Tendencias: posibles aplicaciones del blockchain a la gestión documental

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Ya casi no quedan profesionales vinculados al mundo de la tecnología que desconozcan el impacto que ha tenido bitcoin en el comportamiento actual del mundo de las finanzas, así como las nuevas alternativas que ofrece este cambio de paradigma.

Aunque menos conocido, blockchain es la base de funcionamiento de bitcoin. Este mecanismo utiliza ordenadores individuales distribuidos en todo el mundo, que se encargan de verificar y validar transacciones digitales. Cada registro asociado a estas transacciones contiene una variable de fecha y hora que permite vincularlos entre sí.

Estos registros, al ser validados por un conjunto de equipos que no tienen relación entre sí, permite que sean resistente a alteraciones indebidas (si un porcentaje mayor al 50% de los equipos participantes confirma un registro, se considera válido).

El universo de blockchain es un sistema altamente seguro, basado en dos propiedades fundamentales: el anonimato y el hecho de que no existe una autoridad central que regule su funcionamiento. Era cuestión de tiempo que se desarrollaran soluciones basadas en blockchain por fuera de bitcoin.

A modo de ejemplo, la Dirección General del Catastro de Suecia (Lantmäteriet) está experimentando con blockchain para almacenar información relacionada a las transacciones de propiedades inmobiliarias y suelos. Se estima que esta solución podría ahorrarle a los ciudadanos hasta 100 millones de euros al evitar papeleo, fraudes, etc. La idea detrás, es que blockchain puede utilizarse para confirmar y grabar cada uno de los pasos de un contrato entre un comprador y un vendedor. A la vez, la información sobre la transacción está disponible de manera transparente para las partes involucradas (como bancos o entes gubernamentales, por ejemplo).

Blockchain está haciendo posibles avances tecnológicos como es el “smart contract”. Estos contratos digitales definen una secuencia de acciones, disparadas en secuencia: la finalización de una acción habilita la siguiente. En un contrato real, un intermediario (un abogado, por ejemplo) debe asegurarse que todos los involucrados en el contrato siguen los términos del mismo. Blockchain evita el uso de este intermediario. Además nos asegura que los participantes conocen los detalles del contrato, y que saben que las acciones contractuales se implementan de manera automática a medida que se van alcanzando las condiciones establecidas en él.

También se empiezan a escuchar aplicaciones de blockchain en historias clínicas y datos de pacientes. El sector sanitario tiene grandes dificultades a la hora de compartir información entre distintas entidades sin poner en riesgo la integridad, seguridad o privacidad de los datos personales de los pacientes. Blockchain podría ser la respuesta. Se espera que esta tecnología permita grabar información de pacientes sin que se sepa quienes son.

Dado que blockchain comienza a aplicarse a temas relacionados con documentos, el mundo del ECM ha levantado la cabeza para escuchar si esta nueva tecnología tiene aplicación real en el sector.

De acuerdo con Alexandra Lilienthal, de SER Group, en un reciente artículo en CMSWire, el reto de esta aplicación es que existen conflictos entre los principios fundamentales del ECM y de blockchain:
  • Trazabilidad versus anonimato. Un software ECM se apoya en la trazabilidad de las operaciones. Estas deben ser auditables de acuerdo a las normas corporativas o de la legislación vigente. En un sistema blockchain sin embargo, el anonimato es la base de la seguridad en la transacción. Cada registro es trazable, pero no puede ser asignado a un individuo específico.
  • Seguridad en los datos versus acceso público a la información. La verificación de los registros en blockchain está asegurada gracias al acceso de múltiples ordenadores. En un un sistema ECM, la seguridad y la privacidad de los datos es fundamental. Normalmente, las empresas prefieren que los datos no salgan fuera de sus límites, ya que el riesgo de fuga de información siempre está latente.
  • Administración centralizada versus administración distribuida. En un esquema ECM, la propiedad de los datos no está en discusión. La seguridad de los datos se apoya en la existencia de una propiedad de los datos y en la gestión que hace la empresa de los mismos. Blockchain se apoya en lo contrario, ya que la validación y la confirmación de las transacciones se produce por controladores distribuidos de manera automatizada. La gestión de usuarios tal como la conocemos no es aplicable, ya que las transacciones en una blockchain no pueden ser asociadas a un usuario en particular.
  • Blockchain no es fácilmente escalable. Los sistemas ECM corporativos, han tenido que enfrentarse por muchos años a la necesidad de escalar. El procesamiento de datos y archivos es veloz. Blockchain en cambio, utiliza un mecanismo de competencia entre los nodos de la red de blockchain para validar un registro. Este proceso tarda un tiempo apreciable.
Quizás la respuesta a la integración de blockchain más allá de la parte de Records Management, pueda ser en aquella parte del ECM que tiene que ver más con procesos que con gestión documental pura. Aquellas aplicaciones en las que el centro son documentos (contratos con clientes, expedientes de compra/venta), pero el objetivo empresarial es conseguir un alcance más masivo de su proceso (por ejemplo, vender a más gente, compartir información con una red mundial de proveedores, etc.).

Es decir, procesos que giran en torno a documentos pero que se quieren llevar a grandes escala. La evolución del Smart Contract por ejemplo, va a abrir mucho las perspectivas en este sentido.

Quizás, muy pronto podamos ver que la integración entre las fortalezas y las necesidades de uno y otro enriquecerá el futuro de las herramientas de ECM.

FUENTE: BLOG DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CAPTURA INTELIGENTE – ATHENTO
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