Portal PROFE: Programa de Formación de Empleados

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Descripción corta:

A través del portal PROFE se hace posible la gestión integral digitalizada del ciclo formativo del Ayuntamiento de Madrid, desde la identificación de necesidades formativas de las distintas áreas de gobierno en este aspecto, hasta la implementación última y completa del plan de formación.

Fecha de elaboración del texto: Texto elaborado para la candidatura al Premio mejor proyecto consolidado de transformación digital y cambio cultural y Premio mejor iniciativa de innovación. CNIS 2020

Autor: Patricia Orden Quinto

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Madrid

Departamento / organismo que lo presenta: Dirección General de Planificación de Recursos Humanos

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En curso de implementación

Carácter innovador:

La plataforma PROFE del Ayuntamiento de Madrid es un referente en la Administración española en gestión de formación. Las mejoras y avances implementados podrían ser exportados a otras Administraciones Públicas necesitadas de esta herramienta. La gestión integral del proceso formativo, desde la detección de necesidades hasta el final del ciclo formativo, ofrece funcionalidades que dotan a esta plataforma de una utilidad innegable.

Problemática:

El Ayuntamiento de Madrid tenía la necesidad de renovar el sistema de gestión de formación, con la meta de ofrecer este servicio a sus trabajadores de un modo más eficiente. En el año 2017 se inicia el proyecto PROFE. Gracias a la colaboración de la EFAM con el IAM (Organismo Autónomo Informática de Ayuntamiento de Madrid), y tras la adjudicación del contrato, se pone en marcha el proyecto, que no se reduce a la utilización de una herramienta tecnológica, sino que trata de abordar un cambio cultural en la formación haciendo posible la gestión del ciclo formativo completo del Ayuntamiento, desde la identificación de necesidades de las distintas áreas de gobierno en este ámbito, hasta la gestión completa del plan de formación.

Solución planteada:

El Ayuntamiento de Madrid tenía la necesidad de renovar el sistema de gestión de formación, con la meta de ofrecer este servicio a sus trabajadores de un modo más eficiente. En el año 2017 se inicia el proyecto PROFE. Gracias a la colaboración de la EFAM con el IAM (Organismo Autónomo Informática de Ayuntamiento de Madrid), y tras la adjudicación del contrato, se pone en marcha el proyecto, que no se reduce a la utilización de una herramienta tecnológica, sino que trata de abordar un cambio cultural en la formación haciendo posible la gestión del ciclo formativo completo del Ayuntamiento, desde la identificación de necesidades de las distintas áreas de gobierno en este ámbito, hasta la gestión completa del plan de formación.

En junio de 2018 se pone en producción la primera fase del proyecto PROFE. Esta fase consistió en la implantación del módulo para la detección y análisis de las necesidades de formación de las distintas áreas de gobierno del Ayuntamiento de Madrid. Los interlocutores de cada área de gobierno plantearon propuestas de formación para sus propios departamentos, así como para toda la entidad. Este proceso continuó hasta el mes de noviembre de 2018, cuando se dio por finalizado el estudio de estas necesidades y se tradujeron en el Plan de Formación del Ayuntamiento de Madrid para 2019.

La segunda fase se implantó en enero de 2019, en la que se abrió el proceso de solicitudes de formación a todos los empleados municipales a través de PROFE, para ejecutar el Plan de Formación.

Una vez implantada la solución tecnológica para la gestión integral de la formación, el reto del año 2020 es orientar el Plan de Formación a los objetivos de la Estrategia, a saber, mejorar la calidad de las actividades formativas, flexibilizar la herramienta para adaptarse a las necesidades formativas de cada área de gobierno del Ayuntamiento que sirva para la mejora del servicio al ciudadano, facilitar la promoción interna mediante cursos virtuales y dar un sentido y una orientación práctica a la formación a través de la definición de itinerarios de formación certificados por la EFAM.

Detalles de la solución:

En concreto, PROFE, recoge las siguientes funcionalidades que abarcan todo el ciclo formativo:

Funcionalidades de gestión interna EFAM:

En el ejercicio de las competencias atribuidas a la Escuela de Formación del Ayuntamiento de Madrid, sus integrantes (de acuerdo con los perfiles asignados) podrán realizar todas las gestiones encomendadas a través de PROFE:

  • Estudio de necesidades formativas.
  • Elaboración de los Planes de Formación anuales conforme a la estructura y condicionantes que se determine.
  • Gestión de la ejecución de las actividades formativas (gestión de ediciones).
  • Gestión de Alumnos en cuanto a la información relacionada con procesos formativos (datos de formación –recibida y solicitada-, asistencia, aprovechamiento, evaluación, homologaciones, documentación personal).
  • Gestión de Formadores y Coordinadores, en todas sus tipologías, en cuanto a la información relacionada con procesos formativos.
  • Gestión de Empresas y formadores externos.
  • Gestión de Aulas.
  • Gestión de Inventario, en lo que se refiere a materiales asociados tanto a las aulas como a las propias ediciones.
  • Gestión de recursos formativos:
  • Contenidos Formativos y Documentación de Formación (programas, documentos y materiales multimedia que sirven de apoyo en la impartición de ediciones).
  • Materiales Didácticos (materiales virtuales de apoyo en la impartición de ediciones).
  • Gestión de la Evaluación de las actividades formativas, tanto cuantitativa como cualitativa, desde el punto de vista de los diferentes “agentes” que intervienen en la edición –alumnos, formadores, coordinadores, etc.-.
  • Gestión económica de los pagos a los distintos proveedores de la formación, tanto internos como externos, y empresas.
  • Generación de informes de gestión, necesarios para el seguimiento y control de la gestión.

Funcionalidades para los trabajadores municipales.

Los trabajadores municipales tendrán plena capacidad para gestionar cualquiera de los elementos que conforman su formación:

  • Cada empleado municipal podrá acceder a su plan de formación, que contendrá toda la información relativa a su historial formativo desde su incorporación como empleado público.
  • Las solicitudes de las actividades formativas se realizarán en dicho portal durante los plazos establecidos.
  • El empleado municipal solo accederá a las actividades formativas que le correspondan según los criterios establecidos en el Plan de Formación, es decir, solamente a aquellas actividades formativas de las que sea destinatario.
  • Podrán ver el estado de sus solicitudes.
  • Podrán ver si se encuentran autorizadas o rechazadas y los motivos del rechazo.
  • Los alumnos podrán acceder a las listas de espera.
  • El sistema realizará un ajuste automático de las funciones anteriores cuando se produzca un cambio de puesto de trabajo del empleado municipal.
  • Podrá acceder al calendario formativo.
  • Si la EFAM así lo determina, el empleado municipal podrá elegir fechas de asistencia a las actividades formativas.
  • Podrá ver las fechas de celebración de las actividades formativas autorizadas.
  • Podrá ver un calendario personalizado con las fechas de cada una de las ediciones de actividades formativas a las que está convocado.
  • Podrá realizar las modificaciones que se determinen como permitidas y dentro de los plazos establecidos.
  • El alumno podrá recibir comunicaciones personalizadas sobre cada una de las actividades formativas solicitadas y sobre cualquier variación en su plan formativo.
  • Podrá comunicar su aceptación o rechazo a la asistencia a las actividades formativas a las que sea convocado.
  • Podrá acceder a los justificantes de asistencia y/o aprovechamiento de las actividades formativas realizadas, pudiendo descargarlos e imprimirlos en cualquier momento.
  • A través de dicho portal, si así lo determina la EFAM, el alumno evaluará las actividades formativas a las que haya sido convocado.
  • Incorpora la opción de un Plan de Aprendizaje Personalizado.

Funcionalidades para formadores y coordinadores internos y externos.

Los formadores y coordinadores internos (empleados públicos municipales) y los formadores y coordinadores externos (personal no municipal) a través del portal del empleado/colaborador municipal, podrán realizar las siguientes gestiones en PROFE:

  • Incorporar su currículo vitae y mantenerlo actualizado.
  • Modificar en cualquier momento los datos que se determinen como modificables.
  • Recibir comunicaciones personalizadas sobre cada una de las actividades formativas por cualquiera de los medios de comunicación establecidos.
  • A través de dicho portal, el formador/coordinador evaluará las actividades formativas en las que haya participado.
  • Existirá un calendario personalizado con las fechas de cada una de las actividades formativas que el formador/coordinador tiene asignadas.
  • Adicionalmente, los formadores y coordinadores internos, podrán incorporarse a la base de datos de formadores/coordinadores indicando sus capacidades para la prestación de dichas funciones.

Funcionalidades para las empresas formadoras.

Las empresas formadoras, a través del portal del empleado/colaborador municipal, en Extranet o Internet, podrán realizar las siguientes gestiones en PROFE:

  • Incorporar sus datos y mantenerlos actualizados.
  • Modificar en cualquier momento los datos que se determinen como modificables.
  • Recibir comunicaciones personalizadas sobre cada una de las actividades formativas por cualquiera de los medios de comunicación establecidos.
  • Existirá un calendario personalizado con las fechas de cada una de las actividades formativas que la empresa tiene asignadas.
  • Enviar ficheros en distintos formatos, tales como los resultados de asistencia/participación, aprovechamiento, evaluación de las actividades, etc.

Funcionalidades para los autorizantes.

Los responsables de autorizar las actividades formativas de los trabajadores municipales asignados a su unidad, a través del portal del empleado/colaborador municipal, podrán realizar las siguientes gestiones en PROFE:

  • Autorizar o denegar las peticiones formuladas, indicando en este último caso los motivos de denegación.
  • Autorizar peticiones de formación (solicitudes de alumnos) fuera de los plazos establecidos, según criterios establecidos por la EFAM.
  • Recibir comunicaciones personalizadas sobre la asistencia del personal municipal asignado a su unidad de cada una de las actividades formativas
  • Acceder a las fechas de celebración de las actividades formativas del personal asignado a su unidad administrativa.
  • Acceder al histórico formativo del personal de su unidad.
  • Acceder a las estadísticas de formación de su unidad.
  • Si la EFAM así lo configura, el autorizante podrá, a través de dicho portal, evaluar el desempeño posterior en el puesto de trabajo del personal de su unidad respecto a las actividades formativas en las que haya participado.

Funcionalidades para los interlocutores de formación.

Los interlocutores, personal municipal responsable de detectar y gestionar las necesidades formativas del conjunto de unidades orgánicas bajo su cargo (denominadas áreas funcionales y definidas explícitamente por la EFAM dentro de una estructura orgánica específica para Interlocutores), así como la red de Autorizantes asociada a esa estructura, a través del portal del empleado/colaborador municipal, podrán realizar las siguientes gestiones dentro de su ámbito a través de PROFE:

  • Realizar propuestas de actividades formativas en cualquier momento (propuesta de necesidades formativas puntuales),
  • Elaborar anualmente la propuesta de actividades formativas de su unidad (propuesta formalizada de necesidades formativas).
  • Conocer los costes de la formación de su estructura en cada momento.
  • Conocer el estado de las actividades formativas de su estructura.
  • Elaboración de la propuesta de calendario formativo anual de las actividades formativas aceptadas.
  • Acceder a las estadísticas formativas de su estructura.

MÓDULO DE INTEGRACIÓN.

Para una gestión completa y global, resultaban indispensables las integraciones con otros sistemas ya existentes en el Ayuntamiento de Madrid, y que la nueva aplicación PROFE ya contempla:

Sistema de recursos humanos.

El Ayuntamiento de Madrid tiene implantado el módulo SAP RH como sistema de gestión de Recursos Humanos. Este sistema mantiene la información actualizada sobre todos los empleados de la institución, así como de la estructura organizativa de la misma.

Con PROFE, está en producción una interfaz diaria que mantiene e incorpora, en batch, los siguientes intercambios con el Sistema de RR. HH.:

  • De Recursos Humanos a Escuela de Formación: datos identificativos necesarios de los empleados municipales activos (plantilla), y estructura orgánica municipal (dependencias y puestos, así como la estructura de autorizantes).
  • De Escuela de Formación a Recursos Humanos: certificaciones de actividades formativas de los empleados municipales.

Otras plataformas de formación.

La Escuela Municipal de Formación utiliza internamente la plataforma Moodle para soporte de sus cursos de formación virtual, pero los alumnos también reciben cursos de formación virtual sobre plataformas externas.

La nueva aplicación de gestión PROFE se integra con esta plataforma interna, así como otras plataformas externas con formatos preestablecidos, al menos con las siguientes funcionalidades o prestaciones:

  1. Cursos: desde la aplicación de gestión se cargan automáticamente en Moodle, la definición de aquellas actividades formativas que se definan como de impartición virtual o mixta.
  2. Alumnos: Envío de alumnos convocados, desde la aplicación PROFE a la plataforma de formación virtual interna o externa.
  3. Calificaciones: recepción de calificaciones de alumnos correspondientes a cursos realizados en plataformas de formación virtual, para su carga en PROFE.
  4. Recepción de cuestionarios de evaluación cumplimentados en plataformas de formación virtual internas o externas para su carga en PROFE.

Sistema de control de presencia.

Las aulas de los centros de formación del Ayuntamiento de Madrid, incorporan un sistema de control de presencia, en base a terminales de control conectados a la red municipal, de modo que el control de asistencia a las actividades formativas se realiza a través de ese sistema.

Cuando un empleado entra en el aula para asistir a un curso, registra su entrada en el sistema, y cuando sale del aula también su salida. Este par de movimientos se recupera y se envía al sistema de gestión de la formación, que los debe incorporar automáticamente a la información de la asistencia del empleado a una edición de una actividad formativa, sin necesidad de un control manual de la misma. PROFE contempla esta integración, para lo que recibe todos datos por cada movimiento.

Archivo electrónico y Portafirmas.

Se pretende que en la gestión soportada en la nueva aplicación se contemple el almacenamiento de toda la documentación en el Archivo Electrónico municipal y la utilización de la firma electrónica en los procesos de gestión.

Para la integración en el Archivo Electrónico, se ha identificado y solicitado la creación de las series oportunas dentro del cuadro de clasificación para, de este modo, almacenar toda la documentación de los expedientes en el Archivo Electrónico. Para la integración se debe hacer uso de los servicios web que permiten realizar todas las operaciones necesarias de creación, modificación, actualización y borrado de expedientes y documentos.

En el Ayuntamiento de Madrid el proceso de firmas se gestiona en la aplicación denominada “Portafirmas”, basada en la solución de la Secretaría General de Administración Digital de la Administración General del Estado, integrada con el Archivo Electrónico, por lo que PROFE se ha conectado también con ésta sobre la base de servicios web disponibles y siguiendo el siguiente proceso:

  • La nueva aplicación realizará una llamada a Portafirmas, pasándole la referencia del Archivo Electrónico del documento a firmar y el flujo de firmas.
  • Una vez firmado el documento, Portafirmas almacenará la firma electrónica en el Archivo Electrónico asociado al documento firmado, lo marcará como documento final, y devolverá a la aplicación origen el resultado de la gestión.

Portal de transparencia y open data.

Los datos del Plan de Formación, deberán proporcionarse tanto al Portal de Transparencia como al de Open Data, para lo que se han desarrollado los procesos de extracción necesarios con una ejecución periódica.

Ventajas:

Se trata de un proyecto que presenta beneficios para todos los empleados. Supone ventajas tanto para la entidad, como para los propios trabajadores.

Para los agentes que intervienen en el proceso formativo (interlocutores, coordinadores, formadores y responsables de formación) PROFE se convierte en un portal único para gestionar sus relaciones con la EFAM y, sobre todo, para el alumnado, PROFE facilita una información más completa, transparente y actualizada de toda su actividad formativa, quedando todo unificado través de un solo portal:

  • Las personas en el centro
    Permitirá identificar, gestionar y analizar las necesidades formativas de las áreas de gobierno del Ayuntamiento, en base al ajuste persona-puesto y plan de carrera de los empleados que las componen. Como resultado, serán los propios trabajadores los que podrán solicitar los cursos del Plan de Formación que se ha diseñado como resultado del estudio de necesidades realizado.
  • Un ecosistema de formación
    El proyecto PROFE posibilitará involucrar a todas las personas implicadas en los procesos formativos: desde los responsables de las distintas áreas de gobierno, pasando por los propios trabajadores y coordinadores, hasta los formadores internos y externos al Ayuntamiento. La comunicación entre todas las partes se vuelve sencilla y directa.
  • Agilidad
    Reduce la carga administrativa, generando toda la información necesaria para los ciclos de formación de una forma automatizada y centralizada. Desde el portal PROFE, el Ayuntamiento puede realizar una planificación y seguimiento más eficaces de las actividades formativas y monitorizar el estado de todas ellas de un vistazo.
  • Cero papel
    PROFE es una solución sostenible y respetuosa con el medio ambiente, no siendo necesario el uso de papel. Todas las tareas administrativas se realizan mediante firma y archivo electrónico.
  • Optimización de procesos
    En definitiva, el portal PROFE optimiza todos los procesos de formación. Para ello, posibilita el estudio de las necesidades de las áreas del gobierno, la realización de solicitudes de información, la ejecución del plan de formación (actividades formativas, contenidos, proveedores de formación, control de asistencia, cuestionarios de satisfacción, generación de certificados y gestión administrativa), la gestión de aulas e
    inventario, la generación de informes y datos estadísticos, así como las integraciones con otros sistemas (como con el gestor documental municipal, el Moodle corporativo, el Portal de Transparencia, firma electrónica y OpenData).Por tanto, se ha conseguido la optimización de la gestión formativa y centralización de la misma a través de la aplicación PROFE que presenta las siguientes funcionalidades y objetivos:

    • Acceso por web (https://profe.madrid.es) mediante las claves de AYRE (intranet de los empleados del Ayuntamiento de Madrid y sus OO. AA.) para solicitud de cursos. PROFE es accesible desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil), las 24 horas del día y los 365 días del año.
    • A la hora de solicitar la formación, a cada trabajador se le ofrece únicamente las actividades de las que sea destinatario/a, no como en planes anteriores. De esta forma, se consigue una oferta formativa ajustada al perfil de cada solicitante.
    • Calendarización de las acciones formativas, de manera que cuando se hace la solicitud de los cursos se puede establecer un orden de preferencia a la hora de elegir fechas.
    • Información detallada sobre denominación del curso, fecha de impartición y aula reservada al mismo.
    • Soporte telefónico de incidencias durante la inscripción por la EFAM.
    • Conocimiento en tiempo real del estado de las solicitudes.
    • Los autorizantes deben motivar las posibles denegaciones pudiendo ser objeto de consulta por el trabajador o trabajadora. Además, se puede parametrizar la asistencia y calcular la compensación.
    • Impresión de los certificados de cursos realizados en la Escuela de Formación del Ayuntamiento de Madrid desde el año 1997.
    • El historial formativo de alumnado, coordinadores y formadores será accesible y transparente, según LOPD.
    • El alumno o alumna podrá configurar en su perfil la forma de comunicación (avisos por email y/o SMS)
  • La formación en datos:

Contactos:

Antonio Sánchez Diaz. Director General de Planificación Y Programación de Recursos Humanos.
Ayuntamiento de Madrid.

Correo:

Teléfono: 91 588 17 09 | 91 588 10 66

Correo electrónico: 

Direcciones: C/ Bustamante 16. 2A. 28045 Madrid

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