La vinculación de SMART BUILDING y SMART CITY en la gestión de los equipamientos municipales del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat

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Descripción corta:

El municipio de Sant Boi de Llobregat, con 82.809 habitantes y una extensión de 22 km2 aprox, es uno de los principales núcleos de población y punto estratégico en el sistema de comunicaciones de la provincia de Barcelona. A través del presente caso práctico se dan a conocer los detalles del proyecto puesto en marcha para la gestión integral e inteligente de sus equipamientos municipales, detallando la situación de partida y problemática inicial a resolver, los procesos llevados a cabo, la tecnología escogida para apoyarse y los resultados conseguidos y esperados.

Fecha:

Mayo de 2018.

Autores: Zeljko Kulic, Responsable del Servicio de Equipamientos Públicos del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat, y FAMA SYSTEMS, S.A.

Administración / Proveedor que lo propone: FAMA SYSTEMS es la empresa pionera y líder en nuestro país en el desarrollo de soluciones tecnológicas de Facility Management & Services, Smart Building, Gestión de Activos y Mantenimiento, así como soluciones para Smart Cities, Sostenibilidad y Movilidad. Aspectos como una oferta tecnológica completa y de calidad, gran experiencia, solidez y knowhow tras más de 20 años en el mercado y un alto grado de innovación y compromiso con sus clientes, la han convertido en el aliado tecnológico de importantes organizaciones y organismos públicos de nuestro país.

Área responsable del proyecto: Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: Consolidado.

Carácter innovador:

  • Unificación de todas las bases de datos existentes en los departamentos, facilitando el intercambio y cruce de datos para obtener toda la información consolidada y poder explotarla eficientemente.
  • Incorporación de tecnología GIS y planos interactivos a través de los cuales se puede navegar, consultar y actualizar información de forma ágil, así como trabajar simultáneamente sobre bases de datos compartidas.
  • Incorporación de APP orientada a la gestión del mantenimiento que permite, tanto los técnicos municipales como los proveedores externos, disponer de aplicaciones para Smartphone que permiten gestionar las órdenes de mantenimiento directamente desde el móvil, facilitando la movilidad y optimizando mejor el tiempo del operario.
  • Potente gestor documental integrado al sistema que posibilita al Ayuntamiento la ceración de sus propios informes personalizados con el objetivo de poder extraer, de manera rápida y sencilla, aquella información que considere más relevante (enfocados al mantenimiento de edificios y los costes derivados de ello).
  • Gestión del cementerio municipal dándole un tratamiento de “pequeña” Smart City.
  • Gestión integral y automatizada de todos los aspectos relativos al mantenimiento de todos sus equipamientos municipales.

Problemática:

Desde hace algunos años, el Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat utiliza la solución FAMA para la gestión global operativa y económica de los proyectos de inversión y obra que lleva a cabo.

Teniendo en cuenta los buenos resultados de estos años, el Ayuntamiento decide poner en marcha un nuevo proyecto para ampliar el ámbito operativo de la solución FAMA, con el objetivo de llevar a cabo de forma automatizada la gestión integral y el mantenimiento de todos sus equipamientos municipales.

Este nuevo proyecto también tiene como objetivo conseguir una gestión transversal de todos los departamentos del consistorio, facilitando la actualización, el acceso y la consulta de datos de forma interdepartamental.

Solución planteada:

FAMA AFM. Para adecuarse a la gestión actual del Área de Proyectos del Ayuntamiento, se ha planteado una solución que vincula los aspectos de Smart Building y Smart City para conseguir una gestión inteligente de las necesidades relativas a los equipamientos municipales del Ayuntamiento. De este modo, la solución se ha focalizado en los inmuebles de titularidad municipal, consiguiendo realizar la trazabilidad de lo ocurrido en cada propiedad.

Detalles de la solución:

A parte de información alfanumérica, otro aspecto determinante en este proyecto es la gestión gráfica de la información, pudiendo aplicar avanzados algoritmos de cálculo para representar información sobre planos.

Esta vinculación entre información gráfica e información alfanumérica se realiza a través de tecnología GIS, que convierte planos tipo CAD en planos interactivos, a través de los cuales se puede navegar, consultar y actualizar información.

El hecho de utilizar este tipo de tecnología, permite que varios departamentos trabajen simultáneamente sobre bases de datos compartidas, permitiendo sacar un mayor provecho de la información. Como ejemplo concreto de este proyecto, esta metodología de trabajo permite que tanto el departamento de RRHH como el departamento de mantenimiento de los edificios puedan actualizar la situación del inventario o la ubicación de las personas y ambos puedan ver las modificaciones en un mismo entorno gráfico.

Para evitar conflictos de accesibilidad, se ha parametrizado el sistema de modo que las modificaciones de información sólo se puedan realizar por el departamento correspondiente, pero siendo consultable por el resto.

Figura 1. Detalle de la información gráfica SMARTBuilding

En la figura 1 se puede observar toda la información gráfica implementada en este proyecto, se puede consultar la ubicación y distribución tanto de elementos de inventario (fancoils, termostatos, conductos de climatización, extintores, bocas de incendio…) y la ubicación de los puestos de trabajo, con información de la persona que lo ocupa. El visor GIS también dispone de consultas que representan información asociada sobre el plano, así como resaltar zonas que tengan órdenes de trabajo asociadas, elementos de inventario afectados por alguna reparación,…

Figura 2. Ejemplo de la consulta que retorna el nombre de la persona en el puesto de trabajo

Este dinamismo que permite la tecnología GIS aplicada, también facilita un rápido acceso a los elementos interactivos del plano, ya que seleccionando alguno de ellos podemos acceder directamente a su ficha para consultar toda su información al detalle.

Otro aspecto a destacar de este proyecto, es la gestión del mantenimiento vía APP. Tanto los técnicos municipales como los proveedores externos disponen de aplicaciones para Smartphone que permiten gestionar las órdenes de mantenimiento directamente desde el móvil, facilitando la movilidad y optimizando mejor el tiempo del operario.

Esta APP nativa desarrollada por FAMA, permite recibir las OT asignadas a un técnico, completar la información correspondiente, ver las tareas que tiene asociadas e incluso realizar y subir fotografías de la tarea realizada. Posteriormente, una vez realizada la orden de trabajo, el sistema envía la información al sistema.

La solución implantada en el Ayuntamiento de Sant Boi también dispone de un potente gestor documental integrado al sistema, que actúa como almacenaje de documentación y generador de informes. Este generador, que permite al usuario parametrizar sus propios informes, ha facilitado que el Ayuntamiento de Sant Boi pueda crear sus informes personalizados con el objetivo de poder extraer, de manera rápida y sencilla, aquella información que considere más relevante.

Los informes creados en este proyecto están enfocados al mantenimiento de edificios y los costes derivados de ello, dando lugar a informes que muestran, por ejemplo, los datos básicos de los edificios gestionados (como superficies, contratos que tienen asociados, datos físicos, la ficha técnica del edificio, su valor actual en función de las inversiones que se han ido realizando, etc.), así como los gastos derivados de las operaciones de mantenimiento, clasificados por proveedor, edificio, presupuesto total y presupuesto ejecutado, etc.

Figura 3. Informe del gasto total por partidas de mantenimiento
Figura 4. Ejemplo del porcentaje de horas y presupuesto ejecutado a la fecha del informe

RESULTADOS Y DATOS OBTENIDOS

La metodología de trabajo que se ha realizado en este proyecto, se ha centrado en esta primera fase, en el desarrollo completo de la información de un edificio, en este caso la Casa Consistorial, y se han parametrizado los diferentes catálogos, flujos y procedimientos de trabajo para poder verificar toda la funcionalidad.

A lo largo de esta primera fase, se han consolidado las distintas bases de datos existentes en el Ayuntamiento, depurando la información y llevando a cabo el cruce de datos entre ellas. Durante esta fase, los trabajadores municipales han podido acceder al sistema, verificar la integridad de los datos y completar todo aquello que han considerado necesario.

Este acceso paulatino al sistema facilita al usuario la adquisición de conocimiento y el manejo de la herramienta, en primer lugar, verificando y actualizando la información ya existente y, en segundo lugar, incorporando nueva información.

Desde el inicio de esta fase, ya han empezado a aflorar los primeros resultados: se han logrado unificar todas las actuaciones y expedientes que realizaba el ayuntamiento en los edificios municipales, se han conseguido grafiar todas las instalaciones del edificio, junto con los puestos de trabajo correspondientes, sobre un mismo plano CAD, con la finalidad de conocer el estado exacto de cada elemento y la disponibilidad de puestos libres y también se ha sectorizado el edificio por departamentos, pudiendo conocer la superficie y trabajadores que integran cada uno.

Figura 5. Informe estado obra, con avances, partidas presupuestarias y últimas fotos

En una segunda fase, la implantación del sistema en el consistorio, se ha generalizado al resto de equipamientos municipales, haciendo partícipes y permitiendo interactuar con la herramienta, a los gestores del ayuntamiento, técnicos municipales y empresas proveedoras. Así mismo, se ha relacionado cada expediente con su correspondiente naturaleza, con cada una de las ordenes de trabajo.

AMPLIACIÓN DEL ALCANCE INICIAL (CEMENTERIO MUNICIPAL)
UNA pequeña SMARTcity DENTRO DE LA SMARTcity del AYUNTAMIENTO

Esta tercera fase, se ha desarrollado aprovechando todas las posibilidades del FAMA SMARTcity, para la gestión de una pequeña ciudad dentro del macro-proyecto, la gestión del cementerio municipal.

Dicho equipamiento, ha sido remunicipalizado por el consistorio dando cumplimiento a la Directiva Europea 2006/123/CE y la Ley 2/1997 de servicios funerarios de Cataluña que fue modificada por el decreto legislativo 3/2010, creando por consiguiente una necesidad imperativa en el consistorio, para automatizar la gestión, flujos de trabajo y disponibilidad de los diferentes nichos, tumbas… y poderlas poner a disposición de cualquier empresa o ciudadano que requiera usar el servicio de inhumación.

Actualmente, se está realizando la integración de la plataforma FAMA Sant Boi con el portal web del ayuntamiento para centralizar la entrada de solicitudes provenientes de cualquier empresa funeraria, garantizando la trazabilidad y permitiendo mediante indicadores, dar cumplimiento a la reglamentación europea, española y catalana.

Figura 6. Detalle de la información gráfica SMARTCity, de nichos en propiedad

SIGUIENTES PASOS

Como se ha comentado, esta fase del proyecto se ha centrado en la gestión de SMARTbuildings y una pequeña SAMRTcity, aplicando la tecnología GIS a su interior, sin embargo, al tratarse de un proyecto mucho más ambicioso, en las siguientes fases se quiere aplicar la misma tecnología al conjunto del municipio. Para ello está previsto geolocalizar todos los elementos de vía pública, canalizaciones de agua, redes de saneamiento… y mostrarlo de manera interactiva sobre el plano. Esta tecnología permitirá a los gestores conocer el estado exacto de todos los activos de su ciudad, completar información y abrirla a sus ciudadanos para que conozcan qué actuaciones se están realizando en el municipio.

Este sistema también permite gestionar las OTs de vía pública, el gestor puede seleccionar un área del municipio a través del visor y crear una nueva orden de trabajo, como podría ser actuaciones de reasfaltado o poda de los árboles de una calle concreta. El propio sistema GIS incorpora un menú de selección que permite al gestor seleccionar qué capas de activos quiere grafiar sobre el mapa.

Figura 7. Visor de activos del municipio

Otro aspecto muy útil para los municipios es la posibilidad de configurar distintos visores que se adecuen a cada perfil de usuario, aquí por ejemplo encontraríamos visores configurados para que el gestor pueda ver toda la información, visores pensados para el ciudadano, para que sólo acceda a información de consulta o datos generales de los activos, o visores orientados a la toma de decisiones, para que el alcalde o los concejales puedan tomar decisiones más rápidamente.

Ventajas:

  • Convierte planos tipo CAD en planos interactivos, a través de los cuales se puede navegar, consultar y actualizar información.
  • Permite que varios departamentos trabajen simultáneamente sobre bases de datos compartidas, permitiendo sacar un mayor provecho de la información.
  • Rápido acceso a los elementos interactivos del plano.
  • Gestión del mantenimiento vía APP.
  • Potente gestor documental integrado al sistema, que actúa como almacenaje de documentación y generador de informes.
  • Unificar todas las actuaciones y expedientes que realizaba el ayuntamiento en los edificios municipales.
  • Grafiado de todas las instalaciones del edificio, junto con los puestos de trabajo correspondientes con la finalidad de conocer el estado exacto de cada elemento y la disponibilidad de puestos libres.

Financiación:

Pública

Personas de contacto en el proyecto:

Zeljko Kulic. Responsable del Servicio de Equipamientos Públicos del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat

Natalia Roig Sánchez. Gerente Comunicación & Marketing. FAMA SYSTEMS, S.A.

Teléfono: 93.225.39.98

Correo electrónico: natalia.roig@fama-systems.com

Dirección:

Gran Vía Carlos III, nº 98, pl. 3, Edificio TRADE Norte (08028) Barcelona

Web:

www.fama-systems.com

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