Cómo implantar un sistema de teletrabajo en 10 días y no morir en el intento

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Descripción corta:

Implementación de un conjunto de herramientas que permitieran seguir la actividad técnico-administrativa de la Diputación de Huelva, y que no necesitara impacto formativo alto.

Fecha de elaboración del texto: 5 de abril de 2020

Autor: Juan Alfaro Márquez

Administración / Proveedor que lo propone: Diputación de Huelva

Área responsable del proyecto: Servicio de Innovación

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En funcionamiento al 100% desde el 27 de marzo

Carácter innovador:

La utilización de software abierto e integrado, 100% implementado por los RRHH del Servicio de Innovación.

Problemática:

Necesidad de minimizar la presencia física de las personas trabajadoras de la institución debido al estado de alarma provocado por el COVID-19 y poder seguir dando servicio a la ciudadanía y a los ayuntamientos.

Solución planteada:

En realidad han sido un conjunto de herramientas para facilitar el cambio substancial de la forma de trabajar.

  1. “Mi equipo”. Conexión al equipo físico.
  2. “Mi teléfono”. Número virtual telefónico conectado a la centralita.
  3. Chat Corporativo que incluye un sistema de videoconferencia.
  4. Sistema de Gestión de Tareas.
  5. Automatización de recogida de peticiones telefónicas o por correo.

Detalles de la solución:

  • Mi equipo

Sistema basado en solución opensource con cliente HTML5 para la proxificación de conexiones remotas.  El personal de la Diputación de Huelva autorizado para ello, accede mediante su certificado digital a través de la Intranet Corporativa, (IPH), y conecta de forma automática con su equipo físico, equipo corporativo basado en la distribución de Linux OpenSuse, el cual se plataforma de forma automática basado en la base de datos de gestión de la configuración. A partir de ese momento cuenta con las mismas aplicaciones y posibilidades de trabajo que cuando es encuentra físicamente en su puesto de trabajo.

  • Mi teléfono

Número telefónico virtual conectado a la centralita corporativa a través de la intranet corporativa IPH para facilitar tanto el envío como la recepción de llamadas. Se ha instalado un cliente VoIP HTML5 embebido que conecta con la centralita Asterisk con las credenciales del mismo de forma segura, dado que el acceso a IPH se encuentra protegido mediante certificado digital.

  • Chat Corporativo con sistema de videoconferencia

Sistema de Chat de software abierto tipo Whatsapp que permite la creación de grupos y el envío de cualquier tipo de información. Está basado en el sistema Rocket.Chat y además está conectado con un sistema de videoconferencia basado en Jitsi Meet.

Este sistema permite reuniones virtuales, en las cuales se pueden compartir documentos o aplicaciones para facilitar el trabajo en grupo. Además es multiplataforma y multidispositivo.

  • Sistema de Gestión de Tareas Corporativo

Sistema de gestión de proyectos y tareas basado en Redmine, herramienta de uso abierto. Aunque se utilizaba para algunos proyectos se ha extendido su uso a toda la organización. Se han creado proyectos para cada uno de los servicios permitiendo así establecer una distribución y seguimiento de cargas de trabajo.

  • Automatización de recogida de peticiones telefónicas o por correo

Basada en la solución de gestión de tareas Redmine, este sistema permite la inclusión automática de peticiones que lleguen por una línea de teléfono o dirigidas a una dirección de correo genérica. Se basa en la conexión de las API de Redmine y con la centralita asterisk a través de scripts que permiten ir navegando por distintas opciones, incluso detectar si la persona que llama tiene abierta alguna petición anterior e incorporar más información.

Este sistema nos está permitiendo centralizar las entradas de peticiones de información o de necesidades y luego devolverlas con las garantías de haber hecho una asignación y un seguimiento de las mismas.

Ventajas:

Independencia de soluciones empresariales y totalmente integrables en los sistemas de la Diputación de Huelva.

Financiación: Recursos propios.

Dificultades y costes:

La mayor dificultad el tiempo récord para ponerlas en marcha y acostumbrar a los RRHH de la organización a esta nueva forma de trabajar.

Contacto: Isidoro Aguilar Baeza | Antonio Álvarez Nuñez

Teléfono: 959494831 | 959494613

Correo electrónico: iaguilar@diphuelva.org | aalvarez@diphuelva.org

Dirección: C/ San Salvador, 14. 2ª planta.

Otras administraciones usuarias: Actualmente solo la Diputación de Huelva pero queremos que sea parcialmente extensible a los ayuntamientos de la provincia.

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