Oficina de Protección de Datos y Seguridad. Diputación de Castellón

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diputacion de castellónDescripción corta:

La Diputación de Castellón ayudará a los municipios de menos de 20.000 habitantes de la provincia a actualizar su política de datos de acuerdo al nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos que ha entrado en vigor hace apenas dos días. Así, el Gobierno Provincial articulará este nuevo servicio por la innovación pública a través de la creación de una nueva Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad.

Fecha:

Junio de 2018.

Autor: Club de Innovación

Administración / Proveedor que lo propone: Diputación de Castellón

Área responsable del proyecto: Administración e Innovación Pública

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En ejecución.

Carácter innovador:

La Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad ejercerá sus funciones con total independencia, prestando la debida atención a los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y fines del tratamiento, dando reporte a los máximos órganos directivos de la Diputación de Castellón.

Problemática:

Desde el pasado 25 de mayo de 2018 resulta de aplicación directa a las Entidades Locales el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos quedando derogada la Directiva 95/46/CE por lo que se convierte en algo urgente e inaplazable la adopción de cuantas medidas resulten necesarias para permitir su estricto cumplimiento.

Además, el art. 37.3 del RGPD prevé la posibilidad de designar un único Delegado de Protección de Datos para varias autoridades u organismos públicos, de modo que la Diputación de Castellón puede acometer esta tarea también para los Ayuntamientos de la provincia de menos de 20.000 habitantes que así lo soliciten, así como para el sector público dependiente de ésta. Y teniendo en cuenta que el RGPD no impone una configuración determinada de la figura del Delegado de Protección de Datos, permitiendo el ejercicio de sus responsabilidades a través de un órgano colegiado, el presidente de la Diputación decidió crear mediante decreto la Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad.

Solución planteada:

Esta oficina nace con el objetivo de desarrollar las funciones previstas tanto en la normativa nacional como comunitaria relativas al Delegado de Protección de Datos así como todas aquéllas cuestiones relacionadas con el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad, tanto para la Diputación de Castellón, las entidades del sector público dependientes de la misma, como para los municipios de la provincia que se sitúan por debajo del umbral de los 20.000 habitantes que así lo soliciten.

Las funciones específicas que deberá realizar la Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad (recogidas en el siguiente apartado) deberán ser distribuidas entre los integrantes de la Oficina (citados también en el apartado posterior).

Además, se han encomendado al Servicio de Administración e Innovación Pública la contratación de una asistencia técnica que dé el soporte necesario para que la Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad pueda empezar a prestar servicio a la Diputación y a los Ayuntamientos lo antes posible específicamente en las funciones vinculadas al Delegado de Protección de Datos y al Servicio de Recursos Humanos que disponga la creación de una plaza específica de Delegado de Protección de datos en cuanto la normativa así lo permita.

La Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad ejercerá sus funciones con total independencia, prestando la debida atención a los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y fines del tratamiento, dando reporte a los máximos órganos directivos de la Diputación de Castellón.

Detalles de la solución:

Funciones encomendadas

  • Informar y asesorar al responsable, al encargado y empleados.
  • Supervisar el cumplimiento incluyendo asignación de responsabilidades, concienciación y formación del personal.
  • Asesorar acerca de la evaluación de impacto y supervisar su aplicación.
  • Cooperar con la autoridad de control.
  • Actuar como punto de contacto en cuestiones relativas al tratamiento de los datos, incluyendo las consultas previas.
  • Asesorar y supervisar el cumplimiento de principios relativos al tratamiento, como los de limitación de finalidad, minimización o exactitud de los datos.
  • Asesorar y supervisar que se han definido plazos de conservación para los datos y que existen y se aplican procedimientos correctos para su destrucción cuando corresponda.
  • Supervisar que los tratamientos disponen de bases jurídicas o legitimación.
  • Asesorar sobre la compatibilidad de finalidades distintas de las que originaron la recogida inicial de los datos.
  • Asesorar sobre la existencia de normativa sectorial que pueda determinar condiciones de tratamiento específicas distintas de las establecidas por la normativa general de protección de datos.
  • Asesorar y supervisar el diseño e implantación de medidas de información a los afectados por los tratamientos de datos (cláusulas).
  • Asesorar y supervisar que existen mecanismos de recepción y gestión de las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los interesados.
  • Supervisar las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los interesados.
  • Supervisar la diligencia en la contratación de encargados de tratamiento, incluido el contenido de los contratos o actos jurídicos que regulen la relación responsable-encargado.
  • Asesorar y supervisar sobre los instrumentos de transferencia internacional de datos adecuados a las necesidades y características de la organización y de las razones que justifiquen la transferencia.
  • Asesorar y supervisar el diseño e implantación de políticas de protección de datos.
  • Revisar los controles y auditorías de Seguridad y protección de datos y reportar conclusiones a la Dirección.
  • Supervisar la primera versión de los registros de actividades de tratamiento así como los cambios que se realicen en los mismos.
  • Asesorar y supervisar los supuestos de necesidad de realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.
  • Asesorar, revisar y validar los análisis de riesgo y Evaluaciones de Impacto realizados.
  • Asesorar y supervisar la implantación de las medidas de protección de datos desde el diseño y protección de datos por defecto adecuadas a los riesgos y naturaleza de los tratamientos.
  • Asesorar y supervisar en la Implantación de las medidas de seguridad adecuadas a los riesgos y naturaleza de los tratamientos.
  • Supervisar los procedimientos de gestión de violaciones de seguridad de los datos, incluida la evaluación del riesgo para los derechos y libertades de los afectados y los procedimientos de notificación a las autoridades de supervisión y a los afectados.
  • Comunicar las violaciones de seguridad a las autoridades e interesados cuando se requiera.
  • Asesorar y supervisar los supuestos de necesidad de realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.
  • Supervisar las evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.
  • Mantener las relaciones con las autoridades de supervisión.
  • Mantener el contacto con los interesados.
  • Asesorar y supervisar en el diseño de programas de formación, concienciación y sensibilización de usuarios.
  • Reporta periódicamente a Dirección sobre el estado de cumplimiento en la materia y las acciones que haya que acometer así como reportar ante incidencias y circunstancias que se produzcan puntualmente.

Componentes de la Oficina Provincial de Protección de Datos y Seguridad

Según el propio Decreto de creación, modificado en fecha 7 de junio de 2018, la citada Oficina está compuesta por los siguinetes empelados públicos:

  • Borja Colón de Carvajal Fibla, Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública, como representante de la Oficina ante la Agencia Española de Protección de Datos así como ante los interesados y/o afectados que así lo requieran.
  • Manuel Pesudo, Secretario General de la Diputación.
  • Antonio Sáez, Jefe del Servicio de Informática, que se integra en la misma como responsable de la seguridad para la Diputación de Castellón en los términos establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad, debiendo abstenerse en aquéllas decisiones en las que pueda existir conflicto de intereses en el ejercicio de sus responsabilidades.
  • Álvaro Porcar, Jefe de Sección de Informática Municipal.
  • Mónica Marí, Jefa del Servicio de Recursos Humanos.
  • Mª Ángeles Guillamón, Asesora Jurídica adscrita al Servicio de Gestión, Inspección y Recaudación.
  • Sandra Cañamás, Auxiliar Administrativa de Actas y Decretos, que ejercerá las funciones administrativas de secretaría de la Oficina.

Ventajas:

  • Mejora de la prestación de servicios públicos al ciudadano de la provincia de Castellón.
  • Igualdad de oportunidades en todos y cada uno de los 135 municipios de Castellón.
  • Cubre la falta de profesionales especializados en materia de protección de datos de los ayuntamientos más pequeños con los de la Diputación.
  • Esta oficina contribuye al asesoramiento que el Gobierno Provincial realiza con los municipios más pequeños de la provincia a la hora de impulsar la innovación pública y la transparencia.
  • Permite que todos los ayuntamientos, independientemente del tamaño, tengan herramientas para seguir siendo lo más eficaces y útiles a sus ciudadanos en Castellón.

Financiación:

Pública

Personas de contacto en el proyecto:

  • Borja Colón de Carvajal Fibla

Teléfono:

964 359 854

Correo electrónico: 

Dirección:

Plaza de las Aulas, 7. 12001. Castellón de la Plana.

Desde el 25 de mayo hemos actualizado nuestra forma de comunicarnos contigo debido a la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

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