UDALIA. Mapa Gestor de Servicios y Equipamientos Públicos

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Descripción corta: 

Udalia es una solución integral para corporaciones municipales que moderniza y unifica los trámites y procedimientos.

Construye un catálogo que sirve de puente entre el sistema gestor de trámites de una institución y sus usuarios finales. También ayuda a mejorar el estándar de transparencia organizando esta información a partir de un inventario de bienes inmuebles y equipamientos.

Se trata de un software de sencillo manejo que simplifica y economiza el trabajo dentro del ayuntamiento y que, al mismo tiempo, resuelve y amabiliza la difusión entre la ciudadanía de todos los servicios municipales de un ayuntamiento.

Fecha: 2016

Autor: Tipografika

Administración / Proveedor que lo propone: Ayuntamiento de Leioa (Bizkaia)

Área responsable del proyecto: Alcaldía

Estado del proyecto: Totalmente operativo

Carácter innovador:

Supone un gran aporte de valor público, ya que muestra tanto los trámites como los equipamientos a disposición de la ciudadanía de una manera visual y amable allanando así el camino a la sede electrónica propiamente dicha. Se puede decir que supone una solución única, ya que no consta un caso similar a nivel internacional.

Problemática:

Versión para dispositivos móviles

Udalia parte del reconocimiento de la baja usabilidad de las interfaces públicas que dificultan y hasta imposibilitan el acceso del grueso de la ciudadanía a la información y los servicios que recogen sus sucursales online.

Por otra parte, en lo referente a la gestión interna de los trámites, en ciertas administraciones nos encontramos con problemáticas como las siguientes:

  • La falta de unificación bajo criterios similares.
  • La carencia de uniformidad estética.
  • Falta de versión digital tanto de la ficha del trámite como de los impresos.
  • Su obsolescencia o falta de actualización.
  • Trámites repetidos o que se solapan entre sí.
  • La falta de explicación de los procedimientos que facilite su compresión por parte tanto de la ciudadanía como de todo el personal municipal.

En esta misma línea, y dada la necesidad permanente de actualización de los trámites de una corporación municipal, se comprueba la conveniencia de que desde la propia corporación se pueda llevar a cabo la administración de estos trámites sin recurrir a terceros.

Solución planteada:

A partir de un mapa de servicios municipales y un buscador de trámites unidos con una interfaz atractiva, se invita a que la ciudadanía interactúe y “juegue” con la aplicación, accediendo fácilmente a los equipamientos y enunciados de los trámites.

Mapa de Servicios Municipales de Leioa
Buscador de trámites y visualización de un equipamiento (Legazpi)

Paralelamente, El Gestor de Contenidos de Udalia permite de una forma cómoda, sencilla e intuitiva, mantener administradas y actualizadas desde el ayuntamiento las fichas de los trámites.  El Manual de Procedimientos y su índice se generarán automáticamente.

Administración de Trámites. Normativas

Ventajas:

Aparte de facilitar el acceso de la ciudadanía a la oferta municipal y la gestión de los trámites y procesos desde la administración, Udalia supone una respuesta efectiva a retos de las leyes 39/2015 y 19/2013, pues mejora tanto los procedimientos  administrativos de la institución como su transparencia.

Por tanto, Udalia supone una herramienta útil principalmente en dos vertientes:

UTILIDAD EXTERNA

  • USABILIDAD: enorme mejora para acceder a equipamientos y servicios.
  • VENTANILLA ÚNICA: único interfaz para todos los servicios y equipamientos de un territorio.
  • UNIVERSALIDAD: para cualquier persona que disponga de un dispositivo conectado a internet.
  • MULTIIDIOMA: incluye publicación multilingüe.

UTILIDAD INTERNA

  • COMPILACIÓN: Reúne en un catálogo su información de servicios y trámites.
  • INDEPENDENCIA: evita la dependencia de un proveedor que lleve el mantenimiento de los trámites.
  • ACCESIBILIDAD: Facilita el acceso a servicios de toda índole.
  • TRANSPARECIA: Proporciona una respuesta geoposicionada al requerimiento de transparencia de los equipamientos públicos.
  • MULTINIVEL: resulta ser una vía sencilla para lograr efecto ventanilla única entre administraciones.
Dibujo de la Escuela de Música de Legazpi

Dificultades y costes:

  • Dificultad de implantación: Fácil
  • Dificultad de uso (administración/ciudadanía): Muy fácil / Muy fácil
  • Costes de implantación: Bajo presupuesto dependiendo del tamaño del ayuntamiento y número de equipamientos.
  • Costes de ampliación / modificación / personalización: Bajo presupuesto.
  • Coste de mantenimiento: en principio ninguno, ya que el mantenimiento se lleva a cabo desde la propia corporación municipal. En el caso de solicitarse el mantenimiento externo, estimamos que pueda rondar los 1000 € anuales.

Requerimientos técnicos / tecnológicos, personales, inversión…

Hosting en un servidor web. No es necesario que sea un servidor de alta capacidad dada la eficiencia del software de última generación utilizado (NodeJS).

Una persona que actualice la base de datos desde la Administración de Contenidos.

Inversión recomendada: campaña de promoción para su difusión entre la ciudadanía.

Personas de contacto en el proyecto:

  • David Fernández Rementeria

Teléfono:

  • 94 653 14 04

 Correo electrónico:

Dirección:

Estartetxe, 5 – dpto. 217. 48940 Leioa (Bizkaia)

Opinión prescriptor: Udalia es la mejor de las opciones que conozco previas a la sede electrónica. (Alberto Ortiz de Zárate)

Otras administraciones usuarias: Ayuntamiento de Legazpi (Gipuzkoa), Ayuntamiento de Amurrio (Álava) (en progreso)

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