Tr@nsforMAT. Plan de Transformación del Ajuntament de Mataró 2016-2022

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Descripción corta:

“Nuevas maneras de trabajar, nuevas maneras de relacionarnos”.

El Plan de Transformación iniciado en 2016 tiene como finalidad, en un contexto de innovación y cambio cultural, poner en marcha nueva formas de trabajar y nuevas maneras de relacionarnos, tanto entre las personas que formamos parte de la organización como entre la organización y la ciudadanía.

El uso de metodologías y herramientas innovadoras como el liderazgo informal, la gamificación, los grupos transversales de trabajo, la plataforma digital participativa (Decidim) y la plataforma de gestión de proyectos (OfficeMataró) ha facilitado la participación y colaboración de todas las personas de la organización, lo que ha posibilitado:

  • La elaboración de una diagnosis compartida.
  • La puesta en marcha de equipos transversales de proyectos.
  • La celebración de una jornada participativa con una muestra del 10% de la plantilla.
  • El impulso del grupo #newdidees como motor del Plan de Transformación.
  • La generación de acciones para hacer frente a los principales retos de la organización.
  • La creación de comunidades de buenas prácticas.

Anexos:

Fecha de elaboración del texto:

Coincidiendo con el Plan Estratégico de Ciudad “Mataró 2022”, el Plan de Transformación del ayuntamiento tiene vocación de ejecutarse a medio plazo, más allá del mandato electoral, de 2016 a 2022.

Autor: Óscar López Rico (Servicio de Estrategia y Gobernanza).

Administración / Proveedor que lo propone: Ajuntament de Mataró.

Área responsable del proyecto: Gerencia – Área de Presidencia. Servicio de Estrategia y Gobenanza

Estado del Proyecto / Caso en la fecha del alta: En ejecución.

Carácter innovador:

“Transformar la organización para mejorar la ciudad”.

Transformación de la organización para dar mejor servicio a la ciudadanía, afrontando los principales retos que tenemos por delante:

  • Transformación digital: Adaptar la organización y la manera de trabajar a la Administración Digital.
  • Transformación Cultural: Potenciar el trabajo en equipo y transversal de forma colaborativa. Gestionar el cambio para transformar la cultura de la organización.
  • Transformación ética y de valores: Agilizar las decisiones y acercarlas a la ciudadanía siendo más transparentes. Generar compromiso con los valores éticos y principios de buen gobierno.

Estado del Caso / Buena práctica a la fecha de presentación:

El Plan de Transformación del Ajuntament de Mataró se inició en el año 2016 y actualmente se encuentra en fase de ejecución.
 
Una vez realizadas las fases de diagnosis y de puesta en marcha de diferentes proyectos, actualmente el Plan de Transformación se encuentra en una fase de impulso para ampliar el alcance y la implicación de todos los miembros de la organización en el proceso de cambio.
 
Recientemente se ha constituido el grupo de trabajo #newdidees y se ha celebrado una jornada participativa con una representación del 10% de la plantilla municipal que, mediante metodologías de gamificación, ha trabajado cómo debe afrontar la organización los principales retos actuales y futuros.
 
En una próxima fase está previsto poner marcha diversas actuaciones con una doble finalidad: por una parte, implicar a toda la organización en el proceso de transformación y, por otro lado, avanzar en la superación de los retos que nos hemos planteado:
  • Reto 1: ¿Cómo producimos? Objetivo #0 papel
    Ámbitos de actuación: administración digital, documentos vs. datos, herramientas, recursos, sistema de gestión, procesos, simplificación…
  • Reto 2: ¿Para quién/qué trabajamos? Rol del Ayuntamiento con la ciudadanía
    Ámbitos de actuación: atención ciudadana vs. espacios de de interacción, imagen y posicionamiento, Mataró 2022, identidad, necesidades, Espai Mataró…
  • Reto 3: ¿Cómo trabajamos? Trabajo colaborativo y en red
    Ámbitos de actuación: digital workplace, transversalidad, redes, estructuras, perfiles profesionales, competencias, herramientas, relaciones…
  • Reto 4: Cultura y valores de la organización
    Ámbitos de actuación: gestión del cambio, ética, transparencia, buen gobierno…

Problemática:

En un contexto de cambio e innovación, las administraciones públicas tenemos la obligación de adaptarnos al entorno actual: adaptaciones a las nuevas normativas, administración digital, nuevos roles con la ciudadanía, trabajo interno más colaborativo, en red y relacional…

Concretamente, el Ajuntament de Mataró debía dar respuesta a toda una serie de requerimientos:

  • Necesidad de poner en marcha la administración electrónica.
  • Adaptación a las nuevas normativas –Ley 39 y40, Contratación, Transparencia…
  • Nuevas competencias profesionales de los empleados públicos.
  • Nuevas demandas de la ciudadanía: proximidad, necesidades, expectativas…
  • Nuevos canales (y nuevos ritmos) de comunicación (interna y externa): redes sociales, inmediatez,…
  • Necesidad de definir una estrategia de ciudad a medio/largo plazo (2022) y alinear a la organización con esta estrategia de ciudad.

Solución planteada:

Como respuesta a la situación descrita anteriormente, en 2016 se inician los trabajos para poner en marcha un Plan de Mejora y Modernización organizativa:

  • Fase de Diagnosis: mayo y octubre de 2016.
  • Puesta en marcha del Sistema Integral de Gestión (SIGMA).
  • Auditoría entorno digital.

En una segunda fase, en 2017:

  • Alineación de la estrategia de la organización con la estrategia de la ciudad (Mataró 2022).
  • Definición de la Misión del ayuntamiento, Dimensiones, Ejes y Líneas estratégicas.
  • Puesta en marcha de equipos de proyecto transversales: Administración electrónica, Sistema de Gestión SIGMA, Nuevos modelos de relación ciudadana, Presupuestos participativos, Buen gobierno, ética y transparencia…

Actualmente, en 2018 nos encontramos en la fase de impulso del Plan de Transformación:

  • Construcción de un Plan de Transformación global con perspectiva de medio/largo plazo (2022).
  • Definición de los principales “retos” de la organización.
  • Constitución de un núcleo de proyecto y de un grupo de trabajo ampliado como impulsores del cambio (#newdidees).
  • Celebración de una jornada participativa con metodologías de gamificación con una muestra representativa de la plantilla (10% del personal).
  • Puesta en marcha de una plataforma participativa digital (Decidim).

Detalles de la solución:

  • Esto no va de mejorar, va de Transformar

Después de la diagnosis de la situación pensamos que el proceso de cambio no supone sólo realizar mejoras sobre lo que ya hacemos, sino que exige plantear un cambio de modelo: repensar qué servicios ofrecemos, cómo trabajamos, cómo nos relacionamos entre nosotros y con la ciudadanía, con qué valores, con qué estructuras organizativas, etc.

  • La transformación no es (sólo) digital

Sin duda una de las grandes palancas para llevar a cabo este cambio de modelo es la adaptación a la administración electrónica. Sin embargo, la transformación necesaria para alcanzar los retos que tenemos por delante debe ser digital, cultural y de ética y valores.

Sólo digitalizando lo que ya hacemos podríamos llegar a dar respuesta a los requisitos legales, pero no conseguiremos transformarnos de manera sistémica y global para que la organización se adapte de manera flexible al entorno cambiante.

  • Las 5 dimensiones de la Transformación:

Se han definido 5 dimensiones del Plan de Transformación:

  • PERSONAS: Los/Las trabajadores/as públicos como principal valor de la organización.
  • ORGANIZACIÓN: Adaptar las estructuras y los procesos hacia formas más flexibles, orientadas a dar respuesta a las necesidades actuales.
  • SISTEMAS: La tecnología como elemento facilitador e integrador.
  • ESTRATEGIA: Definición de la misión, visión y valores. Orientada a dar soporte al proceso del “Mataró 2022”.
  • LIDERAZGO ÉTICO: Gobernanza. Necesidad de integrar el proyecto en la definición de la estrategia, en la propia gestión y en la relación y comunicación con los grupos de interés. Transversalidad, proximidad, transparencia, rendición de cuentas, participación, comportamiento ético y gestión responsable.

 

 

  • Los 3+1 retos

A partir de la fase de diagnosis realizada, se centran los esfuerzos en los retos identificados como claves para la organización: 3 retos principales y un cuarto reto transversal a los tres anteriores:
Reto 1: ¿Cómo producimos? Objetivo #0 papel
Reto 2: ¿Para quién/qué trabajamos? Rol del Ayuntamiento con la ciudadanía
Reto 3: ¿Cómo trabajamos? Trabajo colaborativo y en red
Reto 4: Cultura y valores de la organización

  • Objetivos Estratégicos del Plan de Transformación

 

  • El #newdidees

Se constituye un equipo de trabajo transversal formado por 20 personas que trabajan en las diferentes áreas y servicios municipales, y que pertenecen a diferentes categorías laborales. De estas 20 personas, 7 de ellas conforman el núcleo del proyecto.

Inicialmente, los encargos que recibe este grupo de trabajo son:

  • Organizar la jornada participativa con una representación de todos los miembros de la organización (10% de la plantilla).
  • Poner en marcha una plataforma digital que permita la participación de todo el personal en el proceso de transformación.
  • Diseñar las futuras actuaciones del Plan de Transformación para afrontar los 3+1 retos planteados: concurso de ideas, creación de comunidad, sesiones de buenas prácticas, etc.

Una vez realizada la jornada participativa, se pretende que este grupo de trabajo no trabaje necesariamente como un equipo de proyecto clásico con encargos y objetivos claros que vienen de una instancia superior. La finalidad es que este grupo sea el embrión de una nueva manera de trabajar en la organización que priorice la transversalidad, la colaboración, el trabajo en red y la creación de comunidades de buenas prácticas.

Bajo el liderazgo y el impulso de la Gerencia como dirección del Plan, actualmente el equipo #newdidees está trabajando de manera autónoma y colaborativa en la definición de sus propias metas y objetivos, que posteriormente deberán materializar en actuaciones concretas a realizar conjuntamente con el resto de la organización.

El grupo ha definido su misión como ser el motor de transformación para tejer una red que capte el talento y empodere a las personas de la organización, para superar los 3+1 retos que tenemos para el año 2022: ‘Objetivo #0 papel’, ‘Rol del Ayuntamiento con la ciudadanía’ y ‘Trabajo en red y colaborativo’.

Y como principales objetivos del grupo de trabajo se ha planteado:

  1. Activar (detectar talento) en el resto de la organización.
  2. Mejorar el sentimiento de pertenencia como trabajador/a de la administración pública.
  3. Mejorar la comunicación interna.
  • La Jornada Participativa

Con la finalidad de impulsar el Plan de Transformación, de forma participativa y colaborativa con los trabajadores/as municipales, el pasado mes de junio celebramos una jornada de trabajo alrededor de los 3+1 retos planteados.

Esta actuación, que fue organizada por el grupo #newdidees, perseguía los siguientes objetivos:

  • Implicar a los/las trabajadores/as en el proceso de transformación.
  • Identificar nuevas áreas de mejora alrededor de los retos planteados.
  • Identificar profesionales que se impliquen en el proceso mediante la participación en nuevos grupos o equipos de trabajo.
  • Iniciar la puesta en marcha de Comunidades para afrontar los retos de la organización: creación de espacios, físicos y virtuales, de reflexión y trabajo sobre ámbitos temáticos transversales.

Un total de 120 personas (lo que supone un 10% aproximado de la plantilla municipal) participaron voluntariamente en la sesión. Mediante la metodología Lego® Serious Play® se trabajaron de forma individual y en grupo los retos clave de la organización.

Las principales conclusiones de la jornada se resumen en el siguiente esquema:

  • La plataforma ‘Decidim’ como herramienta de participación interna

Decidim es la plataforma digital que desde 2017 el Ajuntament de Mataró utiliza para elaborar los presupuestos participativos. Se trata de una plataforma colaborativa que ya utiliza un gran número de ayuntamientos.

Después de los buenos resultados de esta herramienta en los procesos participativos con la ciudadanía, ha sido adaptada para ponerla en marcha como herramienta de participación interna en la organización. Actualmente somos uno de los primeros ayuntamientos que estamos dando este uso interno a la plataforma.

  • La red, la comunidad y las “ondas”

La metodología utilizada para desarrollar el Plan de Transformación pone el foco en la creación de estructuras flexibles, priorizando las redes sobre las jerarquías y la creación de una comunidad colaborativa por encima de los liderazgos más formales: creación de equipos de proyecto transversales, comunidad de buenas prácticas, participación y comunicación internas, liderazgo informal, innovación…

En este sentido, con la constitución del núcleo de proyecto y con las propias dinámicas de funcionamiento del grupo #newdidees, se pretende provocar un resultado similar al efecto físico que se provoca cuando una gota cae al agua: La energía que transporta la gota (#newdidees) es transferida al agua (organización). Debido a las propiedades del agua (densidad y elasticidad) la región cercana al foco comienza a oscilar o vibrar. Así, la perturbación originada en el medio se propaga en forma de ondulaciones progresivas.

Y, siguiendo con el símil metafórico, la finalidad última es que las nuevas ondulaciones acaben incidiendo en la mejora de los servicios que el Ajuntament presta a la ciudadanía: “Transformar la organización para mejorar la ciudad”.

Ventajas

  • Liderazgo político y directivo del Plan de Transformación.
  • Existencia de una estrategia de ciudad definida desde una perspectiva técnica y política (proyecto Mataró 2022).
  • Oportunidad que supone la legislación vigente para llevar a cabo la transformación necesaria actualmente en las administraciones públicas.
  • Predisposición e implicación de un numeroso grupo de personas de la organización.
  • Consenso acerca de la necesidad de transformar la organización en una institución en la que las personas se sientan orgullosas de pertenecer.
  • La necesidad de implantar en un breve plazo de tiempo nuevas herramientas tecnológicas, supone una oportunidad para desarrollar el actual Plan de Transformación.
  • Existencia de buenas prácticas en diversas áreas municipales que son extrapolables al resto de la organización.
  • Talento interno de la organización.

Dificultades

  • Necesidad de flexibilizar las estructuras orgánicas para transitar de un modelo jerárquico hacia un modelo de trabajo más transversal y en red.
  • Gestión del cambio: superar las barreras y los miedos para asumir riesgos y cambiar la cultura de la organización.
  • Dificultades vinculadas a cómo compatibilizar, por parte de algunas personas, las tareas ordinarias que se realizan actualmente con el tiempo dedicado a equipos de proyecto transversales o a pertenecer a comunidades de práctica.
  • Cambio del modelo actual de comunicación interna para implicar a la totalidad de los miembros de la organización.

Requerimientos especiales: legales, técnicos / tecnológicos, personales, financiación / inversión…

Hasta el momento el Plan se está desarrollando principalmente con recursos propios, a excepción de una colaboración externa para realizar la jornada participativa.

Esto supone que uno de los requerimientos más importantes es el tiempo de dedicación de las personas más implicadas en el proceso, así como el hecho de poder compatibilizar este tiempo con el dedicado a sus tareas ordinarias.

En cuanto a los recursos tecnológicos, se están utilizando herramientas informáticas que ya estaban en uso en la organización: OfficeMataró para la gestión del proyecto y plataforma Decidim para la participación interna.

Por último, los requisitos legales vienen definidos por el marco normativo vigente.

Resultados medibles

  • Reducción del impacto medioambiental (#0 papel).
  • Disminución de los costes de traslado.
  • Implicación y motivación de las personas que forman parte de la organización.
  • Mejora del grado de identificación y orgullo de pertenencia a la organización.
  • Simplificación administrativa y adaptación a la administración digital.
  • Creación de canales y espacios de comunicación y participación internos que mejoran las relaciones entre las áreas y servicios municipales.
  • Creación de espacios de interacción con la ciudadanía que superen la mera tramitación administrativa.

Descripción breve del beneficio a la sociedad, qué aporta

  • Dedicar recursos a otras actividades y servicios que aporten más valor público.
  • Facilitar trámites a través de la reducción de barreras para determinados colectivos con dificultades de acceso.
  • Relación más transparente y directa.
  • Mejora de la percepción y del grado de satisfacción con los servicios recibidos por parte de la ciudadanía.

¿Hay simplificación administrativa? ¿Reduce costes?

Si, el Plan de Transformación implica la revisión de la mayoría de procesos y procedimientos para simplificarlos y facilitarlos a los usuarios, convirtiendo al ayuntamiento en una organización más eficiente.

Financiación:
Pública

Contacto (1):
Antonio Merino Orejón.

Cargo: 
Gerente del Ajuntament de Mataró.

Teléfono:
93 758 21 00 ext. 2840

Correo electrónico: 
amerino@ajmataro.cat

Contacto (2):
Óscar López Rico.

Cargo: 
Técnico Analista de Información Socioeconòmica.

Teléfono:
93 758 21 00 ext. 1667

Correo electrónico: 
olopezr@ajmataro.cat

Dirección:
Lugar Riera, 48, 08301 Mataró, Barcelona.

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