Francisco Javier SempereFuncionario de carrera del Cuerpo de Técnicos Superiores de Administración General de la Comunidad de Madrid (Grupo A, Subgrupo A1, Nivel 29), Máster en Tecnologías de la Información por el Instituto Nacional de Administración Pública, Máster en Alta Dirección de Gestión Pública por el Instituto Ortega y Gasset, Licenciado en Derecho por la Universidad de Alcalá de Henares.

Normas aplicables al uso de WhatsApp por las Administraciones

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PUBLICADO EN: PRIVACIDAD LÓGICA

Whastsapp ha llegado a las Administraciones Públicas y con la intención de quedarse. La presencia de las Administraciones en las redes sociales empieza a quedar obsoleta cuando la actual “moda” es prestar información a los ciudadanos, e incluso que puedan presentar trámites a través de la popular aplicación de mensajería móvil. Pero, ¿Es lícito este uso teniendo en cuenta las normas que regulan la actividad de las Administraciones o que son aplicables a las mismas?

Numerosas Administraciones han empezado a utilizar WhatsApp. Entre ellas, podemos citar los Ayuntamientos de Mataró, Olivenza, Almargen, Aracena, Ugena, Llanera y Cabra del Santo Cristo. No son todas, pero son las que hemos utilizado como ejemplos en este post, en el que se analizan las normas, al menos las más importantes, que deberían aplicarse al uso del WhatsApp por las Administraciones.

Encaje jurídico administrativo

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, determina las garantías mínimas de los ciudadanos respecto a la actividad administrativa, siendo su aportación más positiva la consagración de los derechos de aquéllos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Entre tales derechos destacan los relativos a obtener información y orientación, a que se facilite el ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones y a la presentación de sugerencias y quejas por retrasos o anomalías en el funcionamiento de los servicios público

Según el artículo 4 de la mencionada Ley, titulado el “Principio de servicio a los ciudadanos”:

“1. La actuación de la Administración General del Estado debe asegurar a los ciudadanos:

a) La efectividad de sus derechos cuando se relacionen con la Administración.
b) La continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las políticas fijadas por el Gobierno y teniendo en cuenta los recursos disponibles, determinando al respecto las prestaciones que proporcionan los servicios estatales, sus contenidos y los correspondientes estándares de calidad.
c) La Administración General del Estado desarrollará su actividad y organizará las dependencias administrativas y, en particular, las oficinas periféricas, de manera que los ciudadanos
d) Puedan resolver sus asuntos, ser auxiliados en la redacción formal de documentos administrativos y recibir información de interés general por medios telefónicos, informáticos y telemáticos.
e) Puedan presentar reclamaciones sin el carácter sin el carácter de recursos administrativos, sobre el funcionamiento de las dependencias administrativas.” Asimismo, el artículo 45 de la misma norma regula la incorporación de medios técnicos, y según su apartado primero:

“Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes”.

Por lo tanto, en una primera aproximación podemos considerar el uso del WhatsApp por parte de las Administraciones públicas como una herramienta o elemento más de los que se utilizan a la hora de prestar servicios a los ciudadanos, como un nuevo canal de comunicación.

Acudimos al Decreto 21/2002, de 24 de enero, por el que se regula la atención al ciudadano en la Comunidad de Madrid, para que a través de la redacción de su artículo 4, podamos conocer, a modo de ejemplo, los objetivos de un Sistema de Información al Ciudadano:

“a) Proporcionar a los ciudadanos e instituciones públicas y privadas información general y orientación sobre las dependencias y centros, servicios, procedimientos, ayudas y subvenciones competencia de la Comunidad de Madrid.
b)Proporcionar información especializada conforme a la normativa específica en cada caso.
c) Informar y orientar acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.
d) Ofrecer a los interesados información sobre el estado de tramitación de los procedimientos administrativos competencia de la Comunidad de Madrid y la identidad de las autoridades y el personal bajo cuya responsabilidad se tramitan.
e)Informar y orientar sobre el acceso al Sistema de Sugerencias y Reclamaciones y facilitar dicho acceso directamente.
f)Informar y orientar sobre el acceso al Sistema para la Tramitación Telemática de Procedimientos y facilitar dicho acceso directamente.
g)Suministrar otras informaciones de interés general”.

Asimismo, según el artículo 11.1 de la citada norma reglamentaria:

“Los ciudadanos podrán acceder al Sistema de Información al Ciudadano de la Comunidad de Madrid personalmente, en la Oficina de Atención al Ciudadano, en los Puntos de Información y Atención al Ciudadano y en las Oficinas de Información Especializada, por teléfono, por escrito o a través de Internet”.
En este sentido, algunos de los Ayuntamientos citados, han encuadrado el uso del WhatsApp como parte del servicio a los ciudadanos. Lo vemos claramente en la información que sobre su utilización se facilita en las respectivas páginas web de cada uno de los Ayuntamientos citados a continuación:

Ayuntamiento de Mataró
En esta primera fase los ciudadanos de Mataró pueden relacionarse a través de la herramienta de mensajería instantánea WhatsApp con el personal del Servicio de Atención Telefónica 010 del Ayuntamiento, con la posibilidad de realizar consultas, trámites, enviar quejas y sugerencias con imágenes, videos,…

Ayuntamiento de Olivenza
El servicio de “WhatsApp” y “Line” del Ayuntamiento de Almargen permite la difusión de mensajes de manera
gratuita desde el ciudadano al Ayuntamiento y viceversa con el fin de conseguir una comunicación más rápida, cómoda y que permita la comunicación con el Ayuntamiento a aquellos que no puedan desplazarse personalmente al consultorio para realizar sus consultas.

Ayuntamiento de Aracena
El Servicio de Atención al Ciudadano del Ayuntamiento de Aracena ha puesto en marcha el sistema de avisos de incidencias a través del sistema WhatsApp. A través de esta iniciativa se facilita al ciudadano una herramienta inmediata y gratuita para poner en conocimiento del SAC las incidencias surgidas en la vía pública (farolas fundidas, estado de la calzada, etc..) que, hasta ahora, sólo se podían hacer llegar a través del teléfono y directamente a este servicio.

Ayuntamiento de Ugena
Pone al servicio de los Ciudadanos un canal de mensajes instantáneos, para relacionarse a través de los teléfonos móviles denominados smartphones con una conexión a Internet. El Ayuntamiento ha apostado por este sistema, como una vía más dentro de la política de acercamiento y participación del ciudadano.

Protección de datos de carácter personal

Para darse de alta en el servicio que va a prestar alguno de los Ayuntamientos aludidos, usamos como ejemplo la información que facilitan dos de ellos:

Ayuntamiento de Almargen
El servicio y el alta en el mismo son gratuitos. Para ser dado/a de alta, solo hay que seguir los siguientes pasos:
1.- Enviar un mensaje de WhatsApp o Line al número 668829330 indicando nombre y los dos
apellidos. 2.- Agregar el número 668829330 a los contactos. (Esto es necesario para poder recibir correctamente los mensajes, puede fallar si no se sigue este paso).
3.- ¡Listo!

Ayuntamiento de Cabra del Santo Cristo
El servicio y el alta en el mismo son gratuitos. Para ser dado/a de alta, solo hay que seguir los siguientes pasos:
1.- Enviar un mensaje de WhatsApp al número 670 99 09 11 indicando nombre, los dos apellidos y D.N.I.
2.- Agregar el número 670 99 09 11 a los contactos. (Esto es necesario para poder recibir correctamente los mensajes, puede fallar si no se sigue este paso).
3.- ¡Listo!

A efectos de la aplicación de la LOPD, en primer lugar, es necesario que exista un fichero previamente creado mediante la correspondiente disposición de carácter general al tratarse de una Administración Pública (artículo 20 de la LOPD), aunque no sería necesario un fichero específico ya que podría utilizarse uno que fuese para la “Atención al ciudadano” (ir al tratamiento y no un fichero para cada cosa).

Consultamos el Registro de Ficheros de la AEPD, en el caso del Ayuntamiento de Úgena, y estos son los ficheros registrados:

“Agrupación municipal de voluntarios de protección civil”; “Alumnos, cursos, talleres de empleo”; “Alumnos y participantes en actividades deportivas”; “Ayudas y subvenciones”; “Expedientes sancionadores”; “Tarjetas estacionamientos de minusválidos”; “Gestión económica”; “Gestión tributaria”; “Licencias”; “Multas”; “Padrón”; “Personal/Recursos humanos”; “Registro entrada y salida de documentos”; “Registro de intereses de miembros de la Corporación”; “Registro animales de compañía”; “Registro Uniones de Hecho”; “Usuarios biblioteca”; “Usuarios guardería”; “Contribuyentes”; “Deudores/Acreedores”; “IVTM”; y “Padrón habitantes”.

No parece que esté inscrito (ni creado) y ni que pueda encuadrarse en alguno de los citados.

También hemos realizado una búsqueda como nombre de ficheros (búsqueda en general) “WhatsApp”. Resultado: ninguno encontrado.

Como ya apuntamos en el párrafo anterior, la Administración correspondiente va a ser responsable del tratamiento pero queda determinar cuál es la relación jurídica, a efectos de LOPD, entre la misma y WhatsApp. En otras palabras, si WhatsApp es un encargado del tratamiento, con lo que debería existir un contrato o similar con las condiciones del artículo 12 de la LOPD, o bien es un responsable. >> Sigue leyendo

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