Sistema de Innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas

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Descripción corta:

A partir de las diferentes evaluaciones basadas en el Modelo EFQM de Excelencia, y en concreto en el Informe de Retorno 2016, el Ayuntamiento de Alcobendas ha impulsado un Proyecto de proceso de gestión de la innovación, mediante la definición, implantación y despliegue de un Sistema de Innovación en la Organización.

Fecha:

Mayo de 2018.

Autores: Manuela Piqueras Cea. Directora General de Planificación, Calidad y Organización del Ayuntamiento de Alcobendas.

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Alcobendas

Área responsable del proyecto: Área de Planificación, Organización y Calidad

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: Consolidado.

Carácter innovador:

Proyecto de proceso de gestión de la innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas, testado mediante proyectos pilotos, cuyas conclusiones nos han permitido obtener un “patrón” trasladable a toda la Organización, respecto de la forma de proceder a la hora de implantar proyectos innovadores.

Problemática:

El Ayuntamiento de Alcobendas adoptó en el año 1998 el Modelo EFQM como referencia para el despliegue de su modelo de gestión. En él se explicitan la innovación y la creatividad como uno de los Conceptos Fundamentales de la Excelencia (los principios básicos que constituyen los cimientos esenciales para que cualquier organización alcance una excelencia sostenida).

Conscientes del carácter clave que tiene la innovación para alcanzar la excelencia en el cumplimiento de su Misión (“Gobernar y gestionar la ciudad prestando servicios de calidad a los ciudadanos contribuyendo a la mejora de la calidad de vida”), y dando respuesta a una de las áreas de mejora identificada en el informe de retorno de la EFQM del año 2016, (donde la Institución fue galardonada con el EFQM AWARD Platino +700 puntos), el Ayuntamiento de Alcobendas ha iniciado un proceso de impulso de la innovación, que ha comenzado con un diagnóstico previo basado en el Modelo de “Cultura de Innovación” de la Asociación Española de la Calidad- Babson College y en el Marco de Referencia de Innovación del Club de Excelencia en la Gestión.

Como resultado de dicho diagnóstico se ha redactado el documento “Sistema de Innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas” en el que se realiza una propuesta de proceso de gestión de la innovación trasladable a toda la Organización, respecto de la forma de proceder a la hora de implantar proyectos innovadores. En dicho documento se establecen las líneas estratégicas a seguir en el Ayuntamiento de Alcobendas que tienen como factor común el impulso a la innovación en todas las áreas.

Solución planteada:

Se presenta el Sistema de Innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas, su despliegue en la estrategia, y la aplicación de Ideas como Vigilancia del Entorno.

Detalles de la solución:

  • Se define qué es innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas:
  • El modelo del Sistema de Innovación en el Ayuntamiento de Alcobendas se configura con las siguientes características:
    • Sencillo, intuitivo y participativo. o Innovación de amplio espectro (procesos, servicios, relaciones, tecnología…).
    • Innovación “abierta y colaborativa” (implicando activamente a otros grupos de interés externos).
    • Funcionamiento de “forma continua”.
    • Sistema de vigilancia del entorno externo e interno. o Impulsado y gestionado desde un área concreta, implicando a toda la organización.
    • Foco de la innovación en el medio/largo plazo, pero teniendo en cuenta las acciones a corto plazo.
    • Innovación basada en proyectos, pero centrada en “resultados”.
    • Financiación “desde el presupuesto”, complementada por mecanismos de financiación alternativos.
  • Atendiendo a la “cantidad de cambio” que puede introducir la innovación, se distinguen tres tipos “funcionales” de innovación: evolutiva, incremental y disruptiva.

  • Partiendo del anterior criterio de innovación se cataloga la estrategia en vigor del Ayuntamiento distinguiendo entre los siguientes “tipos de proyectos”:
    • Proyecto estándar (PS): parte de la estrategia que está bajo control gracias a procesos existentes y conocidos.
    • Proyecto de mejora (PM): parte de la estrategia que surge de la mejora continua de los proyectos estándar, Plan de Calidad, Modelo EFQM, Grupos Directivos de Mejora, etc.
    • Proyectos de innovación (PI): parte de la estrategia que se puede conseguir gracias a actuaciones que suponen un gran cambio respecto a lo conocido y que aportan valor a los Grupos de Interés.
    • Espacios para la creatividad (PIC): parte de la estrategia que NO se puede conseguir a no ser que se definan actuaciones innovadoras, bien en cuanto a recursos financieros, humanos, u otro tipo de herramientas, que pueden ser tecnológicas o de organización y gestión.

  • Se identifican los componentes clave del “ecosistema de la innovación” que deben actuar conjuntamente para asegurar un correcto funcionamiento de la innovación, siguiendo el modelo de la Red Europea de Living Labs (en España H-Enea Living Lab), al que se añade cuarta dimensión: la “proyección social”.

La incorporación de la cuarta hélice significa que las soluciones que se transforman en valor para la sociedad son las soluciones aceptadas por las personas usuarias/ciudadanos, quienes deben estar incluidos en el proceso de innovación, en la búsqueda de oportunidades, en su definición y en su validación.

Desde este punto de vista, el ecosistema de innovación liderado por el Ayuntamiento de Alcobendas debe servir de catalizador para que:

  • Se desarrollen acciones de co-creación y co-diseño entre usuarios y prestadores de servicios.
  • Se identifiquen oportunidades de mejora mediante la continua vigilancia del entorno y de sus actores, especialmente de los usuarios/ciudadanos y sus hábitos emergentes.
  • Se conformen comunidades de usuarios/ciudadanos con las que experimentar las nuevas ideas.
  • Se evalúen los nuevos conceptos, productos y servicios de acuerdo a las condiciones socioeconómicas de los mercados / entornos a los que vayan dirigidos.

  • La estructura base del Sistema de Gestión de la Innovación es la siguiente:

A. Estrategia de Innovación:

Establece el marco para implantar el modelo de innovación y asegurar su éxito, los retos y prioridades sobre las que poner el foco mediante objetivos concretos de mejora y cambio.

B. Vigilancia del entorno:

Identifica sistemáticamente tendencias / novedades a partir de lo que ocurre en el entorno.

  • Vigilancia puntual: respondiendo a una necesidad “ad-hoc”
  • Vigilancia sistemática y periódica: en base a “factores de vigilancia” previamente seleccionados
  • Benchmarking (Competitivo / Cuantitativo / Cualitativo)

C. Gestión de ideas:

Establece las bases para identificar y gestionar ideas, tanto internas como externas, que permitan establecer nuevos enfoques para conseguir los objetivos definidos.

  • Generación continua de ideas
  • Realización de campañas temáticas
  • Talleres de creatividad, Sesiones de brainstorming, Mindmapping, Concurso de ideas
  • Base de datos de ideas (tipificación, valoración, grado de madurez, …)
  • Mecanismos de búsqueda de ideas

D. Gestión de Oportunidades:

Establece el proceso para filtrar las ideas según su impacto / viabilidad (ROI, relación coste/beneficio) y validarlas como oportunidades con una propuesta de valor clara y un resultado concreto que se podría conseguir si se implantasen.

E. Gestión de Proyectos:

Establece el proceso para definir e implantar un proyecto de innovación, asegurando su correcta ejecución. F. Gestión de la Cartera de Proyectos Establece el proceso para coordinar los diferentes proyectos, maximizando el uso de los recursos compartidos disponibles y minimizando el riesgo de conflictos.

G. Gestión de Aliados:

Establece el proceso para identificar, validar y gestionar los aliados necesarios para asegurar el éxito del sistema de innovación, tanto a nivel global como proyecto a proyecto.

H. Desarrollo de Emprendedores:

Establece el proceso para identificar y gestionar a las personas con perfil “emprendedor”, desarrollando su nivel de competencia como “impulsores” de la innovación.

  • La Estrategia de Innovación asociada al Sistema de Gestión de la Innovación se basa en el cumplimiento de la misión, que el Ayuntamiento de Alcobendas ha desarrollado a través del plan “Diseña Alcobendas 2020”, que aúna los caminos y orientaciones a seguir a través de 5 grandes ejes estratégicos para el desarrollo de la ciudad:

1. Promoción de la Ciudad, Desarrollo Económico, Innovación, Educación y Empleo

2. Desarrollo Sostenible, Crecimiento Inteligente

3. Buen Gobierno, Abierto y Gestión Responsable

4. Responsabilidad Social

5. Calidad de Vida: Cultura, Ocio y Deporte

Aunque este Plan Estratégico incluye objetivos asociados a “innovación” en tres de sus ejes, los que tienen que ver con el desarrollo de la ciudad que se gobierna y administra (Eje 1 y 5) y con el sistema de gestión de la Institución que lo ejerce (Eje 3), la Estrategia de Innovación debe contemplar todos los ejes, ya que éstos se desarrollan a través de 16 Objetivos generales, 38 proyectos motores y 206 actuaciones, que tienen como factor común el impulso a la innovación en todas las áreas. Asimismo, la Estrategia de Innovación debe contemplar además el Programa de gobierno y los objetivos de GPO. A partir de la misión y visión del sistema de innovación, así como de los diferentes diagnósticos, se establecen las siguientes “líneas estratégicas”:

  • Consecución de resultados (mejoras) relevantes claramente vinculados con la innovación.
  • Implantación efectiva del modelo / sistema de innovación en todas las áreas del Ayuntamiento y Patronatos.
  • Implicación activa de los actores del ecosistema de innovación.
  • Participación de la comunidad / ciudadanos / usuarios en el proceso de innovación.
  • Desarrollo de cultura de innovación / cultura emprendedora, tanto dentro como fuera de la institución.
  • Establecimiento de mecanismos alternativos de financiación de la innovación.
  • Consolidación de la estructura de apoyo e impulso a la innovación.

  • Las acciones para consolidar la estructura de apoyo a la innovación se enmarcan dentro de la línea estratégica 7 de la estrategia de innovación, y pueden basarse en una definición base de la estructura mediante tres niveles:
    • Comité de Calidad e Innovación
    • Comité de Innovación y Creatividad
    • Equipo Dinamizador de la Innovación
  • El Sistema de Innovación se integra, como hemos visto anteriormente, con la Planificación Estratégica Municipal, y podemos acceder a esta información a través de una herramienta en la nube (Proquo), que contiene un módulo específico de innovación que nos permite navegar por distintas pestañas según la información que queramos visualizar. En la actualidad tiene los siguientes componentes: Proyectos; Documentación; Ideas; Barreras; Factores clave; Cuadro de mando de Innovación.

Se trata de un primer diseño e iteración de la gestión que iremos completando según avance nuestra revisión y su implantación y vayamos mejorándola.

En la pantalla se puede ver un ejemplo de Proyecto de innovación (la actuación 31 en la Planificación), el objetivo trabajado y el equipo de proyecto. En la documentación se accede a la definición del trabajo, las actas de las reuniones de trabajo, mediciones realizadas, mapa de barreras, etc

El Banco de Ideas recoge cómo se identifican, almacenan y se validan las ideas interna y externamente, para ello disponemos de una aplicación web cuyo objetivo principal es facilitar al usuario una forma rápida y sencilla de participar en los Proyectos de Innovación del Ayuntamiento de Alcobendas.

Permite dar de alta a empleados y personas externas interesadas una ocurrencia, idea, tendencia, experiencia, etc., identificarse y dar un correo electrónico para realizar seguimiento (ahora este campo es obligatorio), una denominación de la idea, descripción breve, desplegar y seleccionar o no un factor clave para la Organización y examinar para adjuntar un documento, foto, video etc. que mejore la propuesta y enviarla.

La idea se recoge centralizadamente en una base de datos, cuya estructura podemos ver en el ejemplo, y es validada por personal de nuestra dirección general corrigiendo el “factor clave” si es preciso para facilitar su búsqueda y gestión posterior.

La opción de buscar ideas está disponible a los responsables de proyectos de innovación para su consulta y utilización en los proyectos. La idea se valora, y puede ser utilizada o descartada en un proyecto, dejando la traza para la gestión posterior. A la aplicación web para la facilitar ideas se puede acceder desde la url de ideas.alcobendas.org o a través de la APP de Alcobendas como se ve en el ejemplo de la transparencia.

La utilizaremos de forma permanente o acompañado de campañas concretas cuando lo estimemos necesario para recoger ideas o participación.

En la pestaña de Contribución de la Innovación a la Estrategia podemos consultar el impacto que van teniendo los distintos proyectos de innovación realizados de acuerdo con el sistema revisado y el proceso aprobado, así como el indicador correspondiente.

Ventajas:

Con todas las funcionalidades descritas anteriormente, el Sistema permite:

  • Consolidación de la estrategia de innovación: Prioridades, Líneas de actuación del sistema de gestión de la innovación, Objetivos, Resultados e Indicadores.
  • Sistematización del proceso de gestión de la innovación: Sistema de vigilancia del entorno, Identificación y gestión de ideas, Validación y gestión de oportunidades, Gestión de la cartera de proyectos, Gestión de aliados / partners.
  • Consolidación de la estructura de apoyo e impulso a la innovación, incluyendo las herramientas de apoyo al proceso de innovación.
  • Desarrollo de cultura de innovación / cultura intraemprendedora

Financiación:

“Desde el Presupuesto” complementada por mecanismos de financiación alternativos.

Personas de contacto en el proyecto:

  • Adolfo Royo García. Subdirector General de Planificación, Organización, Excelencia, Padrón y Servicios Generales.
  • Manuela Piqueras Cea. Directora General de Planificación, Calidad y Organización del Ayuntamiento de Alcobendas.

Teléfono: 916597600 Ext. 2528

Correo electrónico: 

Dirección:

Plaza Mayor, 1, 28100 Alcobendas, Madrid

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