REGWEB. Registro de entrada y salida

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Descripción corta:

REGWEB es una aplicación para gestionar los registros presenciales de entrada y salida de un organismo. La herramienta genera un número de registro y un sello con los datos del registro (oficina, fecha y hora) que se puede imprimir sobre el documento registrado. Todos los registros se almacenan en base de datos para posteriores consultas. La aplicación permite gestionar diferentes oficinas y asignar usuarios de registro a cada una de ellas. Además permite modificar registros efectuados así como generar oficios de remisión entre oficinas. A partir de la versión 3.1 permite el intercambio de asentamientos registrales a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

Fecha: Octubre de 2017

Autor: Club de Innovación

Administración / Proveedor que lo propone: Gobierno de las Islas Baleares

Área responsable del proyecto: Consejería de Innovación, Investigación y Turismo / Dirección General de Desarrollo Tecnológico

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En producción. Implantación efectiva en: Govern de les Illes Balears y 4 ayuntamientos de las islas.

Carácter innovador:

Es destacable la adaptabilidad del sistema, válido para cualquier tipo de administración que necesite un registro, tanto si son entidades grandes como en el caso del Gobierno Balear, como para organizaciones mucho más pequeñas como el Ayuntamiento de Santa Margalida.

A nivel de servicios REGWEB ofrece un API de desarrollo para generar de forma automática registros de entrada y salida así como consulta de registros efectuados. Asimismo ofrece la posibilidad de programar acciones a realizar cuando se efectúan registros sobre determinadas oficinas.

Problemática:

Eliminar el papel de la Administración es uno de los puntos más importantes de la Administración Electrónica. Por ello, el Gobiernos de las Islas Baleares quiere un mayor número de trámites telemáticos de cara al ciudadano debido al ahorro de tiempo y dinero que esto supone.

Solución planteada:

REGWEB es una aplicación de software libre y se encuentra integrada dentro de la plataforma de administración liberada por el Gobierno de las Islas Baleares. Por lo tanto, puede ser utilizada por cualquier organismo público gracias a las ventajas del software de código abierto, que permite modificarlo, adaptarlo y distribuirlo libremente. Además, al hacerlo accesible a otras administraciones públicas, se ha postulado como una solución de referencia dentro del ámbito de las Islas Baleares.

Se trata de una solución tecnológica desarrollada por la Fundación Bit y financiada por la Dirección General de Desarrollo Tecnológico y la Dirección General de Participación y Transparencia del Gobierno.

Con el desarrollo de REGWEB el Gobierno de las Islas Baleares ha apostado claramente por la implantación de la administración electrónica y ha iniciado los primeros pasos de un proceso encaminado a la eliminación de papel a las administraciones. Así, esta última versión de REGWEB se convierte en una herramienta clave en cuanto a la adaptación de las administraciones a la normativa actual de procedimiento administrativo y es una pieza fundamental para la puesta en funcionamiento del gobierno digital.

Detalles de la solución:

Características principales

  • Cumple con las condiciones necesarias para el intercambio de registros a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR).
  • Aplicación multi-entidad, permite mediante una única instalación gestionar múltiples entidades.
  • Integración con el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3), para sincronizar la estructura orgánica de cada entidad.
  • Gestión de libros de registro.
  • Gestión de usuarios y permisos sobre los libros de registro.
  • Gestión de catálogo de datos.
  • Registros de entrada y salida de acuerdo con el modelo de datos SICRES3.
  • Generación de números de registro.Consultas y modificaciones de registros entrada/salida existentes.
  • Registro de entrada rápido (reserva de número).
  • Generación de Oficios de remisión internos y externos.
  • Generación de recepción y sello.
  • Trazabilidad de los Registros.
  • Histórico de modificaciones de los registros.
  • Gestión de interesados.
  • Grabación de repros (Plantillas) para la creación rápida de registros habituales.
  • Consultas LOPD por usuario, registro entrada / salida.
  • Estadísticas e informes de uso.
  • API de WebServices para generar registros telemáticos, mediante otras aplicaciones.
  • Multiidioma, actualmente Catalán y Castellano.

Descripción funcional

  • Generación de números de registro y sellos.
  • Gestión de oficinas de registro, organismos y usuarios.
  • Consultas y modificaciones de registros efectuados.
  • Generación de oficios de remisión.
  • API de desarrollo para generar registros automáticos.
  • Ejecución de tareas programadas según registros efectuados en determinadas oficinas.
  • Grabación de macros para la creación rápida de registros.

Ventajas:

Las principales ventajas del sistema REGWEB son:

  • Por una parte, la posibilidad de digitalizar la documentación en el momento que entra en la administración, permitiendo así realizar una gestión totalmente electrónica de los procedimientos administrativos.
  • Por otra parte, también ofrece la posibilidad de registrar documentos electrónicamente a partir de la sede electrónica de la administración.
  • Finalmente, está prevista su certificación dentro de un sistema de interconexión de registros estatal, lo que permitirá poder hacer intercambio de registros electrónicamente y así mejorar la comunicación entre administraciones y, por lo tanto, ofrecer un servicio más eficiente a la ciudadanía.

Premios:

La aplicación REGWEB ha recibido el 3r premio a la mejor reutilización de solución tecnológica en la categoría regional dentro del concurso “Sharing and Reuse Awards”, convocado por la Comisión Europea a través del programa ISA (Interoperability solutions for public administrations, businesses and citizens) que premia la reutilización de software en el sector público.

De esta forma, Regweb ha obtenido un certificado de excelencia, aparte del reconocimiento como una de las cuatro mejores propuestas dentro de las 118 presentadas en esta categoría.

Financiación:

Pública

Dificultades y costes: —

Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión…

  • Solución tecnológica: arquitectura J2EE (JSP/Servlets + EJB).
  • Base de datos: compatible con DB2 y PostgreSQL.
  • Servidor de aplicaciones: Jboss

Persona de contacto en el proyecto:

  • Sebastià Soler Chacartegui

Teléfono:

  • 971 784178

Correo electrónico

Dirección:

C/ de la Llotja, 3 – 07012 Palma

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