Observatorio TIC Entidades Locales

Descripción corta:

Observatorio tecnológico para la explotación de datos estadísticos del estado y situación de los
servicios de TI de las administraciones públicas locales en Catalunya.

Fecha de elaboración del texto:

Texto elaborado para la candidatura a los Premios Mejor Iniciativa de Innovación, Mejores resultados obtenidos de grupos de trabajo colaborativos multidisciplinares, Mejor proyecto de Gestión de datos: Big Data / Apertura / Reutilización y Mejor proyecto en Transparencia y Buen Gobierno. CNIS 2019

Autores: Ignasi Fernández Hinojosa. Director de Informática y Sistemas de Información. Ayuntamiento de Pineda de Mar

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Pineda de Mar.

Área responsable del proyecto: Concejalía de Informática, Sistemas de Información y Servicios TIC.

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: Implantado.

Carácter innovador:

Este observatorio permite visualizar el estado actual del sector, tendencias y buenas prácticas. A su vez, permite generar sinergias entre diferentes administraciones públicas y tener datos que faciliten la gobernanza de los servicios.

Problemática:

La situación de inexistencia de datos abiertos o de un observatorio donde concentrar los datos referentes a los servicios de TI de las corporaciones locales hace necesario un depósito abierto con la información sobre el uso y recursos TI en las Entidades Locales, aunque existen diferentes plataformas donde mediante la filosofía de Open Data se pueden consultar datos de uso o indicadores de administración electrónica, datos sobre ejecución presupuestaria, datos estadísticos de los municipios…

Ante las preguntas habituales que se hacen los profesionales del sector de las Administraciones Públicas como, por ejemplo: ¿Cuántos trabajadores trabajan en tu Ayuntamiento? o ¿Cuántas personas están en tu equipo de Informática?, este Observatorio pretende y puede dar respuesta y asimismo establecer una serie de indicadores de referencia para poder comparar y valorar la situación individual de cada administración respecto la media establecida entre entidades de una misma tipología.

Solución planteada:

El proyecto del Observatorio TI de las Entidades Locales, tiene como principal objetivo poner de manifiesto la situación actual del sector de TI en las Administraciones Públicas Locales. Convirtiéndose el observatorio en un punto de encuentro de profesionales del sector y de referencia donde poder filtrar y comparar los datos de las diferentes entidades que han participado en un estudio.

En segundo término, este Observatorio, pretende poder reiterar el estudio -y mejorar algunos aspectos del mismo- para poder así visualizar las tendencias de algunos de sus indicadores. A su vez, existe la posibilidad de extender y ampliar la participación al mismo a más administraciones tanto en Cataluña como en el resto de España para facilitar y potenciar su utilidad.

Por último, el objetivo final del proyecto será poder elaborar con el tiempo un catálogo estándar de indicadores que permitan facilitar la puesta en valor de las tareas que se realizan dentro de TI en las diferentes corporaciones locales españolas.

Detalles de la solución:

El trabajo inicial se presentó en la 5.ª Jornada de la Comunidad de TI de Entidades Locales que se realizó el 16 de noviembre de 2018 en Pineda de Mar. En la jornada, donde participaron más de 70 profesionales del sector de TI de las administraciones públicas de Catalunya, se presentaron entre otros temas el presente proyecto. Ya en la jornada, se aprovechó para realizar una serie de preguntas básicas y sondear la situación real de los participantes para así poder definir el estado del arte.

Se han realizado entrevistas telefónicas e intercambiado correos electrónicos con diferentes responsables de TI de las provincias de Barcelona, Girona, Tarragona y Lleida. Igualmente se ha contactado con las diferentes Diputaciones Provinciales tanto para dar a conocer el proyecto, como para que también participen en el mismo. De estos contactos preliminares se han detectado ya una primera serie de ítems de interés que se han recogido en una encuesta electrónica formada finalmente por 60 preguntas en la que han participado más de 120 personas/entidades dando lugar a más de 80 respuestas válidas.

Finalmente, todos estos resultados se han incorporado en una plataforma de explotación de datos (Bussiness Intelligence) con Google Data Studio permitiendo la explotación y cruce de los diferentes datos en función de la provincia, comarca, tamaño de población y tipología de la administración que ha participado. Por último, y para poder contrastar los datos, se ha realizado una segunda encuesta también para el sector de TI pero en el ámbito privado, permitiendo así poder comparar algunos elementos e indicadores entre el ámbito privado y el ámbito público.

RESULTADOS:

Los resultados se pueden consultar y analizar en el portal web: http://www.observatoritic.cat dando actualmente visión a seis paneles principales de datos:

Datos generales y estadísticos.
Datos económicos.
Datos de TI dentro de las organizaciones.
Datos de infraestructura o inventario de TI.
Indicadores de Administración Electrónica.
Comparativa con el sector privado.

Todos los paneles permiten el filtrado y cruce de datos en función de la provincia, comarca, número de habitantes, así como el tipo de administración pública que ha participado en la encuesta. Un ejemplo de panel sería el siguiente:

Figura 2. Captura del panel de datos generales del Observatorio TIC

En la fig. 2 se puede visualizar fácilmente el número de recursos humanos existente actualmente en los servicios de TI mostrando por ejemplo que de media cada 63 empleados públicos, uno está dedicado a temas de TI o que para cada 8.427 habitantes hay una persona que trabaja dentro de los servicios de TI.

Figura 3. Captura del panel de datos del Observatorio TIC – TI dentro de las organizaciones.

En el caso del panel anterior (Figura número 3), podemos visualizar por ejemplo el grado de madurez de las diferentes administraciones donde consideran aún a los servicios de TI como centro solucionador de problemas. O como, uno de los principales problemas existentes, es que en los servicios de TI aún no se están utilizando ni catálogos de servicios ni memorias de servicios anuales. Estos indicadores reflejan de una manera clara la dificultad existente aún en el sector para poder utilizar, ponderar o medir aquellos indicadores que ponen en valor dentro de las organizaciones las tareas realizadas dentro de los servicios de TI.

Ventajas

El año 2018 ha sido el año de arranque de este proyecto. No tenemos datos con anterioridad para comparar o detectar la evolución positiva o mejorable del sector. Por lo tanto, los resultados 2018 son el punto de partida.
Se hace necesario mantener viva la llama de este observatorio para que la versión del 2019 sea aún más participativa y ofrezca resultados más concluyentes. Ya se han empezado a buscar tanto estrategias como aliados para hacer crecer este proyecto en todas las dimensiones que sea posible.
La situación de los servicios de TI es francamente crítica en muchas administraciones tanto por la falta de recursos humanos como económicos. Este observatorio puede ayudar tanto a las administraciones como a los servicios de TI de las mismas a visualizarse y a tener referencias para la toma de decisiones.
Se dispone por fin de un primer estándar donde podemos saber que actualmente en Catalunya, de media, cada 8.427 habitantes hay un recurso TI en su administración local, o que por cada 63 empleados públicos 1 está en TI. A partir de estos datos, libremente podremos comparar o analizar si la administración que tenemos en mente está por encima o por debajo de esta media.
Si la situación de TI es crítica, no lo es menos la de las administraciones que pretenden ir hacia una administración más eficiente, ágil, transparente y por qué no más innovadora sin todavía centrar su foco en TI y potenciar estos servicios.
No se tiene en mente la importancia de los datos económicos de los servicios de TI. TI no solo es un departamento de gasto, es una inversión de futuro. En las encuestas se ha denotado la falta información económica de los participantes. Hay que concienciar a los jefes y miembros de los servicios de TI que es importante tener en mente el peso económico dentro de las organizaciones, tanto como para defender proyectos como para poder garantizar otros nuevos. Indicadores como €/puesto de trabajo o €/trabajador son de ayuda para visualizar la necesidad de mantener o incrementar estos valores.
No disponer de un catálogo de servicios, de un gestor de incidencias o no efectuar una memoria anual es un rasgo significativo muy grave del estado y situación tanto de los servicios de TI, así como de la visión existente desde las diferentes organizaciones hacia sus servicios de tecnología. Se debe tomar conciencia de la importancia estratégica que tiene TI dentro de las organizaciones y esto, se empieza estableciendo y midiendo qué se hace y cómo se hace, para poder poner así en valor las tareas que se desarrollan.
La dispersión de recursos, sus, equipamientos, servicios e infraestructuras es un tema generalizado. Más equipamientos o servicios no significa más calidad. Se crece en servicios, en equipamientos, en dotación de servicios para los ciudadanos, pero no en la dotación humana o económica del servicio que debe garantizar la continuidad tecnológica.
La revolución de la Administración Electrónica, tiene que servir también para afianzar la importancia de los servicios de TI dentro de las corporaciones públicas. Por lo tanto, es importante tener medida de los indicadores que demuestran el uso de las tecnologías, el ahorro económico, el ahorro de recursos o el ahorro en desplazamientos que conlleva este viaje hacia la Administración Digital.
El observatorio ha venido para quedarse y sobre todo para que sea de utilidad a la comunidad de TI de las Entidades Locales.