Programa para la remisión electrónica de expedientes administrativos a las unidades de Intervención de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha

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Descripción corta:

Con la declaración del estado de alarma y en un plazo de dos días se transformó el procedimiento y la tecnología necesaria para la remisión de expedientes para su fiscalización/contabilización de manera telemática asegurando la continuidad y el rigor en los pagos, permitiendo el cumplimiento de las medidas de confinamiento y reforzando el modelo de trabajo para darle continuidad ante posibles bajas laborales. Para ello ha sido fundamental una pequeña adaptación de la herramienta de ticketing de incidencias informáticas que ha servido como herramienta por el que se remiten expedientes y se efectúa la comunicación con el gestor.

Fecha de elaboración del texto: Abril 2020

Autor: Intervención General /Dirección General de Administración Digital

Administración / Proveedor que lo propone: Junta de Comunidades de Castilla la Mancha

Área responsable del proyecto: Intervención General /Dirección General de Administración Digital

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En producción desde el 24 de marzo de 2020.

Carácter innovador:

Adaptar de manera inmediata el procedimiento de tramitación de expedientes en una situación excepcional para garantizar la continuidad de los pagos. Dada la inmediatez requerida se ha utilizado una tecnología existente con pequeñas adaptaciones para su nuevo fin, se ha realizado una reingeniería del procedimiento contable, simplificándolo y sin perder rigor en el control de la gestión, y se han dictado las normas jurídicas oportunas. Todo ello en un plazo brevísimo de tiempo.

Problemática:

La problemática es común en muchas administraciones. Los distintos sistemas informáticos de gestión de expedientes electrónicos se han diseñado al margen o de forma ajena al procedimiento presupuestario y contable.Esto ha forzado que a la hora de ejercer la función interventora, y para posibilitar la puesta a disposición del expediente completo, se haya buscado distintas soluciones (diseño de una aplicación de remisión como IRIS en la IGAE o habilitar al Interventor en varios sistemas informáticos de gestión).

La estrategia de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha es la de la imbricación del sistema económico financiero con los principales gestores de expedientes de gasto (gestor de contratación, subvenciones, nominas) de tal modo, que se posibilite la supresión del documento contable y permita una verdadera transformación de la labor de los órganos de control, minimizando las comprobaciones y permitiéndole centrarse en un control analítico y que aporte valor.

Este proceso va a conllevar un trabajo laborioso de reingeniería de procedimientos. Cuando estalla la crisis sanitaria provocada por el COVID-19,el sistema económico-financiero está soportado en un ERP SAP y los expedientes administrativos en su mayor parte mixtos (formado por documentos firmados electrónicamente y otros en papel) se hacen llegar a las intervenciones en papel. Las unidades de intervención efectúan las comprobaciones y el resultado de esa comprobación se refleja en el sistema contable.

Solución planteada:

La implantación del teletrabajo de forma generalizada conlleva la necesidad de habilitar un medio electrónico para que los gestores puedan comunicarse con las unidades de intervención con el objeto de que la actividad económico-financiera y los pagos a los ciudadanos y proveedores no se paralicen.

En el ejercicio de la función interventora es fundamental contar con la “pista de auditoria” de las actuaciones que se realiza ydotarse con un sistema que permita controlar sobre qué documentos administrativos se emiten fiscalización y toma de razón, así como que no son susceptibles de ser alterados.

El centro de respuesta a usuarios de la JCCM (CRU) es una aplicación que permite dar entrada a “expedientes” (llamados consultas en CRU), dar un número de forma automatizado a la misma, fecha y hora, categorizarla.

Esta aplicación facilita el trabajo en equipo y una comunicación ágil con el órgano gestor(con avisos al correo cuando hay alguna actuación) así como ir depurando el expediente y aportando documentación corregida quedando en el sistema toda la traza del expediente hasta su fiscalización/contabilización

Detalles de la solución:

  • Adaptación a la estructura Intervención General: Con el objeto de poder adaptar el CRU a la función interventora se crearon un área en el sistema por cada unidad de Intervención Delegada o Territorial, siendo administradas cada una de ellas por el Interventor Delegado y dando de alta a todo el personal adscrito a cada unidad. Un total de 86 empleados.
  • Reingeniería procedimental mediante resolución del Interventor General de 24 de marzo de 202, por la que se definió el procedimiento con el objetivo de “acompasar” la tramitación administrativa con la contable, haciendo reingeniería del procedimiento y suprimiendo la necesidad de firma del documento contable por el Interventor, sustituyéndola por su actuación en el sistema económico financiero. Su “click” tomando razón en el sistema y señalando en número de expediente en CRU equivale a su firma en el documento. Toda esta actuación viene sustentada por normativa que reconoce la potestad al Interventor General de determinar cómo firman los usuarios en el sistema. Los interventores tienen perfiles cualificados en el sistema que le permiten realizar ciertos actos en un sistema auditado para dar cumplimiento estricto al ENS.
  • Difusión y gestión del cambio: De forma inmediata se habilitó una recurso en la web de la Intervención General “Recursos para el Estado de Alarma por el COVID 19” en la que se publicó la normativa dictada y videos tutoriales para que tanto gestores como personal de la intervención pudieran conocer cómo actuar y así, facilitarles su adaptación al nuevo entorno.
  • Datos: en una semana y media de funcionamiento se han tramitado 575 expedientes permitiendo a la Junta de Comunidades efectuar sus pagos con normalidad. Ha permitido realizar pagos por más de 486 millones de euros.

Con el fin de ilustrar el funcionamiento de la herramienta a continuación se muestran algunas pantallas:

Nuevo expediente para su fiscalización/contabilizacion:

Asignación de la gestión del expediente a un técnico de la intervención:

 

 

 

 

Comunicación entre el gestor y el técnico de la intervención:

 

 

 

 

 

Ventajas:

Este sistema, a diferencia de la comunicación por correo electrónico y por supuesto frente a la entrada tradicional del papel, permite conocer indicadores de gestión on line (nº expedientes pendientes de tramitar, tramitados, tiempo de resolución,consultas, número de expedientes asignados por técnico para saber la carga de trabajo de cada uno de ellos, e incluso valoración del peticionario sobre cómo se ha tramitado su expediente).

Permite balancear la carga de trabajo entre unidades sin esfuerzo alguno, así como dar continuidad a expedientes en caso de ausencia o baja del titular, conociendo los aspectos sobre los que había reparado u observado.

Supone asímismo una mejora en la comunicación con el gestor y frente al control posterior, deja traza de que versión fue la fiscalizada y los distintos requerimientos efectuados.

Permite trasladar un expediente entre los miembros de la unidad por lo que el personal revisor lo pasa fácilmente al Interventor Delegado transmitiéndole el resultado de la comprobación mediante comentarios internos (de equipo).

Financiación: (Pública Privada Mixta) Medios propios

Dificultades y costes:

La única dificultad que ofrece, es la común que tiene un órgano controlador de operar en un entorno digital no automatizado. Efectuar comprobaciones de grandes cantidades de documentos en formato digital conlleva ciertas dificultades frente al papel. Por este motivo consideramos indispensable que la digitalización lleve aparejada automatización de procesos y tareas que evitaran la necesidad de estas comprobaciones.

Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión…: Únicamente requiere conexión a Internet

Contacto: Matilde Castellanos Garijo

Cargo:  Viceinterventora General de la Junta de Comunidades de Castilla- La Mancha

Teléfono: 925 28 61 40

Correo electrónico: mcastellanos@jccm.es

Dirección: Edificio El Nuncio, C/ Real, 14. 45071 Toledo

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