Sergio JiménezConsultor especialista en Transformación Digital para Administraciones Públicas y gobierno electrónico.

Manifiesto para la digitalización de las Administraciones Públicas

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PUBLICADO EN: ANALÍTICA PÚBLICA

El post de esta semana nos lo trae José Antonio García García, que ya pasó por aquí otra vez. José Antonio es miembro del Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologías de la Información de la Administración General del Estado y presidió ASTIC, asociación más representativa de dicho cuerpo. Ahora es Subsecretario del Ministerio de Consumo. Un gustazo tenerle por aquí de nuevo.

El pasado 30 de marzo, el Consejo de Ministros procedió a aprobar el Real Decreto por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Su objetivo es el desarrollo reglamentario derivado de la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en lo referido a la gestión electrónica de los procedimientos y el funcionamiento electrónico del sector público. En resumen, se viene a establecer y completar el marco normativo de la digitalización[1] de las Administraciones Públicas. 

Al objeto de aportar mi visión sobre cómo debe abordarse, de una forma práctica, ese proceso de digitalización de las administraciones públicas, he intentado trasladar la misma a un documento al que he dado forma de “Manifiesto”. Para la redacción del mismo he contado con la orientación, opinión y colaboración de distintos compañeros y expertos en la materia (Borja AdsuaraIsrael PastorJavier MoralesJosé Ángel Rodríguez y el propio anfitrión de este blog, Sergio Jiménez).  No falto a la verdad si aseguro que los aciertos que se incluyen se deben a ellos, y que las fallas, me tienen a mí como causante. En todo caso es necesario recalcar que del contenido que aquí se muestra, soy el único responsable.

Por otro lado, me gustaría incidir en la forma elegida para su publicación: vía manifiesto. Aunque en este momento, por muchas y variadas razones, no se considera oportuno el iniciar un proceso de adhesión al mismo, ya sea individual o colectivo, la conformación de estas ideas a través de la forma elegida permite el dotarlo de un contenido susceptible de mejora mediante las aportaciones que se puedan recibir. Ese proceso de mejora continua lo dotaría de cierto carácter de permanencia, permitiendo que en un futuro, de escasas probabilidades de ocurrencia, se asociara a su cumplimiento la concesión de un sello.

Por último y no menos importante, quiero agradecer a Sergio el que ponga a mi disposición su cada vez más visible y reputado blog. Creo que el contenido del Manifiesto entronca de manera natural con el contenido editorial de su blog. Solo espero que el contenido que aquí se presenta esté a la altura del resto de publicaciones.

Manifiesto para la digitalización de las administraciones públicas

La realidad económica, social y política está experimentando profundas transformaciones como consecuencia de una intensa adopción y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). 

Las Administraciones Públicas (AAPP), como uno de los factores fundamentales en la construcción de un espacio de convivencia compartida, no pueden permanecer ajenas a esta realidad, estando obligadas a adaptarse a este ya no tan nuevo contexto. 

Esta adaptación ha de desarrollarse en un doble sentido y siempre con el máximo respeto a los derechos individuales y colectivos. Por un lado, en lo que se refiere a los procedimientos  internos, fundamentales en el proceso de provisión de servicios. Por otro, en su función de intervención social.

La falta de respuesta ante este nuevo contexto, así como las carencias a la hora de explotar todas las capacidades que permite la tecnología, provocarán que una sociedad cada vez más polarizada, se encamine irremediablemente hacia la ruptura del contrato social a través de la desafección respecto de la labor de las AAPP, generando un grave riesgo en la cohesión y viabilidad del Estado social y democrático de derecho.

Desde el conocimiento de la diversidad en la que se produce la implantación de las TIC dentro de las AAPP en cuanto a su tamaño, presupuestos, cuantificación y cualificación de los medios humanos o disponibilidad de medios materiales u otras variables, con el presente Manifiesto, y circunscrito a la esfera de las TIC, se pretende sistematizar los puntos esenciales a tener en cuenta en el proceso de transformación hacia una Administración Pública Digitalizada, proceso basado en la utilización intensiva de la tecnología, el correcto uso de los datos y metadatos asociados que son debidamente seudonimizados, anonimizados o disociados cuando la normativa aplicable así lo requiera. 

Servicios digitales y políticas públicas

La digitalización es un proceso basado en la captura, tratamiento y gestión de los datos 

La digitalización de la organización es un proceso por el cual la información que se recoge y que tiene su origen en distintas fuentes, se traslada a un modelo de datos desde el que se realiza el ciclo completo de la gestión de las políticas públicas. 

Todo ello a través de un proceso totalmente electrónico y con el objetivo de ser uno de los pilares de la transformación administrativa y social, así como para facilitar las relaciones entre administraciones y añadir valor al desarrollo de la vida personal y profesional de la sociedad a la que sirve.

Los servicios públicos digitales deberán ser personalizados, proactivos y estar orientados al ciudadano, a sus capacidades y a la disponibilidad tecnológica existente en cada momento

Los servicios públicos digitales deben estar diseñados para facilitar el uso de los mismos con independencia de la formación de sus potenciales usuarios. Así mismo se priorizará la prestación personalizada y proactiva de los servicios digitales. Los servicios públicos digitales deben ir acompañados de las iniciativas de información y formación necesarias que faciliten y extiendan su uso.

El diseño de los servicios públicos digitales debe ser concebido a partir de la colaboración de todos los colectivos implicados, desde el responsable administrativo, el proveedor tecnológico, el responsable de diseño y el de desarrollo de producto, hasta el destinatario final del servicio.

Los servicios públicos digitales deberán ofrecer como resultado un producto o servicio que proporcione una utilidad finalista y que sea directamente demandado por el ciudadano. Para ello, las AAPP que intervengan en la provisión del servicio deberán cooperar para minimizar el número de interacciones con el peticionario del servicio.

En el objetivo de maximizar el número de procedimientos o servicios públicos digitalizados, la seguridad, la protección de datos, la identificación, el no repudio, la propia regulación del procedimiento administrativo o los mecanismos de contratación de servicios externos, no pueden esgrimirse como obstáculos para el desarrollo y puesta en marcha de servicios digitales no plenamente accesibles o funcionales.

La necesaria evaluación del componente tecnológico de los servicios públicos digitales debe estar asociada a la evaluación del procedimiento o servicio administrativo.

Los ciudadanos ostentan la titularidad de los datos y, tras la protección del honor y la intimidad de éstos, su utilización prioritaria debe ser la búsqueda del interés general

Los ciudadanos, colectivos u organizaciones son titulares de sus datos y tienen derecho a que se utilicen en pro del interés general. Las AAPP son simplemente los depositarios y administradores de esos datos. 

Independientemente del ámbito público o privado en que sean generados los datos, siempre que se caractericen por su valor social, se declararán de dominio público y deberán ser puestos a disposición de las AAPP para su posterior análisis y uso colectivo, convenientemente anonimizados, seudonimizados o disociados y con la protección y cumplimiento de los principios que determine la normativa relativa a la protección de datos. 

Impulso de la colaboración con los servicios digitales del sector privado en la provisión de servicios digitales administrativos

La recomendable integración con los servicios digitales del sector privado con el objetivo de fomentar y extender el uso de los servicios digitales administrativos debe realizarse desde la neutralidad, tanto tecnológica, como en lo referente a la posibilidad de permitir la participación de múltiples actores privados en cada servicio concreto. 

Se deberá asegurar el mismo nivel de protección y alcance en el tratamiento de los datos de los usuarios, en especial en lo que se refiere a su utilización en otros servicios digitales de las compañías privadas, que el establecido en las políticas de tratamiento de datos implementadas en la correspondiente AAPP. 

El acceso y gestión de los datos o documentos de los ciudadanos u organizaciones se debe realizar siempre a través de un repositorio centralizado y controlado por el titular de los mismos

Las AAPP establecerán los mecanismos para que toda persona física o jurídica disponga en un único repositorio centralizado los datos que esas AAPP tienen sobre cada uno de ellos, incluyendo por tanto, los generados por éstas, aquellos obtenidos de fuentes públicas o mediante servicios de seguimiento implantados en sus propios portales, así como los incluidos en el funcionamiento de los algoritmos utilizados en los procesos de decisión.

El acceso a los mismos por parte de las AAPP u otras organizaciones será de exclusivo control del propietario, incluyendo herramientas de trazado de acceso, consulta y utilización.

Las políticas públicas deben estar basadas en datos

La dirección política de las organizaciones públicas debe ser responsable de la orientación que se da a la intervención pública basada en el uso de los datos y la información.

La ciudadanía tiene derecho a conocer qué datos se emplean en el diseño, puesta en marcha, seguimiento y evaluación de las políticas públicas, cuestiones para las que se utilizarán cuadros de mando de seguimiento y análisis. 

El modelo de datos empleado en dichas tareas se conformará como la descripción más ajustada posible de la realidad, además de estar disponibles para su consulta y análisis, con las debidas salvaguardas en lo que respecta a la protección de datos de carácter personal.

La actuación y la decisión automatizada debe guiar la tramitación administrativa 

Las AAPP deben promover la actuación automatizada de los procesos y las decisiones, garantizando la neutralidad administrativa.

Toda persona física u organización tiene derecho a conocer qué datos han sido utilizados en la toma de decisiones automatizadas, incluyendo aquellos empleados en el entrenamiento o diseño de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial.

Este proceso, de un alto impacto en la organización en lo relativo a la gestión del conocimiento y de recursos humanos, debe situar los intereses de los usuarios como el elemento fundamental en su diseño y operación. 

La utilización de procesos automatizados, algoritmos o sistemas de inteligencia artificial debe ir asociado a la elaboración de una Guía donde se reflejen los aspectos fundamentales que los describen [2] , y en especial lo referente a su diseño, funcionamiento, mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, así como los datos utilizados en su configuración y aprendizaje.

Las TIC y los trabajadores públicos

Los trabajadores públicos tienen el derecho y el deber a desarrollar sus competencias digitales

En coherencia con las anteriores medidas, los trabajadores públicos tienen el derecho y el deber de desarrollar sus competencias profesionales digitales, tanto las genéricas, como las específicas de su puesto de trabajo.

El puesto de trabajo es digital

Cada puesto de trabajo en las AAPP debe contar con una descripción de las tareas a realizar y las herramientas TIC que hacen posible su correcto desempeño.

La dirección pública de las AAPP debe orientarse hacia las competencias profesionales, de manera que sea capaz de realizar sus responsabilidades de gestión pública en un entorno digital que no le sea extraño.

La digitalización como instrumento para aumentar la eficiencia administrativa

Todas las unidades deben contar con medios para conocer la efectividad de su acción.

Esos instrumentos se utilizarán en  la evaluación del desempeño de los trabajadores públicos, en la asignación de efectivos de las unidades en relación a su carga de trabajo y para ofrecer una rendición de cuentas en relación al nivel de actividad.

Organización y estrategia tecnológica

Gobernar la estructura interna de las TIC para conseguir un cambio organizativo efectivo

La imprescindible y continua renovación tecnológica debe ir en consonancia con el diseño de la gobernanza TIC. La misma no solo debe contemplar la propia organización de la unidad o unidades TIC, sino aquellas estructuras que permitan coordinarse y colaborar con las unidades de gestión o negocio al objeto de que las mismas sean conocedoras y puedan maximizar la potencialidad de la digitalización. 

Asimismo, la gobernanza TIC debe estar inserta dentro de un replanteamiento general de la arquitectura organizativa que venga a considerar como líneas de trabajo prioritarias, la intervención en la capacitación de los trabajadores, los procesos, los servicios, la cultura organizativa y, en suma, la creación de valor público. Todo ello bajo el la dirección y liderazgo del máximo responsable de la organización.

Las AAPP y la búsqueda de la independencia tecnológica

Cada organización debe orientarse hacia la búsqueda de la tecnología adecuada para el cumplimiento de sus objetivos.

Es imprescindible la búsqueda de alianzas con otras AAPP, estableciendo entornos donde la agregación de intereses y medios disponibles habilite el acceso a tecnologías y soluciones a las que sería imposible acceder de forma individual.

La consideración de las distintas alternativas basadas en la utilización del personal interno frente a la contratación externa, o el uso de software libre frente a soluciones propietarias o el empleo de compra pública innovadora en los sistemas de información, deberá realizarse después de un análisis omnicomprensivo de las distintas alternativas.

El proceso de mejora continua y la cultura de lo beta

En coherencia con las prácticas regulatorias basadas en entornos aislados, seguros y controlados de innovación, las soluciones tecnológicas a aplicar no deben orientarse hacia la resolución integral de la problemática en cuestión. 

La realidad organizativa y procedimental de las AAPP no puede transformarse radicalmente desde el adanismo digital, si no a través de iniciativas que vengan a alinear el necesario cambio tecnológico con la innovación procedimental y la gestión del nuevo conocimiento adquirido. 

Por ello, es imprescindible implementar soluciones parciales aplicadas a ámbitos concretos, que una vez demostrada su utilidad, puedan ser extendidas hasta alcanzar la globalidad de usuarios y problemática a resolver. 


[1] Tal y como se indica a lo largo del texto, el presente manifiesto tiene como objetivo analizar el proceso de digitalización de las AAPP, circunscribiéndose al ámbito TIC. Por ello, es necesario aclarar que en ningún caso se pretende tratar la también necesaria transformación digital de las AAPP, proceso que además de la digitalización, incluye, entre otros, aspectos relacionados con la selección y formación del personal, cuestiones de diseño organizativo y competencias atribuidas a las unidades gestoras o de tecnología o consideraciones respecto del análisis y reformulación de los procesos administrativos.

[2] En términos de desarrollo e implementación de sistemas de Inteligencia Artificial IA) se deberá promover una IA fiable. “La fiabilidad de la IA se apoya en tres componentes que deben satisfacerse a lo largo de todo el ciclo de vida del sistema: a) la IA debe ser lícita, es decir, cumplir todas las leyes y reglamentos aplicables; b) ha de ser ética, de modo que se garantice el respeto de los principios y valores éticos; y c) debe ser robusta, tanto desde el punto de vista técnico como social, puesto que los sistemas de IA, incluso si las intenciones son buenas, pueden provocar daños accidentales.” (Directrices éticas para una IA fiable)

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1 comment

  1. Buenos días,
    Consideramos que hay algunos elementos que podrían mejorar el manifiesto, como la necesidad de una Dirección Pública Profesional, la necesidad de cumplir con la obligatoriedad del uso de software ya desarrollado por las AAPP en cumplimiento del art. 157 de la Ley 40/2015, ENI y RAFME. Además de la potenciación de los servicios comunes en las AAPP. Es necesario un esquema de Gobernanza Digital multinivel de todas las AAPP en España y el control ex-ante y ex-post del gasto TIC por las Intervenciones y Cámaras o Tribunal de Cuentas.
    Sin embargo, ya es un paso necesario y en el camino correcto.
    Saludos y gracias

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