaborativa las diferentes soluciones técnicas y organizativas que deberíamos aplicar a nuestra gestión.

Celebramos distintas sesiones de trabajo en las que conseguimos que:

  • Se identificaran las Actuaciones e Iniciativas más relevantes que debían llevarse a cabo en las Entidades Locales.
  • Se revisara y validara la Solución Tecnológica de ANIMSA para la implantación de la Administración Electrónica.
  • Se desarrollara un Modelo de Ordenanza sobre Administración Electrónica para que todas las EE.LL. pudieran utilizarla y adaptarla a sus necesidades.

 

La actividad de este Grupo de Trabajo fue difundida al resto de Entidades Locales asociadas a través de distintos medios como RR.SS., noticias web, artículos y la entrevista a tres de sus componentes el boletín informativo de ANIMSA de gran difusión en las EE.LL. de Navarra.

  • SEGUNDA ETAPA. REUNIONES ZONALES DIVULGATIVAS.

Era necesario contar el proyecto de despliegue a todas las Entidades Locales asociadas a ANIMSA.

Una vez finalizada la Primera Fase, el siguiente paso fue la celebración de ocho reuniones divulgativas en diferentes zonas de Navarra, con el objetivo de explicar “in-situ” a los Ayuntamientos las bases de la estrategia para el despliegue y la implantación de la Administración Electrónica. Esta estrategia se basaba en los siguientes pilares:

  • INTEGRACIÓN

La solución debe integrar perfectamente las aplicaciones internas de gestión municipal con los servicios electrónicos que se prestan a la ciudadanía a través de la Sede Electrónica.

  • DATO ÚNICO

Una misma información debe aparecer una única vez en todo el modelo de datos municipal. No se mantendrán bases de datos con información repetida.

  • SOSTENIBILIDAD

Los costes de implantación y de mantenimiento posterior deben adecuarse a los recursos de las Entidades Locales que los implantan.

  • MODULARIDAD

La transversalidad del proyecto y sus implicaciones organizativas obliga a realizar una puesta en marcha progresiva de la solución tecnológica, incorporando los distintos módulos en la medida en que la organización sea capaz de asimilar y aplicar los cambios.

En estas reuniones zonales también se presentaron las distintas soluciones o “piezas de puzle” que consideramos decisivas para la implantación de la Administración Electrónica en las Entidades Locales:

  1. Soluciones de Portales WEB.
  2. Sede Electrónica Municipal.
  3. Registro Electrónico.
  4. Expediente Electrónico con firma digital y notificación electrónica.
  5. Factura Electrónica.
  6. Portal de transparencia.
  7. Divulgación del proyecto.

Tanto la integración, la modularidad como el dato único quedaron reflejados en el siguiente gráfico divulgativo, que se convirtió en la imagen de la Solución.

Reuniones zonales celebradas.

 

 

 

Total de Asistentes: 236 personas de 122 Entidades Locales

  • TERCERA ETAPA. HOJAS DE RUTA

Cada Entidad Local necesitaba saber qué actuaciones debía realizar, en qué orden y qué inversiones iban a ser necesarias.

Era el momento de centrarnos en lo individual. Teníamos que analizar cada una de las 162 Entidades Locales que forman parte de ANIMSA, ver su punto de partida y presentar una propuesta de actuaciones personalizada para la implantación de la Administración Electrónica, su Hoja de Ruta.

Tal y como habíamos anunciado en las reuniones zonales, contactamos con cada Entidad y les presentamos una propuesta personalizada de implantación u Hoja de Ruta, identificando las actuaciones a realizar y el orden lógico de las mismas.

Los documentos personalizados reflejaban para cada Entidad Local un diagnóstico de su situación en aspectos como equipamiento, aplicaciones implantadas, madurez en la gestión, servicios electrónicos publicados, etc, aspectos decisivos para la implantación de la Administración Electrónica. A partir de dicho diagnóstico, se identificaron las distintas líneas de actuación, se priorizaron las acciones y se valoraron las inversiones a realizar en el Proyecto.

El índice genérico de dichas Hojas de Ruta era el siguiente:

  • Introducción.
  • Solución ANIMSA e-admon.
  • Equipamiento, Infraestructuras y Servicios.
  • Módulos y Aplicaciones
  • Portal Web Corporativo.
  • Sede Electrónica –Trámites.
  • Registro Electrónico.
  • Expediente Electrónico, Firma y Notificación electrónicas y Carpeta Ciudadana
  • Factura Electrónica.
  • Portal de Transparencia.
  • Acompañamiento, Asesoría, Divulgación.
  • Resumen de Acciones a Realizar.
  • Presupuesto.

Modelo de Hoja de Ruta

  • CUARTA ETAPA. APROBACIÓN Y DESPLIEGUE.

La aprobación de las Hojas de Ruta dio paso a la planificación y ejecuciónde actuaciones para la implantación de las soluciones técnicas yorganizativas en las Entidades Locales de Navarra.

La presentación de las propuestas y la posterior campaña de concienciación a través de visitas, reuniones, charlas, artículos, etc. ha concluido con la aprobación formal de un total de 121 Hojas de Ruta.

A partir de ahí y durante los años 2017 y 2018, nuestra actividad ha estado marcada por la ejecución y el despliegue de las distintas actuaciones recogidas en las mencionadas Hojas de Ruta.

Como resumen de esta trepidante actividad nos encontramos con los siguientes datos:

El despliegue de estas actuaciones ha supuesto un fuerte impulso en el proceso de transformación digital de las Entidades Locales de Navarra. La digitalización de documentos en el registro, la utilización de la gestión de expedientes, la firma electrónica, la notificación fehaciente a través de la carpeta ciudadana, la publicación de sedes electrónicas y de registros telemáticos, etc., está generando un profundo y vertiginoso cambio en la gestión de los Ayuntamientos de Navarra, así como en la forma en que éstos se relacionan con la ciudadanía.

  • QUINTA ETAPA. RESULTADOS OBTENIDOS HASTA EL MOMENTO

En esta quinta etapa del proyecto estamos recogiendo los frutos del trabajo realizado.

Desde ANIMSA, hemos proporcionado la mejor combinación de productos y servicios TIC para lograr la transformación digital y la gestión inteligente de nuestras entidades locales. La colaboración y la capacidad de compartir conocimiento y costes han sido factores claves a la hora de implantar en las administraciones locales de Navarra la solución de ANIMSA.

Como resultado de ello, a fecha 31 de enero de 2019, podemos ofrecer los siguientes resultados derivados de la implantación de las hojas de ruta.

Un ejemplo de los beneficios que ha supuesto la implantación de la administración electrónica, lo encontramos al analizar los datos de uno de sus módulos, el de Factura Electrónica.

  • SEXTA ETAPA. EL PROCESO CONTINÚA.

Tras esta primera fase de despliegue es momento de evaluación, de asentamiento y de continuación del proceso de transformación digital. La Administración Electrónica ha llegado para quedarse.

Estamos inmersos en un proyecto de amplio espectro, donde las aplicaciones no son el único tema a abordar, donde las infraestructuras tienen un peso importante y los cambios organizativos, la normalización y simplificación de procedimientos o la gestión documental adquieren gran relevancia en el proceso. Tenemos que considerar que esta es una carrera de fondo en la que tienen que converger todas las actuaciones y soluciones.

ANIMSA dispone de los medios necesarios, conocimiento técnico, visión integral y compromiso de sostenibilidad de los costes para poder acompañar adecuadamente a sus Entidades Asociadas en este largo viaje. Tenemos que poner la vista en el horizonte ya
que las decisiones que tomamos hoy, en cada uno de estos ámbitos, van a condicionar de forma importante el que podamos llegar a la meta o nos perdamos en el camino, debido a la complejidad y amplitud de los temas que estamos abordando.

Para el presente ejercicio 2019 ANIMSA abordará los siguientes proyectos en sus Entidades Locales asociadas:

  • Despliegue de la firma electrónica en movilidad.
  • Implantación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
  • Integración con las plataformas del Estado (SIR, ORVE, Notific@, Apoder@, Cl@ve, etc.)
  • Participación en el despliegue de la banda ancha de Navarra.
  • Despliegue del Nuevo Gestor documental.
  • Implantación de la Gestión de resoluciones y actas electrónicas.
  • Incorporación del asistente de tramitación en las sedes electrónicas.
  • Incremento de servicios en la Nube privada de ANIMSA.

Ventajas

La aplicación de factura electrónica ha permitido que, durante los años 2017 y 2018, 21.870 proveedores hayan remitido 256.929 facturas electrónicas a las Entidades Locales de Navarra asociadas a ANIMSA. Esta gestión de la Factura Electrónica ha supuesto un ahorro estimado de 732.247 € para los emisores de facturas y de 642.322 € para las Entidades Locales Asociadas.

Financiación:
Pública

Contacto:
Francisco Pérez Esparza.

Cargo: 
Director del Área de Atención al Cliente. ANIMSA.

Teléfono:
948 420 800

Correo electrónico: 
tperez@animsa.es

Dirección:
ANIMSA
Avda Ejército 2, 8 Planta. 31002 Pamplona (Navarra).

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